Gestión del cambio con contratistas
Un formato para registrar un cambio planificado que alcanza el trabajo de sus contratistas, como una tarea nueva, un sitio nuevo o un cambio de método, de gente o de equipos, antes de aplicarlo: qué cambia, qué peligros se revisaron, qué se pide de nuevo, a quién se informa, quién lo aprueba, con su firma, y cómo se verifica después. Sirve como registro de la gestión del cambio que pide la cláusula 8.1.3 de ISO 45001:2018. Descárguelo y complete uno por cada cambio.
Gestión del cambio con contratistas
Registro de un cambio que alcanza el trabajo de contratistas en un sitio de [Razón social de la organización], según la cláusula 8.1.3 de ISO 45001:2018. Se completa antes de aplicar el cambio, entre el área que lo pide, Seguridad e Higiene y el contratista. El cambio no se aplica hasta que esté aprobado y firmado en la parte 5.
Para cada peligro de la parte 2 se busca primero sacarlo del trabajo o cambiarlo por algo menos peligroso. Si no se puede, una barrera o un cambio en la instalación o en el equipo; después, un procedimiento, una señal o una capacitación. Los elementos de protección personal van al final, cuando lo anterior no alcanza.
- Cambio N°:
- Fecha del pedido:
- Sitio y sector:
- Contratista o contratistas alcanzados:
- Contrato u orden de compra N°:
- Pidió el cambio (nombre y área):
1. El cambio
| 1 | Qué cambia | Tarea o alcance Sitio o sector Método Personas Equipos Sustancias Horario Contratista |
| 2 | Duración | Permanente Temporario |
| 3 | Si es temporario, hasta cuándo (opcional) | ____ / ____ / ________ |
| 4 | Origen Un cambio no planificado que ya ocurrió se registra igual, para revisar sus consecuencias. | Planificado No planificado |
5. Descripción del cambio
| Cómo se trabaja hoy | Cómo se trabajará |
|---|---|
6. Motivo
| Por qué se hace el cambio |
|---|
| 7 | Fecha prevista para aplicarlo | ____ / ____ / ________ |
2. Peligros y riesgos revisados (6.1.2 y 8.1.2)
| 8 | El análisis de riesgos o el procedimiento de trabajo seguro de la tarea se revisó con el contratista | Sí No Observaciones: |
9. Peligros nuevos o que cambian
Se miran en las tres direcciones: lo que el cambio trae al sitio, lo que el sitio trae a la gente del contratista y lo que alcanza a terceros.
| Peligro | A quién alcanza | Control | Responsable | Listo el |
|---|---|---|---|---|
| 10 | El cambio se cruza con el trabajo de otras empresas en el mismo lugar (8.1.1) | Sí No Observaciones: |
| 11 | Cambia lo que hay que hacer ante una emergencia: salidas, punto de encuentro, equipos o avisos (8.2) | Sí No Observaciones: |
| 12 | Hace falta un permiso de trabajo nuevo, o modificar uno vigente | Sí No Observaciones: |
3. Lo que se pide de nuevo (8.1.4.2 y 7.2)
13. Requisitos nuevos o que se vuelven a pedir
A la firma, a cada persona nueva y a cada vehículo o máquina nuevos: documentos, capacitaciones, aptitudes y habilitaciones.
| Requisito | A quién se pide | Para ingresar | Presentado el |
|---|---|---|---|
| 14 | Las personas que hacen la tarea tienen la competencia que el cambio pide | Sí No Observaciones: |
| 15 | Las personas nuevas hicieron la inducción del sitio | Sí No No aplica |
| 16 | El contrato o la orden de compra cubre el sitio y el alcance nuevos | Sí No No aplica |
| 17 | Los subcontratistas que el cambio alcanza están registrados en el contrato y cumplen lo mismo | Sí No No aplica |
4. A quién se informa (7.4)
18. Comunicación del cambio
Al contratista y a su gente, al responsable del área, a las otras empresas del lugar, a la portería y a Compras, según corresponda.
| A quién | Qué se le informa | Medio | Fecha | Informó |
|---|---|---|---|---|
5. Aprobación
| 19 | Los controles de la parte 2 están listos, y lo pedido en la parte 3 está presentado y aprobado | Sí No |
| 20 | Decisión | Aprobado Con condiciones No aprobado |
21. Condiciones o motivo
| Condiciones con su plazo, o motivo de la decisión |
|---|
| 22 | Fecha desde la que rige el cambio | ____ / ____ / ________ |
Firmas de la aprobación
Firma y aclaración de cada uno. Por el contratista firma quien responde por la firma en el sitio.
- Pidió el cambio
- Responsable del área
- Seguridad e Higiene
- Por el contratista
6. Verificación después del cambio
| 23 | El trabajo se hace como se aprobó, según una inspección en el lugar | Sí No Observaciones: |
| 24 | Aparecieron peligros que no se habían previsto Si aparecieron, se tratan con un cambio nuevo o con un registro de no conformidad. | Sí No Observaciones: |
| 25 | Si era temporario, se volvió a la condición anterior y se retiró lo que se había agregado | Sí No No aplica |
| 26 | Fecha de la verificación | ____ / ____ / ________ |
Modelo para adaptar. Las cláusulas de ISO 45001:2018 se citan por su número y se describen con palabras propias; el texto de la norma es el que publica ISO. Completar este formato no otorga la certificación, que depende de todo el sistema de gestión y de la auditoría de un organismo independiente.
- Verificó después del cambio (firma y aclaración)
¿Qué pide ISO 45001:2018 sobre los cambios?
La cláusula 8.1.3 pide tener en cuenta los cambios antes de aplicarlos, como un contratista nuevo, un alcance nuevo o gente y lugares nuevos. Y cuando un cambio ocurre sin que nadie lo haya planificado, mirar qué dejó y corregirlo. Con contratistas, un cambio casi siempre trae peligros que el análisis original no miró y gente a la que nadie le pidió lo que corresponde.
El formato cruza el cambio con las otras cláusulas que toca: los peligros y los riesgos que hay que volver a mirar (6.1.2) y cómo se los controla (8.1.2), lo que se le pide al contratista y a cada persona nueva (8.1.4.2 y 7.2), las otras empresas del mismo lugar (8.1.1), las emergencias (8.2) y a quién hay que avisarle (7.4). Ver: nuestra página sobre ISO 45001:2018.
¿Cuándo se completa este formato?
Antes de aplicar el cambio, y cada vez que cambia algo de lo que se aprobó al contratar: la tarea o su alcance, el sitio o el sector, el método, las personas a cargo, los equipos o las sustancias, el horario o el contratista mismo. Si el cambio ya ocurrió sin planificarse, se completa igual, para revisar lo que dejó.
No reemplaza al permiso de trabajo ni al análisis de la tarea: dice cuándo hay que rehacerlos. Si el cambio pide un permiso nuevo, use el permiso de trabajo para contratistas, y para volver a analizar la tarea, el análisis de trabajo seguro.
Donde hay varias empresas en el mismo lugar, el cambio de una alcanza a las demás. Ver: varios contratistas en el mismo lugar.
¿Usar este formato nos da la certificación?
No. La certificación depende de todo su sistema de gestión y de la auditoría de un organismo independiente. Usar esta plantilla o usar Auditans no otorga por sí mismo la certificación ISO 45001:2018, que otorgan únicamente organismos de certificación independientes.
ISO es una marca registrada de la Organización Internacional de Normalización (International Organization for Standardization). Auditans no está afiliado a ISO ni cuenta con su respaldo. Las cláusulas de esta página y de la plantilla están descritas con nuestras palabras; el texto de la norma es el que publica ISO.
Para leer más
- ISO 45001:2018, cláusula 8.1.4: compras y contratistas en la práctica
- Varios contratistas en el mismo lugar: cómo coordinarlos
- Cómo integrar el control de contratistas con compras
- Análisis de trabajo seguro (ATS) para contratistas
- Permiso de trabajo para contratistas
- Matriz de identificación de peligros y evaluación de riesgos para contratistas en Excel
- Todas las plantillas de control de contratistas
Cómo se hace en Auditans
En Auditans una persona nueva, un contrato nuevo o un sitio nuevo hacen que se le pida a la firma lo que corresponde, sin cargarlo a mano, y un requisito nuevo se pide en todos los lugares que alcanza. Lo obligatorio para ingresar decide quién está habilitado en cada sitio.
Una persona, un contrato o un sitio nuevos traen su lista de lo que se pide, sin cargarla a mano. Cada firma ve lo que le falta a ella y a su gente, también después de un cambio.