Procedimiento de acreditación de personal contratista
El procedimiento con el que una empresa acredita al personal de sus contratistas antes de dejarlo ingresar, escrito como un documento propio y listo para adaptar: qué se pide a la empresa contratista, a cada trabajador y a cada vehículo, en qué plazo se revisa, quién decide, cuándo se entrega el fotocheck, cómo se renueva y cómo se da de baja, con tres registros como anexos. Reemplace los textos entre corchetes por los cargos y los plazos de su empresa y póngalo en vigencia.
Procedimiento de acreditación de personal contratista
| Código | Versión | Vigente desde | Elaboró | Revisó | Aprobó |
|---|---|---|---|---|---|
Los textos entre corchetes se reemplazan por los cargos, las áreas y los plazos de la empresa antes de ponerlo en vigencia.
1. Objetivo
Establecer cómo [Razón social de la empresa] (en adelante, «la Empresa») acredita al personal, los vehículos y los equipos de sus empresas contratistas antes de autorizar su ingreso, y cómo mantiene vigente esa acreditación mientras dura el servicio.
2. Alcance
Se aplica a toda empresa contratista y subcontratista que desplaza personal a las sedes de la Empresa: [listar las sedes o unidades]. Alcanza a las áreas que intervienen en la acreditación: [SSOMA, Recursos Humanos o Relaciones Laborales, Logística o Contratos, el área usuaria y la garita o el servicio de vigilancia de cada sede].
No se aplica a las visitas, que siguen [el procedimiento de visitas].
3. Definiciones
- Empresa contratista: la que presta un servicio o ejecuta una obra para la Empresa con su propio personal.
- Acreditación: la revisión y aprobación de los documentos de la empresa contratista, de cada trabajador y de cada vehículo o equipo, que los autoriza a ingresar a una sede.
- Fotocheck o pase de ingreso: la credencial que la Empresa entrega al trabajador acreditado. Es personal, vale para la sede y el plazo que indica, y se devuelve al terminar el servicio.
- Acreditado: el trabajador, vehículo o equipo que tiene aprobado y vigente todo lo que la Empresa marca como obligatorio para ingresar.
4. Responsabilidades
| Rol | Quién lo ocupa y quién lo reemplaza | Responde por |
|---|---|---|
| Responsable de acreditación | [cargo y reemplazo] | El proceso completo: mantiene este procedimiento y la lista de requisitos, resuelve los casos dudosos, registra las bajas e informa a la gerencia. |
| Revisor de SSOMA | [cargo y reemplazo] | La revisión de los exámenes médicos ocupacionales, las inducciones, las capacitaciones, los seguros y los documentos de vehículos y equipos. |
| Revisor laboral | [cargo y reemplazo] | La revisión del alta en el T-Registro y de la documentación laboral de cada mes. |
| Administrador del contrato | [área usuaria o Contratos] | Entregar la lista de requisitos antes de adjudicar, informar cada servicio nuevo con su fecha de inicio y cerrar el contrato. |
| Garita | [cargo o empresa de vigilancia] | Identificar a quien se presenta, comprobar si está acreditado y registrar cada entrada y cada salida. No revisa documentos ni autoriza excepciones. |
| Autorizante de excepciones | [cargos designados] | Autorizar por escrito, con su motivo, el ingreso de alguien no acreditado, dentro de los límites del capítulo 9. |
| Empresa contratista | [representante designado] | Presentar lo que se le pide, mantenerlo vigente e informar las altas y las bajas de su personal. |
5. Requisitos de la empresa contratista
La empresa contratista presenta, antes de pedir la acreditación de su personal:
- Ficha RUC, con el contribuyente activo y habido.
- Contrato u orden de servicio vigente que cubra la sede.
- [En minería: inscripción vigente en el Registro de Empresas Contratistas Mineras de la Dirección General de Minería, para las actividades del contrato.]
- Pólizas o constancias del SCTR Salud y del SCTR Pensión, con la relación de asegurados, cuando la actividad lo exige.
- Póliza del seguro Vida Ley, con la relación de asegurados.
- Documentos de seguridad y salud en el trabajo que la Empresa pide para el servicio: [Reglamento Interno, IPERC de las tareas, PETS, plan de respuesta a emergencias].
- Nombre y contacto de su representante y de su supervisor de seguridad.
6. Requisitos de cada trabajador
| Documento | Qué se verifica | Frena el ingreso |
|---|---|---|
| DNI o carné de extranjería | Que la persona es quien figura en los demás documentos. | Sí |
| Constancia de alta en el T-Registro | Que figura como trabajador de la empresa contratista. | [Sí o No] |
| SCTR Salud y Pensión | Que figura en la relación de asegurados vigente. | Sí |
| Seguro Vida Ley | Que figura en la relación de asegurados vigente. | [Sí o No] |
| Examen médico ocupacional | Que está vigente y lo declara apto para el puesto. | Sí |
| Inducción de la sede | Que la recibió, con su fecha y su firma. En minería, el Anexo 4 y el Anexo 5 del D.S. N.° 024-2016-EM, con sus horas. | Sí |
| Capacitaciones y habilitaciones de su tarea | Que tiene las que pide su puesto, por persona y vigentes. | [Sí o No] |
| Constancia de entrega de equipo de protección personal | Que está firmada por el trabajador. | [Sí o No] |
La Empresa define en esta tabla qué documentos frenan el ingreso y los aplica igual en todas sus sedes.
7. Vehículos y equipos
- Tarjeta de identificación vehicular, con la placa igual a la registrada.
- SOAT vigente.
- Certificado de inspección técnica vehicular vigente, cuando corresponde.
- Licencia de conducir de quien lo conduce, de la categoría del vehículo, y [la autorización interna de manejo].
- Para equipos: [certificado de operatividad o de inspección, según el equipo].
8. Pedido, revisión y decisión
- El administrador del contrato informa el servicio al responsable de acreditación con al menos [10] días hábiles de anticipación: qué trabajo, en qué sede, desde cuándo y con qué subcontratistas.
- La empresa contratista presenta la solicitud del anexo 1, con la nómina del personal, los vehículos y los equipos, y los documentos de los capítulos 5 a 7.
- Los revisores revisan cada documento dentro de [3] días hábiles desde que llegó: que sea de quien dice ser, que lo haya emitido quien corresponde, que cubra el período y que esté completo y legible.
- Si un documento falla, el revisor lo rechaza y dice cuál, por qué y qué debe presentarse para corregirlo. El documento rechazado se guarda junto al corregido.
- Cuando el trabajador tiene aprobado todo lo que frena el ingreso, el responsable de acreditación lo declara acreditado para la sede y registra la fecha en que vence el primero de sus documentos.
- El responsable de acreditación entrega el fotocheck y lo anota en el anexo 3.
Un pedido hecho con menos anticipación se tramita igual, pero no acorta la revisión. Un caso dudoso no se aprueba: lo decide el responsable de acreditación y el criterio queda escrito.
9. Control en la garita y excepciones
- La garita identifica a la persona por su documento y al vehículo por su placa, y comprueba si está acreditado para esa sede ese día.
- Si lo está, registra la entrada con su hora, y después la salida. Si no lo está, no ingresa: la garita le informa qué le falta y no recibe documentos.
- Si el área usuaria pide que ingrese igual, decide un autorizante de excepciones, por escrito y antes del ingreso, con el motivo, lo que faltaba y su nombre.
No se exceptúa nunca a quien no tiene el SCTR vigente cuando la actividad lo exige, a quien no tiene examen médico ocupacional con aptitud para el puesto ni a quien no recibió la inducción. No valen las autorizaciones de palabra.
10. Vigencia, renovación y control mensual
- La acreditación vale hasta la fecha en que vence el primero de los documentos que frenan el ingreso, y nunca más allá del fin del contrato.
- La empresa contratista presenta cada renovación antes del vencimiento. Mientras una renovación presentada a tiempo está en revisión, vale el último documento aprobado hasta su propia fecha.
- Cada mes, la empresa contratista presenta [el PLAME con su constancia de presentación y de pago, las boletas de pago con su depósito, la planilla de AFP con su pago y la vigencia del SCTR y del seguro Vida Ley], y el revisor laboral lo cruza con quienes ingresaron en el mes.
- Quien ingresó y no figura en esos documentos no vuelve a ingresar hasta que la empresa contratista lo regularice.
11. Bajas
- La empresa contratista informa la baja de un trabajador el día en que deja de trabajar para ella en la sede.
- El responsable de acreditación registra la baja con su fecha. La persona se da de baja; su historial no se borra.
- La garita comprueba que la persona no esté dentro de la sede y recupera su fotocheck, que se anota como devuelto en el anexo 3.
Al cerrar el contrato, se dan de baja todos los trabajadores, vehículos y equipos de la empresa contratista en esa sede y se recuperan todos los fotochecks.
12. Registros
| Registro | Lo genera | Dónde se guarda |
|---|---|---|
| Solicitud de acreditación (anexo 1) | Empresa contratista | [lugar] |
| Cada documento presentado, con su fecha, también los rechazados | Empresa contratista | [lugar] |
| Cada revisión, con nombre, fecha, resultado y motivo (anexo 2) | Revisores | [lugar] |
| Fotochecks entregados y devueltos (anexo 3) | Responsable de acreditación | [lugar] |
| Entradas, salidas y excepciones de cada sede | Garita y autorizante | [lugar] |
| Bajas de personal | Responsable de acreditación | [lugar] |
Los registros se conservan [el plazo que la Empresa defina con su asesor legal]. Los documentos del personal de las contratistas los ven quienes los revisan; la garita, no.
13. Vigencia y revisión
Este procedimiento rige desde la fecha de su encabezado. El responsable de acreditación lo revisa una vez por año y cuando cambian las normas o la organización de la Empresa.
Anexo 1. Solicitud de acreditación
- Empresa contratista:
- RUC:
- Contrato o servicio:
- Sede:
- Inicio previsto:
- Administrador del contrato:
Personal para el que se pide la acreditación:
| Apellidos y nombres | DNI | Puesto | Área de trabajo |
|---|---|---|---|
Vehículos y equipos:
| Tipo | Placa o serie | Conductor u operador |
|---|---|---|
- Representante de la empresa contratista (firma y nombre)
- Administrador del contrato (firma y nombre)
Anexo 2. Lista de verificación por trabajador
- Empresa contratista:
- Trabajador:
- DNI:
- Puesto:
- Sede:
- Fecha de la revisión:
| Documento | Aprobado | Vence | Revisó | Observación |
|---|---|---|---|---|
| DNI o carné de extranjería | ||||
| Constancia de alta en el T-Registro | ||||
| SCTR Salud y Pensión | ||||
| Seguro Vida Ley | ||||
| Examen médico ocupacional | ||||
| Inducción de la sede | ||||
| Capacitaciones y habilitaciones de su tarea | ||||
| Entrega de equipo de protección personal |
- Acreditado hasta:
- N.° de fotocheck:
- Responsable de acreditación (firma y nombre)
Anexo 3. Registro de fotochecks entregados y devueltos
- Sede:
- Mes y año:
| N.° | Trabajador y DNI | Empresa contratista | Entregado | Vence | Devuelto | Firma |
|---|---|---|---|---|---|---|
- Responsable de acreditación (firma y fecha)
¿Qué es la acreditación de personal contratista?
Es la revisión que la empresa principal hace, antes del ingreso, de los documentos de una contratista y de cada uno de sus trabajadores. Quien la pasa queda acreditado para una sede y recibe su fotocheck o pase de ingreso; quien no, no ingresa hasta corregir lo que falta.
El fotocheck no lo exige una norma: lo define el procedimiento de cada empresa. Lo que sí tiene respaldo legal es parte de lo que se revisa. El artículo 5 del D.S. N.° 003-98-SA obliga a quien contrata obras o servicios a verificar que los trabajadores destacados a su centro de trabajo tengan el SCTR, y en minería el artículo 72 del D.S. N.° 024-2016-EM fija la inducción y la capacitación que recibe todo trabajador nuevo.
¿Qué debe tener un procedimiento de acreditación?
Debe decir qué se pide y a quién, cuánto tarda la revisión, quién aprueba y quién rechaza, qué hace la garita, cómo se autoriza una excepción, cuándo vence la acreditación y qué pasa cuando un trabajador deja de trabajar para la contratista.
La demora de la acreditación suele estar en los rechazos repetidos y no en la revisión. Por eso el modelo pide que cada rechazo diga qué documento falló, por qué y qué presentar para corregirlo, y que la contratista reciba su lista antes de enviar a su gente.
¿La acreditación libera de responsabilidad a la empresa principal?
No. El artículo 9 de la Ley N.° 29245 hace a la empresa principal solidariamente responsable por los derechos laborales y las obligaciones de seguridad social de los trabajadores desplazados, hasta un año después de terminado el desplazamiento. Acreditar y controlar cada mes reduce esa exposición, pero no la elimina.
Tener el procedimiento escrito no es una garantía de cumplimiento de la ley. Ver: la responsabilidad solidaria en la tercerización y qué documentos pedir a una contratista en el Perú.
Para leer más
- Responsabilidad solidaria en la tercerización: qué dice el artículo 9 de la Ley 29245 y cómo se protege la empresa principal
- Qué documentos pedir a una contratista en Perú: lista mensual completa
- Cómo verificar el PLAME (PDT 601) y el T-Registro de sus contratistas
- Requisitos para contratistas mineros
- Formato de control mensual de contratistas en Excel
- Formato Anexo 4 y Anexo 5 de inducción
- Todas las plantillas de control de contratistas
Cómo se hace en Auditans
En Auditans la acreditación resulta de los requisitos que su empresa define para cada sede: la contratista sube los documentos de su empresa, de cada persona y de cada vehículo, un revisor los aprueba o los rechaza con una observación, y cada decisión queda con su nombre y su fecha.
La garita ve si la persona está habilitada y, si no, qué le falta. Cada contratista ve lo que le falta a ella y a su gente antes de enviarla, y sus usuarios con los avisos activados reciben cada lunes un correo con lo que vence en los próximos treinta días.