Calendario de vencimientos de contratistas 2027
Un calendario para saber qué documento de qué contratista vence y cuándo: una fila por documento con su fecha de vencimiento, el estado calculado contra la fecha de hoy (vigente, por vencer en los próximos treinta días, vencido o renovado) y un resumen mes por mes de 2027. Se descarga en Excel, listo para completar, y en PDF para verlo antes.
Calendario de vencimientos de contratistas 2027
Este calendario reúne los vencimientos de la documentación de los contratistas de [razón social de la empresa] en [nombre del sitio]: una fila por documento, con la fecha en que deja de valer. La planilla calcula los días y los estados contra la fecha de hoy cada vez que se abre. Las filas de ejemplo se borran antes de empezar.
- En la hoja Vencimientos, agregue una fila por cada documento que vence: el contratista, a quién corresponde (la firma, una persona, un vehículo o una máquina), el documento y la fecha en que vence.
- Anote la fecha hasta la que vale el documento, no la de su emisión. En un documento por plazo, sume el plazo a la fecha del documento. En uno mensual, anote la fecha de entrega fijada.
- Avise al contratista unas cuatro semanas antes del vencimiento y anote la fecha del aviso.
- Cuando llegue el documento nuevo y esté aprobado, marque Sí en Renovado y agregue una fila con el vencimiento nuevo. No borre la fila anterior.
- Revise la hoja Por mes para ver cuántos documentos vencen en cada mes del año y cuántos siguen sin renovar.
Las columnas Días para vencer y Estado tienen fórmulas: no escriba sobre ellas. La hoja Vencimientos trae fórmulas y listas desplegables en unas mil filas; si al cargar una fila el estado no aparece, llegó al final: copie una fila anterior hacia abajo y escriba sobre la copia.
La fecha de control de la hoja Resumen viene vacía y así debe quedar. Sirve solo para ver cómo estará el calendario en otra fecha: escríbala, mire y bórrela. Mientras tenga una fecha escrita, los estados quedan calculados a esa fecha y no avanzan con los días.
Hoja «Vencimientos»
Una fila por documento que vence.
En la página y en el PDF, las filas de ejemplo muestran los días y los estados al 1 de marzo de 2027. En el archivo de Excel se calculan contra la fecha del día en que se abre, así que serán otros.
| Contratista | Corresponde a | Documento | Tipo de vigencia | Vence | Frena el ingreso | Renovado | Días para vencer | Estado | Aviso al contratista | Observaciones |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Montajes Industriales | La firma | Seguro de responsabilidad civil | Con fecha impresa | 30/06/2027 | No | No | 121 | Vigente | ||
| Montajes Industriales | La firma | Constancia de inscripción en ARCA (ex AFIP) | Anual en un mes fijo | 28/02/2027 | No | Sí | -1 | Renovado | 01/02/2027 | Se pide cada febrero. La constancia de este año ya se aprobó. |
| Montajes Industriales | Díaz, Hernán | Apto médico | Por plazo | 18/03/2027 | Sí | No | 17 | Por vencer | 22/02/2027 | Tiene turno para el examen el 10 de marzo. |
| Montajes Industriales | Medina, Pablo | Capacitación de trabajo en altura | Por plazo | 15/09/2027 | Sí | No | 198 | Vigente | ||
| Montajes Industriales | Camión AC 456 EF | Seguro del vehículo | Con fecha impresa | 31/03/2027 | Sí | No | 30 | Por vencer | ||
| Montajes Industriales | Utilitario AB 123 CD | VTV | Con fecha impresa | 20/11/2027 | Sí | No | 264 | Vigente | ||
| Limpieza Total | La firma | Certificado de cobertura de la ART con nómina | Mensual | 20/02/2027 | Sí | No | -9 | Vencido | 08/02/2027 | Entregó una nómina incompleta y se rechazó. No ingresa hasta presentar la completa. |
| Limpieza Total | Giménez, Rosa | Apto médico | Por plazo | 10/02/2027 | Sí | Sí | -19 | Renovado | 11/01/2027 | El apto nuevo está en la fila siguiente. |
| Limpieza Total | Giménez, Rosa | Apto médico | Por plazo | 08/02/2028 | Sí | No | 344 | Vigente | ||
| Transportes Río Luján | La firma | Seguro de vida obligatorio | Con fecha impresa | 31/08/2027 | No | No | 183 | Vigente | ||
| Transportes Río Luján | Quiroga, Walter | Licencia de conducir | Con fecha impresa | 12/03/2027 | Sí | No | 11 | Por vencer | 15/02/2027 | |
| Transportes Río Luján | Tractor AD 789 GH | VTV o RTO | Con fecha impresa | 31/01/2027 | Sí | No | -29 | Vencido | 04/01/2027 | El tractor no ingresa hasta presentar la revisión nueva. |
| Transportes Río Luján | Aguirre, Jorge | Apto médico | Por plazo | Sí | No | Sin fecha | Falta cargar la fecha del examen. |
- Corresponde a: La firma, la persona, el vehículo por su patente o la máquina por su número de serie.
- Vence: El último día en que el documento vale. En lo mensual, la fecha de entrega.
- Frena el ingreso: Sí cuando, vencido el documento, la firma, la persona o el vehículo no debe entrar.
- Renovado: Sí cuando el documento nuevo llegó y se aprobó. El documento nuevo va en otra fila.
- Días para vencer: Se calcula sola: los días entre la fecha de hoy, o la fecha de control de la hoja Resumen si está escrita, y el vencimiento. Un número negativo son los días que lleva vencido.
- Estado: Se calcula solo en toda fila que tenga algo escrito entre Contratista y Vence: Renovado, Sin fecha, Vencido, Por vencer (vence en treinta días o menos) o Vigente.
- Aviso al contratista: La fecha en que se le avisó al contratista que el documento está por vencer.
Hoja «Resumen»
El calendario en números. Con la fecha de control vacía, los estados se calculan contra la fecha de hoy; la fila siguiente muestra la fecha que se está usando. El año del calendario es el que muestra la hoja Por mes.
| Indicador | Valor |
|---|---|
| Fecha de control (déjela vacía para usar la fecha de hoy) | |
| Los estados están calculados al | 01/03/2027 |
| Año del calendario | 2027 |
| Documentos en el calendario | 13 |
| Vigentes | 5 |
| Por vencer en los próximos treinta días | 3 |
| Por vencer y sin aviso al contratista | 1 |
| Vencidos sin renovar | 2 |
| Vencidos sin renovar que frenan el ingreso | 2 |
| Renovados | 2 |
| Sin fecha de vencimiento cargada | 1 |
| Vencen en el año del calendario | 11 |
Hoja «Por mes»
Los vencimientos de cada mes del año escrito en la hoja Resumen: cuántos documentos vencen, cuántos ya se renovaron y cuántos faltan. Sirve para repartir la revisión y para ver qué mes viene cargado.
| Mes | Nombre | Vencen en el mes | Ya renovados | Sin renovar | Sin renovar que frenan el ingreso |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Enero | 1 | 0 | 1 | 1 |
| 2 | Febrero | 3 | 2 | 1 | 1 |
| 3 | Marzo | 3 | 0 | 3 | 3 |
| 4 | Abril | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 5 | Mayo | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 6 | Junio | 1 | 0 | 1 | 0 |
| 7 | Julio | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 8 | Agosto | 1 | 0 | 1 | 0 |
| 9 | Septiembre | 1 | 0 | 1 | 1 |
| 10 | Octubre | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 11 | Noviembre | 1 | 0 | 1 | 1 |
| 12 | Diciembre | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total del año | 11 | 2 | 9 | 7 |
- Vencen en el mes: Se calcula sola: los documentos cuya fecha de vencimiento cae en ese mes.
- Ya renovados: Se calcula sola: de los que vencen en el mes, los marcados como renovados.
- Sin renovar: Se calcula sola: los que vencen en el mes y todavía no se renovaron.
- Sin renovar que frenan el ingreso: Se calcula sola: de los que siguen sin renovar, los que frenan el ingreso.
¿Qué se anota en un calendario de vencimientos de contratistas?
Todo documento que deja de valer en una fecha: los seguros, la VTV, las licencias y las matrículas, que traen su fecha impresa; los aptos médicos y las capacitaciones, que valen un plazo desde su fecha; y la entrega de lo mensual, como el F.931 y la nómina de la ART. Lo que no vence, como los datos bancarios, no va en el calendario.
- Con fecha impresa: se anota la fecha hasta la que vale el documento, no la de emisión.
- Por plazo: se anota la fecha que resulta de sumar el plazo a la fecha del documento.
- Mensual: se anota la fecha de entrega que fijó su empresa, por ejemplo el día 20 del mes siguiente.
- Anual en un mes fijo: se anota el último día del mes que su empresa eligió.
Ver: vencimientos de documentación y el calendario anual de vencimientos.
¿Cómo se usa esta planilla?
Se carga una fila por documento, con el contratista, a quién corresponde y la fecha en que vence. La planilla calcula sola los días que faltan y el estado, y la hoja Por mes muestra cuántos documentos vencen en cada mes del año, para repartir la revisión y no enterarse tarde.
- Cuando llega el documento nuevo, se marca la fila como renovada y se agrega otra con el vencimiento nuevo. La fila anterior prueba que durante ese período hubo cobertura.
- Avísele al contratista unas cuatro semanas antes y anote la fecha del aviso: la planilla cuenta lo que está por vencer y todavía no se avisó.
- Si la hoja Por mes muestra un mes cargado, mueva lo que su empresa puede decidir, como la inducción o la constancia de inscripción.
¿Cuándo deja de alcanzar un calendario en Excel?
Cuando alguien tiene que acordarse de abrirlo. La planilla calcula el estado cada vez que se abre, pero no le avisa a nadie y no cambia quién puede entrar: si nadie la abre, el documento vence igual y la portería sigue con su lista.
Para leer más
Cómo se hace en Auditans
En Auditans cada requisito tiene su tipo de vigencia: con fechas, por plazo, mensual o anual. Su equipo ve en una pantalla lo vencido y lo que está por vencer, y lo vencido deja de habilitar en la portería sin que nadie tenga que acordarse.
La vigencia queda cargada con cada documento, y una renovación no borra el anterior. Cada firma ve lo que le falta, y sus usuarios con los avisos activados reciben cada lunes un correo con lo que vence en los próximos treinta días.