Auditoría de control de contratistas
La lista de verificación para auditar por dentro el control de contratistas de su empresa, antes de que lo haga un auditor externo. En lugar de revisar carpetas, sigue a unas pocas personas reales desde lo que se les pidió hasta el día que entraron, prueba la portería y registra cada hallazgo con su nivel, su causa y su acción. Descárguela, complete la muestra y úsela dos veces por año.
Auditoría de control de contratistas
Lista de verificación de la auditoría interna del control de contratistas de [Razón social de la empresa]. Quien audita no puede ser quien lleva el proceso. Cada respuesta se apoya en un registro, y la evidencia se anota. Un No es un hallazgo y se lleva a la tabla de hallazgos del final.
- Sitio o sitios auditados:
- Período auditado:
- Fecha de la auditoría:
- Auditó:
- Persona que lleva el proceso:
A. El proceso escrito
| 1 | Existe un procedimiento escrito que dice qué se pide, a quién, cada cuánto, quién revisa y qué pasa si algo falta | Sí No |
| 2 | Existe una lista de requisitos por sitio y por tipo de tarea, y cada requisito tiene un motivo | Sí No |
| 3 | Lo que dice el procedimiento es lo que se hace, por ejemplo la frecuencia con que se controla la nómina de la ART | Sí No Observaciones: |
| 4 | Los roles están asignados, con reemplazo, y quien revisa un documento no es quien lo presentó | Sí No |
B. La muestra
5. Personas elegidas
Incluya una firma grande y una chica, una con subcontratistas, una con rechazos o excepciones, una de alto riesgo y una de alta reciente. Dos o tres personas por firma y, si corresponde, un vehículo.
| Persona | Firma | Sitio | Fecha de ingreso elegida |
|---|---|---|---|
| 6 | La muestra incluye firmas de distinto tamaño y riesgo, y no solo las más prolijas | Sí No |
C. El recorrido de cada persona de la muestra
| 7 | Requisitos. Lo que se le pidió coincide con el criterio escrito para su tarea y su sitio | Sí No Observaciones: |
| 8 | Envío. Se puede ver qué envió y cuándo, con cada envío y su fecha | Sí No |
| 9 | Revisión. Cada documento tiene su aprobación con el nombre de quien la dio y la fecha real, y esa persona tenía criterio para hacerlo | Sí No |
| 10 | Vigencia. Cada documento obligatorio para ingresar estaba vigente cada día que la persona entró | Sí No Observaciones: |
| 11 | Se puede mostrar lo que estaba vigente en una fecha pasada, con el documento de esa fecha y no el de hoy | Sí No |
| 12 | Contrato. La firma tenía un contrato vigente que cubría ese sitio el día que la persona entró | Sí No |
| 13 | Ingreso. La persona entró solo cuando estaba habilitada, y cada entrada y cada salida tiene su registro | Sí No Observaciones: |
| 14 | Excepciones. Las del período constan por escrito, con su motivo, lo que faltaba y quién las autorizó | Sí No No aplica |
| 15 | Terreno. Lo que la persona hace coincide con lo que se aprobó, según las inspecciones y los permisos de trabajo | Sí No No aplica |
| 16 | Mensual. El control de cada mes del período está hecho para esa persona y para su firma | Sí No No aplica |
D. Pruebas en la puerta
| 17 | Quien vigila busca a cada persona en el registro y ve si está habilitada, sin depender de un listado impreso | Sí No |
| 18 | Cuando alguien no está habilitado, se le informa qué le falta, y no entra | Sí No |
| 19 | Se registra la salida de cada persona, vehículo y máquina | Sí No |
| 20 | Quién está adentro según el registro coincide con quién está adentro de verdad | Sí No Observaciones: |
| 21 | Ningún vehículo ni máquina entró sin control | Sí No |
| 22 | Las excepciones del último mes las confirmó quien está designado, con su motivo | Sí No No aplica |
23. Tiempo observado en la puerta y qué se vio (opcional)
E. Registros e historial
| 24 | Ningún documento se reemplazó pisando el anterior: los vencidos y los rechazados siguen junto al vigente | Sí No |
| 25 | No hay personas activas que ya no trabajan, ni rechazos abiertos sin respuesta, ni documentos vencidos sin renovar | Sí No Observaciones: |
| 26 | Alguien que conoce el sistema puede buscar en vivo y contestar cada pregunta de la muestra en pocos minutos | Sí No |
F. Hallazgos
27. Registre cada No con su nivel. Nivel 1: dejó entrar a alguien que no debía. Nivel 2: pudo haberlo hecho. Nivel 3: es de forma.
| N° | Hallazgo | Nivel | Causa | Acción y responsable | Plazo |
|---|---|---|---|---|---|
Cierre
| 28 | Cada hallazgo tiene una causa y una acción que corrige esa causa, y no una corrección puntual | Sí No |
| 29 | Fecha de la próxima auditoría interna, en la que se verifica que las acciones funcionaron | ____ / ____ / ________ |
Esta lista es un modelo para adaptar. Haga la auditoría con quien no lleva el proceso, elija la muestra entre todos los contratistas y conserve la lista completa con la evidencia consultada.
- Auditó (firma y aclaración)
- Responsable del control de contratistas (firma y aclaración)
¿Qué se busca en una auditoría interna del control de contratistas?
Comprobar que el proceso escrito es el que se aplica, en los dos extremos: en la oficina, donde se decide quién cumple, y en la portería, donde esa decisión se aplica. Lo que busca son los puntos donde las dos cosas no coinciden.
Por eso la lista sigue el recorrido de cada persona de la muestra y cada respuesta tiene que salir de un registro, no de la memoria de alguien. Ver: auditoría interna del proceso de control de contratistas.
¿Cómo se elige la muestra?
Con criterio, no al azar puro: una firma grande y una chica, una con subcontratistas, una que haya tenido rechazos o excepciones, una de alto riesgo y una que se dio de alta hace poco. De cada una, dos o tres personas y, si corresponde, un vehículo.
Alcanza con diez o quince personas bien elegidas. La tabla de muestra de la lista tiene lugar para anotarlas.
¿Cómo se clasifican y se cierran los hallazgos?
Por su efecto, en tres niveles: lo que dejó entrar a alguien que no debía, lo que pudo haberlo hecho y lo que es de forma. Se cierran con una causa y una acción, no con una corrección puntual, y la próxima auditoría verifica que la acción funcionó.
Si el hallazgo es un seguro vencido que nadie detectó, renovarlo no lo cierra: lo cierra entender por qué nadie lo detectó y cambiar eso. Si su empresa se prepara para una auditoría externa, vea también cómo preparar la documentación de contratistas para una auditoría.
Para leer más
Cómo se hace en Auditans
En Auditans el recorrido de cada persona está registrado: qué se le pide, qué envió, quién lo aprobó y cuándo si el requisito pide revisión, y si está habilitada hoy en cada sitio. El historial de cada firma, persona, contrato y sitio se abre en orden, y ninguna respuesta se edita ni se borra.
Cada pregunta de la muestra se contesta abriendo a la persona, no buscando en carpetas. Cada firma ve lo que le falta a ella y a su gente, así hay menos hallazgos que cerrar. El legajo completo de una firma se descarga cuando hace falta.