Checklist de auditoría ISO 45001 para contratistas
La lista que recorre un auditor interno para la parte de contratistas de su sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo según ISO 45001:2018: cláusula por cláusula, qué comprobar y qué evidencia pedir, una tabla para la muestra de firmas y de personas, y una tabla de hallazgos, cada uno con su acción, su responsable y su plazo. Descárguela, elija la muestra y recórrala antes de que llegue el auditor externo.
Checklist de auditoría ISO 45001:2018 para contratistas
Lista de verificación de la auditoría interna (cláusula 9.2) de la parte de contratistas del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo de [Razón social de la organización]. Recorre la cláusula 8.1.4.2 y las que se leen junto con ella. Quien audita no lleva el proceso que audita.
Cada respuesta se apoya en un registro de la muestra. Conforme: el registro muestra que se cumple. No conforme: no se cumple, o no hay registro que lo muestre. No aplica: el punto no corresponde a la muestra ni al período. En la línea de observaciones se anota la evidencia vista y, si se cumple con una debilidad o con una mejora posible, cuál es. Cada no conformidad (NC) y cada debilidad anotada (Obs.) se lleva a la tabla de hallazgos.
- Sitio o sitios auditados:
- Período auditado:
- Fecha de la auditoría:
- Informe de auditoría N°:
- Auditó:
- Responsable del control de contratistas:
A. La muestra
1. Contratistas de la muestra
Se eligen entre los que trabajan hoy: uno con subcontratistas, uno con tareas de alto riesgo y uno de alta reciente.
| Contratista | Tarea | Sitio | Contrato |
|---|---|---|---|
2. Personas, vehículos y máquinas de la muestra
Son dos o tres por contratista, con nombre y apellido, patente o número de serie.
| Persona, vehículo o máquina | Contratista | Sitio | Día de ingreso elegido |
|---|---|---|---|
B. Criterios de selección (8.1.4.2)
| 3 | Existen criterios de seguridad y salud en el trabajo, escritos, para seleccionar contratistas según la tarea y el sitio Evidencia: los criterios vigentes, con su versión, su fecha y quién los aprobó. | Conforme No conforme No aplica Observaciones: |
| 4 | Los criterios dicen qué se pide a la firma, a cada persona y a cada vehículo o máquina, y con qué vigencia Evidencia: los mismos criterios. Dos revisores que los leen piden lo mismo. | Conforme No conforme No aplica Observaciones: |
| 5 | Los criterios se aplicaron a cada contratista de la muestra antes de contratarlo, y consta quién lo aceptó y cuándo Evidencia: el registro de selección o de aceptación de cada firma. | Conforme No conforme No aplica Observaciones: |
| 6 | Dos contratistas con la misma tarea en el mismo sitio tienen los mismos requisitos Evidencia: lo pedido a cada uno, lado a lado. | Conforme No conforme No aplica Observaciones: |
| 7 | Los requisitos de seguridad y salud en el trabajo están escritos en el contrato o en la orden de compra de cada contratista de la muestra Evidencia: el contrato, la orden de compra o su anexo firmado. La norma lo sugiere y no lo exige: si falta, se anota como observación. | Conforme No conforme No aplica Observaciones: |
| 8 | Ninguna contratación del período se cerró sin los criterios aplicados, tampoco las urgentes Evidencia: las contrataciones urgentes del período, con la fecha de aceptación y la del primer ingreso. | Conforme No conforme No aplica Observaciones: |
C. Antes de empezar y control de ingreso (8.1.4.2 y Anexo A)
| 9 | Antes del primer ingreso se comprobó que cada contratista de la muestra y su gente tenían lo necesario para hacer el trabajo con seguridad Evidencia: lo que presentó cada uno, la fecha de cada aprobación y la fecha del primer ingreso. | Conforme No conforme No aplica Observaciones: |
| 10 | La documentación de cada contratista de la muestra está vigente hoy, y lo que venció en el período tiene su renovación Evidencia: seguros, ART y habilitaciones con su vencimiento, y cada renovación con su fecha. | Conforme No conforme No aplica Observaciones: |
| 11 | Cada documento revisado tiene el nombre de quien lo aprobó o lo rechazó, y la fecha Evidencia: la decisión sobre cada documento de la muestra. | Conforme No conforme No aplica Observaciones: |
| 12 | Los subcontratistas están identificados en cada contrato y se les pide lo mismo que a cualquier firma en ese sitio Evidencia: el contrato con sus subcontratistas y lo pedido a cada uno. | Conforme No conforme No aplica Observaciones: |
| 13 | Los contratistas están dentro del control de ingreso del sitio, y nadie sin lo que se le pide empieza a trabajar Evidencia: las entradas de cada persona de la muestra, contra lo que tenía vigente ese día. | Conforme No conforme No aplica Observaciones: |
| 14 | Cada excepción al ingreso del período consta por escrito, con su motivo, lo que faltaba y quién la autorizó Evidencia: el registro de excepciones. | Conforme No conforme No aplica Observaciones: |
| 15 | Quien está en el sitio según el registro es quien está de verdad Evidencia: una recorrida del sitio con el registro de ingresos del momento. | Conforme No conforme No aplica Observaciones: |
D. Coordinación de peligros y riesgos (8.1.4.2, 6.1.2 y 8.1.1)
| 16 | Los peligros de la tarea de cada contratista de la muestra se identificaron, y sus riesgos se evaluaron, antes de empezar Evidencia: el análisis de riesgos o el procedimiento de trabajo seguro de la tarea, con su fecha. | Conforme No conforme No aplica Observaciones: |
| 17 | La coordinación cubrió las tres direcciones: lo que la tarea trae al sitio, lo que el sitio trae a la gente del contratista y lo que alcanza a terceros Evidencia: el mismo análisis, el permiso de trabajo y la inducción del sitio. | Conforme No conforme No aplica Observaciones: |
| 18 | Cada trabajo de riesgo de la muestra tuvo su permiso de trabajo, firmado antes de empezar y cerrado al terminar Evidencia: los permisos del período, con sus firmas y sus horarios. | Conforme No conforme No aplica Observaciones: |
| 19 | Donde trabajan varias empresas hay una persona que coordina, con nombre, y queda anotado lo que se acuerda Evidencia: la designación y las notas de las reuniones de coordinación. | Conforme No conforme No aplica Observaciones: |
E. Competencia y toma de conciencia (7.2 y 7.3)
| 20 | Está definida la competencia que necesita cada persona según su tarea Evidencia: la matriz de competencias o los requisitos por persona. | Conforme No conforme No aplica Observaciones: |
| 21 | Cada persona de la muestra tiene la evidencia de su competencia, vigente: capacitaciones, aptitudes, matrículas y licencias Evidencia: los registros por persona, con nombre y apellido, y no un certificado de la firma. | Conforme No conforme No aplica Observaciones: |
| 22 | Cada persona de la muestra hizo la inducción del sitio antes de su primer ingreso Evidencia: la inducción de cada una, con su fecha y su resultado. | Conforme No conforme No aplica Observaciones: |
| 23 | Las personas entrevistadas conocen la política, los peligros de su tarea, lo que pasa si no cumplen y que pueden apartarse de un peligro grave Evidencia: una entrevista en el lugar de trabajo a dos o tres personas de la muestra. | Conforme No conforme No aplica Observaciones: |
F. Comunicación y emergencias (7.4 y 8.2)
| 24 | Está definido qué se comunica a los contratistas y a las visitas, cuándo y por qué medio Evidencia: lo comunicado a la muestra en el período: requisitos, rechazos con su motivo y cambios. | Conforme No conforme No aplica Observaciones: |
| 25 | Cada persona de la muestra recibió la información sobre cómo se actúa ante una emergencia en el sitio Evidencia: la inducción o la capacitación de emergencias de cada persona. | Conforme No conforme No aplica Observaciones: |
| 26 | En una emergencia se puede saber quién está en el sitio y de qué firma Evidencia: el registro de ingresos del momento. | Conforme No conforme No aplica Observaciones: |
G. Cambios (8.1.3)
| 27 | Los cambios planificados que alcanzaron a contratistas (una tarea, un sitio, un método, gente o equipos nuevos) se revisaron antes de aplicarse Evidencia: los registros de gestión del cambio del período. | Conforme No conforme No aplica Observaciones: |
| 28 | Después de cada cambio se pidió lo que correspondía a las personas, los sitios y las tareas nuevas Evidencia: lo pedido y lo presentado después del cambio. | Conforme No conforme No aplica Observaciones: |
H. Seguimiento, incidentes y no conformidades (9.1 y 10.2)
| 29 | Se hace el seguimiento de los controles sobre contratistas con inspecciones en el sitio Evidencia: las inspecciones del período, con su fecha, quien las hizo y sus no conformidades. | Conforme No conforme No aplica Observaciones: |
| 30 | El desempeño de cada contratista de la muestra se evalúa con la frecuencia definida, y el resultado se usa Evidencia: la evaluación de desempeño y lo que se decidió con ella. | Conforme No conforme No aplica Observaciones: |
| 31 | Cada no conformidad de un contratista tiene su corrección, su causa, su acción correctiva con responsable y fecha, y la verificación de que funcionó Evidencia: los registros de no conformidad y acción correctiva del período. | Conforme No conforme No aplica Observaciones: |
| 32 | Los incidentes de contratistas del período se investigaron, con el contratista, hasta una causa que se puede cambiar Evidencia: los informes de investigación y el estado de sus acciones. | Conforme No conforme No aplica Observaciones: |
I. Información documentada (7.5)
| 33 | Los registros de la muestra están disponibles y protegidos, y se encuentran en pocos minutos Evidencia: el tiempo que llevó encontrar cada registro pedido en esta auditoría. | Conforme No conforme No aplica Observaciones: |
| 34 | Ningún registro se reemplazó pisando el anterior: lo vencido y lo rechazado sigue junto a lo vigente Evidencia: el historial de un documento renovado y el de uno rechazado. | Conforme No conforme No aplica Observaciones: |
| 35 | Se puede mostrar qué estaba vigente en una fecha pasada Evidencia: lo vigente el día de ingreso elegido para cada persona de la muestra. | Conforme No conforme No aplica Observaciones: |
J. Hallazgos
36. Hallazgos de la auditoría
Uno por fila, con la cláusula y la evidencia. Tipo: NC (no conformidad) u Obs. (observación).
| N° | Cláusula | Hallazgo y evidencia | Tipo | Acción y responsable | Plazo |
|---|---|---|---|---|---|
Cierre
| 37 | Cada no conformidad pasó a un registro de no conformidad y acción correctiva, con su causa | Sí No |
| 38 | Los resultados se informaron a quienes dirigen las áreas auditadas y al responsable del control de contratistas | Sí No |
| 39 | Las acciones de la auditoría anterior se verificaron, y funcionaron | Sí No No aplica Observaciones: |
| 40 | Fecha de la próxima auditoría interna, en la que se verifica que las acciones funcionaron | ____ / ____ / ________ |
Modelo para adaptar. Las cláusulas de ISO 45001:2018 se citan por su número y se describen con palabras propias; el texto de la norma es el que publica ISO. Completar esta lista no otorga la certificación, que depende de todo el sistema de gestión y de la auditoría de un organismo independiente.
- Auditó (firma y aclaración)
- Responsable del control de contratistas (firma y aclaración)
¿Qué cláusulas de ISO 45001:2018 recorre esta lista?
La cláusula 8.1.4.2, que es el centro de lo que la norma pide sobre contratistas, y las que el auditor lee junto con ella: la competencia (7.2), la toma de conciencia (7.3), la comunicación (7.4), la información documentada (7.5), la coordinación en sitios compartidos (8.1.1), los cambios (8.1.3), las emergencias (8.2) y el seguimiento (9.1). No audita el resto de su sistema.
La lista suma tres cláusulas más, porque cada una deja un registro que alcanza a los contratistas: la identificación de peligros y la evaluación de riesgos (6.1.2), la auditoría interna (9.2) y los incidentes, las no conformidades y las acciones correctivas (10.2). Ver: nuestra página sobre ISO 45001:2018 y ISO 45001:2018, cláusula 8.1.4, en la práctica.
¿Cómo se hace la auditoría con esta lista?
Con una muestra, como la hace el auditor externo: dos o tres contratistas que trabajan hoy y dos o tres personas de cada uno. Para cada punto se pide el registro, no una explicación, y se anota la evidencia vista. Al final, cada no conformidad y cada observación va a la tabla de hallazgos con su acción, su responsable y su plazo.
Quien audita no puede ser quien lleva el proceso. Y una no conformidad no se cierra corrigiendo el caso: se cierra con su causa y una acción que la cambie, que la próxima auditoría verifica. Para eso está el registro de no conformidad y acción correctiva.
Si quiere auditar el proceso de punta a punta, sin seguir las cláusulas, use la auditoría de control de contratistas. Ver: ISO 45001:2018 y contratistas: qué evidencia pide el auditor.
¿Usar esta lista nos da la certificación?
No. La certificación depende de todo su sistema de gestión y de la auditoría de un organismo independiente. Usar esta plantilla o usar Auditans no otorga por sí mismo la certificación ISO 45001:2018, que otorgan únicamente organismos de certificación independientes.
ISO es una marca registrada de la Organización Internacional de Normalización (International Organization for Standardization). Auditans no está afiliado a ISO ni cuenta con su respaldo. Las cláusulas de esta página y de la plantilla están descritas con nuestras palabras; el texto de la norma es el que publica ISO.
Para leer más
- ISO 45001:2018 y contratistas: qué evidencia pide el auditor
- ISO 45001:2018, cláusula 8.1.4: compras y contratistas en la práctica
- Auditoría interna del proceso de control de contratistas
- Lista de evidencia de contratistas para la auditoría ISO 45001
- No conformidad y acción correctiva de contratistas
- Matriz de requisitos ISO 45001 para contratistas en Excel
- Auditoría de control de contratistas
- Todas las plantillas de control de contratistas
Cómo se hace en Auditans
Auditans le ayuda a llevar la gestión de contratistas y deja la evidencia a mano: qué se le pide a cada firma y a cada persona, quién envió cada respuesta y, si su empresa la revisa, quién la aprobó y cuándo, y cada entrada y cada salida registrada en su sitio. Ninguna respuesta se edita ni se borra.
Cada punto de la muestra se contesta abriendo a la firma o a la persona, no buscando en carpetas. Cada firma ve lo que le falta a ella y a su gente, así hay menos hallazgos que cerrar. El legajo completo de una firma se descarga cuando hace falta.