Carta de rechazo de documentación al contratista

¿Cuándo conviene enviar una carta de rechazo?

Cuando el rechazo necesita quedar por escrito más allá de la observación de rutina: un documento rechazado por segunda vez, una persona que no podrá ingresar hasta corregirlo o un problema que depende de un tercero, como una ART que no reemite la cláusula.

Para un rechazo simple alcanza con la observación al lado del envío. La carta sirve cuando hace falta dejar constancia. Si el mismo documento ya se rechazó dos veces, además llame por teléfono. Después, deje escrito lo que se acordó.

Si la persona necesita entrar en poco tiempo, dígalo en la carta: el contratista tiene que saber que, mientras no se corrija, no ingresa.

¿Qué tiene que decir la carta?

Tres cosas: qué está mal, con el dato concreto; qué se necesita en su lugar; y a quién pedirlo, si se sabe. Nada más. Una carta de rechazo no es el lugar para explicar la ley ni para quejarse del atraso.

Escriba para la persona que maneja los papeles de la firma, que muchas veces no es quien entiende de seguridad o de cargas sociales. La diferencia entre un rechazo que se corrige y uno que vuelve tres veces:

• Mal: “Nómina incompleta.” Bien: “Falta Juan Pérez (CUIL 20-12345678-9). Pida a su ART la nómina actualizada que lo incluya.”
• Mal: “No corresponde.” Bien: “Es el F.931 de junio. Necesitamos el de julio, con el comprobante de pago.”
• Mal: “Ilegible.” Bien: “No se leen las fechas de vigencia. Envíe el PDF que descarga de la aseguradora, no una foto.”

Si hay más de un error, nómbrelos todos. Los motivos que más se repiten son el período equivocado, el documento vencido, el titular incorrecto, la persona que no figura, el documento incompleto o ilegible, el emisor que no corresponde, la falta de comprobante de pago, el documento equivocado y los datos que no coinciden con el registro. La carta tiene un renglón para cada uno.

¿Qué conviene evitar?

Los motivos genéricos, las abreviaturas internas, el tono de reproche y el pedido de algo que no estaba en la lista de requisitos. Si hace falta un documento que no se pedía, cambie el requisito; no lo meta en un rechazo.

• Usar jerga interna: “Falta CNR” puede no decirle nada al contratista; escriba “cláusula de no repetición”.
• Cambiar de criterio sin aviso: rechazar este mes lo que se aprobó el anterior, sin explicarlo.
• Usar un canal que nadie mira: envíe la carta al contacto administrativo que figura en el alta.
• No avisar las consecuencias: si el documento es obligatorio para ingresar, diga que la persona o la firma no está habilitada hasta que se corrija.
• Borrar el documento rechazado: guárdelo, porque prueba que se revisó.

Cómo se hace en Auditans

En Auditans el revisor puede escribir una observación para la empresa al rechazar. El contratista ve el rechazo, y la observación si la hay, junto al envío y recibe cada mañana un correo con las decisiones del día anterior, y corrige con un envío nuevo: el rechazado queda en el historial.

Un rechazo puede llevar una observación escrita al lado del documento. Cada firma ve lo que le falta y lo corrige sin llamar.