Cómo verificar el PLAME (PDT 601) y el T-Registro de sus contratistas
La planilla electrónica tiene dos partes: el T-Registro, donde el empleador da de alta a cada trabajador, y el PLAME, la declaración mensual de remuneraciones, aportes y retenciones que se presenta con el PDT 601. Para la empresa principal son la prueba de que la contratista tiene a su gente en planilla y paga por ella. Verificarlos es cruzar, cada mes, las personas declaradas con las que ingresaron a su sede.
¿Qué son el T-Registro y el PLAME?
El T-Registro es el registro de información laboral que cada empleador lleva en SUNAT Operaciones en Línea. El PLAME es la planilla mensual de pagos: allí se declaran las remuneraciones de cada trabajador, el aporte a EsSalud, el aporte a la ONP y las retenciones de quinta categoría. Los dos forman la planilla electrónica que regula el Decreto Supremo 018-2007-TR.
Los aportes a una AFP no se pagan con el PLAME. Se declaran y se pagan por AFPnet, así que se piden aparte.
¿Qué hay que pedirle a la contratista?
Del T-Registro, la constancia de alta de cada trabajador que va a desplazar. Del PLAME, cada mes, la constancia de presentación, el detalle de los trabajadores declarados y el comprobante de pago.
- Constancia de alta en el T-Registro de cada trabajador, antes de su primer ingreso.
- Constancia de presentación del PLAME del período, con el RUC de la contratista.
- Detalle de trabajadores declarados en ese período.
- Comprobante de pago de los tributos declarados.
- Planilla de aportes de AFPnet con su pago, para quienes están en una AFP.
El PLAME vence en el mes siguiente, según el cronograma de la SUNAT y el último dígito del RUC. Pedirlo para unos días después de ese vencimiento evita reclamar algo que todavía no existe.
¿Cuándo tiene que estar dado de alta un trabajador?
Dentro del día en que empieza a prestar servicios, cualquiera sea su contrato y los días que vaya a trabajar. El empleador le entrega la constancia de alta hasta el día hábil siguiente.
Para la principal esto da una regla sencilla: quien ingresa por primera vez puede mostrar su alta ese mismo día o, a más tardar, al día hábil siguiente. Si no la tiene, no está en la planilla de la contratista.
La SUNAT incluye al personal de terceros entre las personas que un empleador registra en su propio T-Registro. Consulte con su área de planillas qué desplazamientos le toca registrar a su empresa.
¿Cómo se revisa, paso a paso?
Primero, que la declaración sea de la contratista y del mes pedido. Segundo, que cada persona que trabajó en su sede ese mes figure entre los declarados. Tercero, que el pago corresponda a esa declaración. Y por último, que quede registro de quién lo revisó y cuándo.
- RUC y período. Que el RUC sea el de la contratista, no el de una empresa vinculada, y que el período sea el que pidió.
- Rectificatorias. Si la declaración sustituye o rectifica una anterior, pida también la que reemplaza.
- Cruce con los ingresos. Tome la lista de personas de esa contratista que ingresaron en el mes y búsquelas, una por una, entre los declarados.
- Altas nuevas. Quien ingresó por primera vez a mitad de mes debería tener su alta en el T-Registro y aparecer en la declaración de ese mes.
- Pago. Que el comprobante sea por el importe declarado y del mismo período. Una declaración presentada y no pagada no cumple.
- Registro. Anote quién lo revisó, cuándo, y qué pasó si faltaba algo.
¿Qué hacer si alguien no figura en la planilla?
Pedirle una explicación por escrito a la contratista y aplicar la regla que usted haya fijado. Lo más claro es que esa persona no ingrese hasta que aparezca declarada.
Hay explicaciones legítimas, como un ingreso posterior al cierre de la declaración o un locador de servicios que emite recibo por honorarios y no va en la planilla de trabajadores. Las dos se prueban con documentos. Si la persona trabaja bajo subordinación y no está en planilla, el riesgo de ese vínculo lo comparte la principal.
¿Cómo se controla la planilla mensual en Auditans?
En Auditans el PLAME se crea como un requisito mensual de la contratista: cada mes se abre uno nuevo, la contratista carga los archivos y un revisor los aprueba o los rechaza con una observación. Auditans no se conecta con la SUNAT ni lee la declaración: guarda el documento y la decisión de quien lo revisó.
- El alta en el T-Registro se pide como un requisito de cada persona.
- El documento de un mes queda en el historial con quién lo envió y quién lo revisó.
- Si usted lo marca como obligatorio para ingresar, un PLAME que falta pasada su fecha deja de habilitar a la contratista en la garita.