Control de accesos de contratistas: de la acreditación al fotocheck en garita

¿Por qué no alcanza con el fotocheck?

Porque el fotocheck muestra el día en que se imprimió. El SCTR que venció ayer, el examen médico que se aprobó esta mañana o el trabajador que la contrata sumó el lunes no figuran en él. La vigilancia termina decidiendo con información antigua, o llamando a alguien que no contesta.

El circuito habitual es conocido. Alguien en la oficina revisa el file de cada trabajador, lo acredita y le entrega un fotocheck o un pase de ingreso. En paralelo, manda a la garita una relación de personal autorizado por contratista, impresa o por correo.

Los problemas son conocidos:

• La relación se actualiza cuando alguien se acuerda, no cuando cambia un documento.
• Hay una relación en cada garita y otra en el correo del supervisor, y no coinciden.
• Cuando alguien no figura, la vigilancia no sabe qué le falta: un documento que no envió, uno vencido o uno que nunca se le pidió.
• El fotocheck sigue en el bolsillo del trabajador aunque su SCTR ya no esté vigente.

El fotocheck no viene de una ley: lo define el procedimiento de cada empresa o de cada unidad minera. Por eso cada una decide qué lo respalda y qué lo deja sin efecto.

¿Qué tiene que saber la vigilancia, y qué no?

Tiene que saber si la persona puede ingresar hoy a esa sede y, si no puede, qué le falta. No necesita ver los documentos. En la garita no se revisa un file: se aplica una decisión que ya tomó quien acredita.

Separar las dos tareas ordena el trabajo. La revisión de documentos la hace quien conoce los requisitos, con tiempo y antes del ingreso. La vigilancia consulta el resultado y registra el movimiento.

También protege datos personales. Un examen médico o una boleta de pago no tienen por qué pasar por la garita, y la Ley 29733, de Protección de Datos Personales, pide que cada dato lo vea solo quien lo necesita para su tarea.

Ver: requisitos para el ingreso de contratistas a planta o unidad minera.

¿Cómo se manejan las excepciones?

Con reglas escritas y registro. Si la empresa decide que alguien no acreditado ingrese igual, por ejemplo por una emergencia, quien lo autoriza escribe el motivo, y la excepción queda a su nombre, con la fecha y lo que le faltaba a la persona ese día.

Las excepciones van a existir: una bomba que falla un domingo, un técnico que llega de otra región con un examen que se aprobará el lunes. Lo que hay que evitar es que queden sin escribir.

• Definir de antemano quién puede autorizarlas.
• Siempre con motivo escrito, no de palabra ni por radio.
• Revisarlas: si las excepciones de una contrata se repiten todas las semanas, revise por qué no llega con sus documentos al día.

Hay una excepción que conviene no dar: la del SCTR. Quien contrata el servicio debe verificar que los trabajadores destacados estén asegurados, y si no lo están responde junto con la contratista. Ver: Ley 29783 y contratistas.

¿Por qué importa registrar la salida?

Porque sin salida no se sabe quién está adentro. Saber quién está en la sede en este momento es lo primero que se necesita en una emergencia: para una evacuación, para un conteo, para saber a quién buscar. También sirve para coordinar a varias contratas que trabajan en el mismo lugar.

Muchos controles registran solo el ingreso. Al final del turno, el cuaderno dice que ingresaron ciento veinte personas, pero no cuántas siguen adentro.

Un documento que vence mientras la persona está trabajando no la saca de la sede: la regla razonable es que termine su turno y que en el próximo ingreso no pase hasta renovarlo.

¿Y los vehículos y la maquinaria?

Se controlan igual que a las personas. Cada vehículo y cada equipo tiene sus propios requisitos, como el SOAT o el certificado de inspección técnica vehicular, y la vigilancia lo busca por su placa. Ingresa si está acreditado, y su ingreso y su salida quedan registrados.

El error frecuente es revisar la camioneta en la oficina, cuando se da de alta a la contrata, y nunca más. Ver: documentos de vehículos y maquinaria de contratistas.

¿Cómo se pasa de la relación impresa a un control digital?

Empezando por una sede. Se definen los requisitos obligatorios para ingresar a ella, se registran las contratas que trabajan ahí con su personal, y se le da a la vigilancia un teléfono o una computadora para consultar. Cuando esa sede funciona, se suman las demás.

1. Defina qué impide el ingreso en esa sede, y nada más.
2. Avise a sus contratistas con tiempo qué se les va a pedir y desde cuándo se controla en la garita.
3. Deje que la contrata vea lo que le falta antes de enviar a su personal. La mayoría de los rechazos en garita se evitan así.
4. Capacite a la vigilancia en buscar, leer la respuesta y registrar la salida.
5. Defina las excepciones antes del primer día.

¿Cómo funciona la garita en Auditans?

En Auditans la vigilancia busca a la persona o al vehículo, y la pantalla responde habilitado o no habilitado, para la persona y para su empresa, en esa sede. Cuando no está habilitada, muestra lo que falta y su estado. Cada ingreso y cada salida quedan registrados con su hora y con quien los registró, y en cada sede se ve quién está adentro en este momento.

• La habilitación se controla cada noche, y la garita puede volver a controlarla en el momento, cuando alguien acaba de enviar lo que le faltaba.
• La vigilancia no ve los documentos: ve si la persona y su empresa están habilitadas, y lo que falta.
• Si usted decide dejar ingresar a alguien no habilitado, quien confirma el ingreso escribe el motivo, y la excepción queda en el historial a su nombre, con lo que faltaba ese día.

Auditans no emite el fotocheck ni reemplaza el procedimiento de su sede: muestra en la garita el estado de hoy de quien lo porta.