# Procedimiento de acreditación de personal contratista Versión 1.0 · Actualizado el 2 de junio de 2026 El procedimiento con el que una empresa acredita al personal de sus contratistas antes de dejarlo ingresar, escrito como un documento propio y listo para adaptar: qué se pide a la empresa contratista, a cada trabajador y a cada vehículo, en qué plazo se revisa, quién decide, cuándo se entrega el fotocheck, cómo se renueva y cómo se da de baja, con tres registros como anexos. Reemplace los textos entre corchetes por los cargos y los plazos de su empresa y póngalo en vigencia. [Descargar PDF](https://auditans.com/pe/recursos/procedimiento-de-acreditacion-de-personal-contratista.pdf) · [Descargar Word](https://auditans.com/pe/recursos/procedimiento-de-acreditacion-de-personal-contratista.docx) ## La plantilla ## Procedimiento de acreditación de personal contratista | Código | Versión | Vigente desde | Elaboró | Revisó | Aprobó | | --- | --- | --- | --- | --- | --- | Los textos entre corchetes se reemplazan por los cargos, las áreas y los plazos de la empresa antes de ponerlo en vigencia. ### 1. Objetivo Establecer cómo **[Razón social de la empresa]** (en adelante, «la Empresa») acredita al personal, los vehículos y los equipos de sus empresas contratistas antes de autorizar su ingreso, y cómo mantiene vigente esa acreditación mientras dura el servicio. ### 2. Alcance Se aplica a toda empresa contratista y subcontratista que desplaza personal a las sedes de la Empresa: **[listar las sedes o unidades]**. Alcanza a las áreas que intervienen en la acreditación: **[SSOMA, Recursos Humanos o Relaciones Laborales, Logística o Contratos, el área usuaria y la garita o el servicio de vigilancia de cada sede]**. No se aplica a las visitas, que siguen **[el procedimiento de visitas]**. ### 3. Definiciones - **Empresa contratista:** la que presta un servicio o ejecuta una obra para la Empresa con su propio personal. - **Acreditación:** la revisión y aprobación de los documentos de la empresa contratista, de cada trabajador y de cada vehículo o equipo, que los autoriza a ingresar a una sede. - **Fotocheck o pase de ingreso:** la credencial que la Empresa entrega al trabajador acreditado. Es personal, vale para la sede y el plazo que indica, y se devuelve al terminar el servicio. - **Acreditado:** el trabajador, vehículo o equipo que tiene aprobado y vigente todo lo que la Empresa marca como obligatorio para ingresar. ### 4. Responsabilidades | Rol | Quién lo ocupa y quién lo reemplaza | Responde por | | --- | --- | --- | | Responsable de acreditación | [cargo y reemplazo] | El proceso completo: mantiene este procedimiento y la lista de requisitos, resuelve los casos dudosos, registra las bajas e informa a la gerencia. | | Revisor de SSOMA | [cargo y reemplazo] | La revisión de los exámenes médicos ocupacionales, las inducciones, las capacitaciones, los seguros y los documentos de vehículos y equipos. | | Revisor laboral | [cargo y reemplazo] | La revisión del alta en el T-Registro y de la documentación laboral de cada mes. | | Administrador del contrato | [área usuaria o Contratos] | Entregar la lista de requisitos antes de adjudicar, informar cada servicio nuevo con su fecha de inicio y cerrar el contrato. | | Garita | [cargo o empresa de vigilancia] | Identificar a quien se presenta, comprobar si está acreditado y registrar cada entrada y cada salida. No revisa documentos ni autoriza excepciones. | | Autorizante de excepciones | [cargos designados] | Autorizar por escrito, con su motivo, el ingreso de alguien no acreditado, dentro de los límites del capítulo 9. | | Empresa contratista | [representante designado] | Presentar lo que se le pide, mantenerlo vigente e informar las altas y las bajas de su personal. | ### 5. Requisitos de la empresa contratista La empresa contratista presenta, antes de pedir la acreditación de su personal: - Ficha RUC, con el contribuyente activo y habido. - Contrato u orden de servicio vigente que cubra la sede. - **[En minería: inscripción vigente en el Registro de Empresas Contratistas Mineras de la Dirección General de Minería, para las actividades del contrato.]** - Pólizas o constancias del SCTR Salud y del SCTR Pensión, con la relación de asegurados, cuando la actividad lo exige. - Póliza del seguro Vida Ley, con la relación de asegurados. - Documentos de seguridad y salud en el trabajo que la Empresa pide para el servicio: **[Reglamento Interno, IPERC de las tareas, PETS, plan de respuesta a emergencias]**. - Nombre y contacto de su representante y de su supervisor de seguridad. ### 6. Requisitos de cada trabajador | Documento | Qué se verifica | Frena el ingreso | | --- | --- | --- | | DNI o carné de extranjería | Que la persona es quien figura en los demás documentos. | Sí | | Constancia de alta en el T-Registro | Que figura como trabajador de la empresa contratista. | [Sí o No] | | SCTR Salud y Pensión | Que figura en la relación de asegurados vigente. | Sí | | Seguro Vida Ley | Que figura en la relación de asegurados vigente. | [Sí o No] | | Examen médico ocupacional | Que está vigente y lo declara apto para el puesto. | Sí | | Inducción de la sede | Que la recibió, con su fecha y su firma. En minería, el Anexo 4 y el Anexo 5 del D.S. N.° 024-2016-EM, con sus horas. | Sí | | Capacitaciones y habilitaciones de su tarea | Que tiene las que pide su puesto, por persona y vigentes. | [Sí o No] | | Constancia de entrega de equipo de protección personal | Que está firmada por el trabajador. | [Sí o No] | La Empresa define en esta tabla qué documentos frenan el ingreso y los aplica igual en todas sus sedes. ### 7. Vehículos y equipos - Tarjeta de identificación vehicular, con la placa igual a la registrada. - SOAT vigente. - Certificado de inspección técnica vehicular vigente, cuando corresponde. - Licencia de conducir de quien lo conduce, de la categoría del vehículo, y **[la autorización interna de manejo]**. - Para equipos: **[certificado de operatividad o de inspección, según el equipo]**. ### 8. Pedido, revisión y decisión 1. **El administrador del contrato** informa el servicio al responsable de acreditación con al menos **[10]** días hábiles de anticipación: qué trabajo, en qué sede, desde cuándo y con qué subcontratistas. 1. **La empresa contratista** presenta la solicitud del anexo 1, con la nómina del personal, los vehículos y los equipos, y los documentos de los capítulos 5 a 7. 1. **Los revisores** revisan cada documento dentro de **[3]** días hábiles desde que llegó: que sea de quien dice ser, que lo haya emitido quien corresponde, que cubra el período y que esté completo y legible. 1. Si un documento falla, **el revisor** lo rechaza y dice cuál, por qué y qué debe presentarse para corregirlo. El documento rechazado se guarda junto al corregido. 1. Cuando el trabajador tiene aprobado todo lo que frena el ingreso, **el responsable de acreditación** lo declara acreditado para la sede y registra la fecha en que vence el primero de sus documentos. 1. **El responsable de acreditación** entrega el fotocheck y lo anota en el anexo 3. Un pedido hecho con menos anticipación se tramita igual, pero no acorta la revisión. Un caso dudoso no se aprueba: lo decide el responsable de acreditación y el criterio queda escrito. ### 9. Control en la garita y excepciones 1. **La garita** identifica a la persona por su documento y al vehículo por su placa, y comprueba si está acreditado para esa sede ese día. 1. Si lo está, registra la entrada con su hora, y después la salida. Si no lo está, no ingresa: la garita le informa qué le falta y no recibe documentos. 1. Si el área usuaria pide que ingrese igual, decide un autorizante de excepciones, por escrito y antes del ingreso, con el motivo, lo que faltaba y su nombre. No se exceptúa nunca a quien no tiene el SCTR vigente cuando la actividad lo exige, a quien no tiene examen médico ocupacional con aptitud para el puesto ni a quien no recibió la inducción. No valen las autorizaciones de palabra. ### 10. Vigencia, renovación y control mensual - La acreditación vale hasta la fecha en que vence el primero de los documentos que frenan el ingreso, y nunca más allá del fin del contrato. - La empresa contratista presenta cada renovación antes del vencimiento. Mientras una renovación presentada a tiempo está en revisión, vale el último documento aprobado hasta su propia fecha. - Cada mes, la empresa contratista presenta **[el PLAME con su constancia de presentación y de pago, las boletas de pago con su depósito, la planilla de AFP con su pago y la vigencia del SCTR y del seguro Vida Ley]**, y el revisor laboral lo cruza con quienes ingresaron en el mes. - Quien ingresó y no figura en esos documentos no vuelve a ingresar hasta que la empresa contratista lo regularice. ### 11. Bajas 1. **La empresa contratista** informa la baja de un trabajador el día en que deja de trabajar para ella en la sede. 1. **El responsable de acreditación** registra la baja con su fecha. La persona se da de baja; su historial no se borra. 1. **La garita** comprueba que la persona no esté dentro de la sede y recupera su fotocheck, que se anota como devuelto en el anexo 3. Al cerrar el contrato, se dan de baja todos los trabajadores, vehículos y equipos de la empresa contratista en esa sede y se recuperan todos los fotochecks. ### 12. Registros | Registro | Lo genera | Dónde se guarda | | --- | --- | --- | | Solicitud de acreditación (anexo 1) | Empresa contratista | [lugar] | | Cada documento presentado, con su fecha, también los rechazados | Empresa contratista | [lugar] | | Cada revisión, con nombre, fecha, resultado y motivo (anexo 2) | Revisores | [lugar] | | Fotochecks entregados y devueltos (anexo 3) | Responsable de acreditación | [lugar] | | Entradas, salidas y excepciones de cada sede | Garita y autorizante | [lugar] | | Bajas de personal | Responsable de acreditación | [lugar] | Los registros se conservan **[el plazo que la Empresa defina con su asesor legal]**. Los documentos del personal de las contratistas los ven quienes los revisan; la garita, no. ### 13. Vigencia y revisión Este procedimiento rige desde la fecha de su encabezado. El responsable de acreditación lo revisa una vez por año y cuando cambian las normas o la organización de la Empresa. ### Anexo 1. Solicitud de acreditación - Empresa contratista - RUC - Contrato o servicio - Sede - Inicio previsto - Administrador del contrato Personal para el que se pide la acreditación: | Apellidos y nombres | DNI | Puesto | Área de trabajo | | --- | --- | --- | --- | Vehículos y equipos: | Tipo | Placa o serie | Conductor u operador | | --- | --- | --- | - Representante de la empresa contratista (firma y nombre) - Administrador del contrato (firma y nombre) ### Anexo 2. Lista de verificación por trabajador - Empresa contratista - Trabajador - DNI - Puesto - Sede - Fecha de la revisión | Documento | Aprobado | Vence | Revisó | Observación | | --- | --- | --- | --- | --- | | DNI o carné de extranjería | ☐ | | | | | Constancia de alta en el T-Registro | ☐ | | | | | SCTR Salud y Pensión | ☐ | | | | | Seguro Vida Ley | ☐ | | | | | Examen médico ocupacional | ☐ | | | | | Inducción de la sede | ☐ | | | | | Capacitaciones y habilitaciones de su tarea | ☐ | | | | | Entrega de equipo de protección personal | ☐ | | | | - Acreditado hasta - N.° de fotocheck - Responsable de acreditación (firma y nombre) ### Anexo 3. Registro de fotochecks entregados y devueltos - Sede - Mes y año | N.° | Trabajador y DNI | Empresa contratista | Entregado | Vence | Devuelto | Firma | | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | - Responsable de acreditación (firma y fecha) ## ¿Qué es la acreditación de personal contratista? Es la revisión que la empresa principal hace, antes del ingreso, de los documentos de una contratista y de cada uno de sus trabajadores. Quien la pasa queda acreditado para una sede y recibe su fotocheck o pase de ingreso; quien no, no ingresa hasta corregir lo que falta. El fotocheck no lo exige una norma: lo define el procedimiento de cada empresa. Lo que sí tiene respaldo legal es parte de lo que se revisa. El artículo 5 del D.S. N.° 003-98-SA obliga a quien contrata obras o servicios a verificar que los trabajadores destacados a su centro de trabajo tengan el SCTR, y en minería el artículo 72 del D.S. N.° 024-2016-EM fija la inducción y la capacitación que recibe todo trabajador nuevo. ## ¿Qué debe tener un procedimiento de acreditación? Debe decir qué se pide y a quién, cuánto tarda la revisión, quién aprueba y quién rechaza, qué hace la garita, cómo se autoriza una excepción, cuándo vence la acreditación y qué pasa cuando un trabajador deja de trabajar para la contratista. La demora de la acreditación suele estar en los rechazos repetidos y no en la revisión. Por eso el modelo pide que cada rechazo diga qué documento falló, por qué y qué presentar para corregirlo, y que la contratista reciba su lista antes de enviar a su gente. ## ¿La acreditación libera de responsabilidad a la empresa principal? No. El artículo 9 de la Ley N.° 29245 hace a la empresa principal solidariamente responsable por los derechos laborales y las obligaciones de seguridad social de los trabajadores desplazados, hasta un año después de terminado el desplazamiento. Acreditar y controlar cada mes reduce esa exposición, pero no la elimina. Tener el procedimiento escrito no es una garantía de cumplimiento de la ley. Ver: [la responsabilidad solidaria en la tercerización](https://auditans.com/pe/blog/responsabilidad-solidaria-tercerizacion-ley-29245) y [qué documentos pedir a una contratista en el Perú](https://auditans.com/pe/blog/documentos-contratista-peru-lista-mensual). ## Para leer más - [Responsabilidad solidaria en la tercerización: qué dice el artículo 9 de la Ley 29245 y cómo se protege la empresa principal](https://auditans.com/pe/blog/responsabilidad-solidaria-tercerizacion-ley-29245) - [Qué documentos pedir a una contratista en Perú: lista mensual completa](https://auditans.com/pe/blog/documentos-contratista-peru-lista-mensual) - [Cómo verificar el PLAME (PDT 601) y el T-Registro de sus contratistas](https://auditans.com/pe/blog/plame-t-registro-contratistas) - [Requisitos para contratistas mineros](https://auditans.com/pe/recursos/requisitos-para-contratistas-mineros) - [Formato de control mensual de contratistas en Excel](https://auditans.com/pe/recursos/formato-de-control-mensual-de-contratistas-excel) - [Formato Anexo 4 y Anexo 5 de inducción](https://auditans.com/pe/recursos/formato-de-induccion-anexo-4-y-anexo-5) - [Todas las plantillas de control de contratistas](https://auditans.com/pe/recursos) ## Cómo se hace en Auditans En Auditans la acreditación resulta de los requisitos que su empresa define para cada sede: la contratista sube los documentos de su empresa, de cada persona y de cada vehículo, un revisor los aprueba o los rechaza con una observación, y cada decisión queda con su nombre y su fecha. La garita ve si la persona está habilitada y, si no, qué le falta. Cada contratista ve lo que le falta a ella y a su gente antes de enviarla, y sus usuarios con los avisos activados reciben cada lunes un correo con lo que vence en los próximos treinta días. ## Agende una demostración y le mostramos la acreditación de una contratista con los requisitos de su empresa. También puede escribir a [soporte@auditans.com](mailto:soporte@auditans.com) contándonos cuántas sedes y cuántos contratistas tiene. [Pedir una demostración](mailto:soporte@auditans.com?subject=Pedir%20una%20demostraci%C3%B3n). Le escribimos para acordar el día y la hora de la demostración.