Vencimientos de documentos de contratistas: SCTR, EMO, Vida Ley y SOAT
Un documento vencido que nadie detectó es más riesgoso que uno que falta, porque sigue figurando como presentado. El SCTR, el examen médico ocupacional, el seguro de Vida Ley y el SOAT vencen cada uno a su manera. Para no enterarse tarde hay que registrar la vigencia de cada documento al aprobarlo, avisarle a la contratista con tiempo y hacer que el vencimiento cambie quién puede ingresar.
¿Por qué los vencimientos se descubren tarde?
Porque la fecha de vencimiento no se registra en ningún lado: queda en el documento archivado, y la ve solo quien lo vuelve a abrir. Cuando el control depende de una planilla, alguien tiene que acordarse de mirarla, y tarde o temprano se le pasa un vencimiento.
Además, no todo vence igual. Una póliza trae sus fechas, un examen médico vale un plazo desde que se emite, y una constancia de SCTR puede renovarse todos los meses. Si la planilla tiene una sola columna de vencimiento, alguno queda mal registrado.
¿Cómo vence cada documento?
El SCTR y el Vida Ley vencen con su póliza o con su constancia, que muchas veces se emite por mes. El examen médico ocupacional vale por el plazo que fijan la ley y el procedimiento de la sede. El SOAT es anual. Y la inspección técnica vehicular depende del tipo de vehículo y de su antigüedad.
| Documento | Cómo vence | Qué mirar |
|---|---|---|
| SCTR Salud y Pensión | Por la vigencia de la póliza o de la constancia, a menudo mensual | Que el trabajador figure en la relación de asegurados |
| Seguro Vida Ley | Por la vigencia de la póliza | Que incluya al trabajador desde su primer día |
| Examen médico ocupacional (EMO) | Por plazo desde su fecha | La aptitud para el puesto, y sus restricciones |
| SOAT | Anual, con fecha impresa | La placa del vehículo |
| Inspección técnica vehicular | Con fecha impresa, según el tipo y la antigüedad del vehículo | La fecha de la próxima inspección |
| Capacitaciones | Por el plazo que fija el procedimiento de la sede | Que corresponda a la tarea que la persona hace |
| PLAME y boletas de pago | Uno nuevo cada mes | El período y el pago |
Sobre el examen médico: la Ley 29783 pide practicarlo cada dos años y, en las actividades de alto riesgo, antes, durante y al término de la relación laboral. En minería rigen además las reglas del reglamento del sector, y cada unidad fija la periodicidad en su procedimiento.
Ver: calendario de obligaciones laborales para controlar a sus contratistas.
¿Con cuánta anticipación hay que avisar?
Con unas cuatro semanas. Menos no le da tiempo a la contratista a renovar la póliza o a conseguir turno en la clínica ocupacional. Y el aviso tiene que llegarle a ella, que es quien renueva, no solo a su equipo.
Un aviso semanal que junte todo lo que vence en el próximo mes funciona mejor que un correo por documento: la contrata ve la lista entera y la resuelve de una vez.
¿Qué pasa el día que un documento vence?
Desde ese día el documento ya no vale. Si es obligatorio para ingresar, la persona o el vehículo dejan de estar acreditados hasta que se presente uno nuevo y se apruebe. Lo que importa es que eso ocurra sin que nadie tenga que acordarse de retirar a alguien de una lista.
Con el SCTR conviene ser estricto. Quien contrata el servicio debe verificar que los trabajadores destacados estén asegurados, y si no lo están responde junto con la contratista frente al trabajador.
Una regla razonable para quien ya está adentro: termina su turno y no vuelve a ingresar hasta renovar. Y para la renovación: el documento nuevo no borra el anterior, que es la prueba de que durante ese período la persona estuvo cubierta.
¿Cuáles son los errores más comunes?
Registrar la fecha de emisión en lugar de la de vencimiento, aceptar la constancia del SCTR sin la relación de asegurados, avisar solo al equipo propio, reemplazar el documento anterior y perder el historial, y dejar que el vencimiento no tenga efecto en la garita.
¿Cómo sigue Auditans los vencimientos?
En Auditans cada requisito tiene su tipo de vigencia: con fechas, por plazo, mensual o anual. Los usuarios de la contratista que tienen los avisos activados reciben cada lunes un correo con lo que vence en los próximos treinta días, su equipo ve en una pantalla lo vencido y lo que está por vencer, y lo vencido deja de habilitar en la garita.
- En un requisito con fechas, el revisor puede corregir la fecha al aprobar sin pedir un envío nuevo.
- Con un plazo, de treinta días a dos años, la vigencia se calcula desde la fecha del documento.
- Cada renovación es un envío nuevo, y el anterior queda en el historial. Mientras el documento nuevo se revisa, cuenta el último aprobado, hasta que vence.