Aviso de incumplimiento al contratista
Un aviso por escrito para decirle a un contratista que algo falta o está vencido, qué debe enviar, hasta cuándo, y qué pasa si no lo hace. Es firme y cordial, no una intimación: dice los hechos, el plazo y el paso siguiente de la escala que su empresa ya tiene definida. Descárguelo, complete los espacios y envíelo al responsable de la firma.
[Ciudad], [día] de [mes] de [año]
Señores
[Razón social del contratista]
CUIT [número]
At.: [nombre del responsable de la firma]
Ref.: aviso de incumplimiento, [requisito o tema], [contrato o sitio]
De nuestra consideración:
Nos comunicamos con ustedes por el contrato [número o nombre] en [nombre del sitio], porque [Razón social de la empresa] verificó el siguiente incumplimiento.
Qué ocurre:
Documentación que no llegó o no se renovó: [requisito, y la fecha en que debía presentarse o en que venció].
Documentación que llegó pero no sirve: [requisito, el motivo del rechazo y la fecha del rechazo].
Incumplimiento en el terreno: [qué se observó, dónde y cuándo].
Esto ya les fue comunicado el [fecha de la observación anterior] por [canal], con plazo hasta el [fecha], y a la fecha sigue sin resolverse.
Qué necesitamos que hagan: [lo que debe enviarse o corregirse, con su período, su titular y lo que debe incluir].
Hasta cuándo: necesitamos recibirlo a más tardar el [día y fecha] a las [hora], por [canal].
Mientras tanto: [si el requisito es obligatorio para ingresar: la persona, el vehículo, la máquina o la firma no está habilitada para ingresar a [nombre del sitio] hasta que se corrija. Si no lo es: se mantiene la habilitación actual.]
Si no se resuelve en ese plazo, el paso siguiente, previsto en el contrato, será: [ una reunión con el responsable de la firma / lo que el contrato prevé respecto del pago de [mes] / un plan de mejora con compromisos y plazos]. Preferimos resolverlo juntos antes de llegar a ese punto.
Si el motivo es una dificultad que podemos ayudar a resolver, o si ya enviaron lo solicitado y se cruzó con este aviso, por favor comuníquense con [nombre y cargo] al [teléfono y correo]. Dejamos constancia de este aviso en el legajo de la firma.
Sin otro particular, saludamos a ustedes atentamente.
- Firma, aclaración y cargo
Por [Razón social de la empresa]
¿Cuándo se envía un aviso de incumplimiento?
Cuando la primera observación no alcanzó: venció el plazo que se le dio al contratista, el mismo documento sigue sin llegar o hay un incumplimiento que merece quedar por escrito. Un primer rechazo o vencimiento se resuelve con una observación clara; el aviso es el escalón siguiente.
Antes de enviarlo, pregúntese si el requisito estaba bien explicado: muchos incumplimientos documentales son malentendidos, y si varias firmas fallan en lo mismo, el problema suele ser la explicación. Para ese primer paso use la carta de rechazo de documentación.
El aviso sirve para tres situaciones que conviene no mezclar: la documentación que no llega o no se renueva, la que llega pero no sirve, y el incumplimiento en el terreno, como trabajar sin permiso o sin los elementos de protección. Cada una tiene su respuesta, y el modelo tiene una casilla para cada una.
¿Qué debe contener?
Qué falta o qué está mal, con el dato concreto; qué debe enviar o corregir; hasta cuándo; y qué sigue si no lo hace, dicho con el paso de la escala que el contrato ya prevé. Después, a quién llamar. Nada más.
La escala típica va de la observación al contacto con el responsable de la firma, a la falta de habilitación para entrar, a la retención del pago que corresponda y, por último, al cierre del contrato. Lo importante es que esté escrita en el contrato antes de necesitarla. El aviso solo menciona los pasos que su empresa realmente va a aplicar y que el contrato prevé: nunca amenace con consecuencias que después no aplica.
Si el requisito es obligatorio para ingresar, diga que mientras tanto la persona o la firma no está habilitada. Y si hay un riesgo inmediato en el terreno, no espere al aviso: la tarea se detiene en el momento y el aviso viene después, como constancia.
¿Qué conviene evitar?
El tono de reproche, las consecuencias que no se van a aplicar, saltar escalones con unos contratistas y no con otros, escalar sin haber explicado bien el requisito y no dejar constancia de lo que se habló.
- Hacer excepciones con lo que frena la entrada: si existen, son pocas, escritas, con motivo y a nombre de quien las confirma.
- Dar un plazo sin fecha: “a la brevedad” no sirve, escriba el día.
- Resolver todo por teléfono: llame si ayuda, pero deje escrito lo acordado.
- Mezclar el aviso con una evaluación: el aviso trata de un incumplimiento concreto; el desempeño general se mide aparte, con la evaluación de desempeño.
Para leer más
Cómo se hace en Auditans
En Auditans cada rechazo le llega a la firma, con la observación de quien revisó si la dejó, lo obligatorio para ingresar decide la habilitación en cada sitio y una aprobación puede revocarse con una nota que la firma lee. Todo queda registrado con su autor y su fecha.
Sin habilitación, la portería ve no habilitado y lo que falta. Cada firma ve lo que le falta y puede corregirlo antes de llegar al aviso.