Indicadores de control de contratistas en Excel
Un tablero para medir el control de contratistas con pocos indicadores, los mismos todos los meses: una hoja donde su equipo carga los datos de cada mes y de cada sitio, y otra que calcula qué parte de las personas está habilitada, cuántas firmas entregaron lo mensual a tiempo, la tasa de rechazo, el tiempo de revisión y las excepciones al ingreso, comparados con el mes anterior. Se descarga en Excel, listo para completar, y en PDF para verlo antes.
Indicadores de control de contratistas
Este tablero mide, mes a mes y sitio por sitio, el control que [razón social de la empresa] hace sobre sus contratistas. Las filas de ejemplo se borran antes de empezar.
- Al cierre de cada mes, agregue en la hoja Datos una fila por sitio, con el año, el número del mes y el nombre del sitio, escrito siempre igual.
- Cargue los números del mes: firmas y personas activas, personas habilitadas, firmas que entregaron la documentación mensual a tiempo, documentos vencidos y por vencer, revisiones, rechazos, días de revisión, excepciones al ingreso, personas sin movimiento y no conformidades abiertas.
- En la hoja Tablero, escriba el año y el mes que quiere consultar, y el nombre de un sitio o la palabra Todos.
- Lea la columna Variación: es la diferencia con el mes anterior. En los porcentajes, son puntos.
- En la hoja Evolución, mire los doce meses del año elegido en el Tablero. Fíjese en la tendencia más que en el valor de un mes.
Las columnas y las celdas calculadas tienen fórmulas: no escriba sobre ellas. Con Todos, una firma o una persona que trabaja en dos sitios se cuenta una vez en cada uno.
Mida tres meses antes de fijar metas. Cada indicador fuera de rango debería llevar a una acción concreta. Quite los indicadores que no tengan una acción asociada.
Hoja «Datos»
Una fila por sitio y por mes, cargada al cierre del mes.
| Año | Mes | Sitio | Firmas activas | Personas activas | Personas habilitadas | Mensual a tiempo | Vencidos | Vencen en 30 días | Revisiones | Rechazos | Rechazos repetidos | Días de revisión | Excepciones al ingreso | Sin movimiento | No conformidades abiertas | Días por revisiones | Control |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 2026 | 7 | Planta principal | 6 | 25 | 19 | 3 | 8 | 5 | 24 | 6 | 3 | 4 | 6 | 4 | 4 | 96 | Correcto |
| 2026 | 7 | Planta Pilar | 4 | 15 | 13 | 3 | 3 | 3 | 16 | 4 | 2 | 4 | 3 | 2 | 2 | 64 | Correcto |
| 2026 | 8 | Planta principal | 6 | 30 | 24 | 4 | 7 | 6 | 30 | 6 | 3 | 3 | 5 | 3 | 3 | 90 | Correcto |
| 2026 | 8 | Planta Pilar | 4 | 20 | 18 | 3 | 2 | 4 | 20 | 4 | 1 | 3 | 2 | 3 | 1 | 60 | Correcto |
| 2026 | 9 | Planta principal | 6 | 30 | 27 | 5 | 4 | 9 | 40 | 6 | 2 | 1 | 3 | 3 | 2 | 40 | Correcto |
| 2026 | 9 | Planta Pilar | 4 | 20 | 19 | 4 | 1 | 5 | 20 | 3 | 0 | 4 | 1 | 2 | 1 | 80 | Correcto |
- Mes: El número del mes, de 1 a 12.
- Sitio: El nombre del sitio, escrito siempre igual. Con un solo sitio también se escribe: una fila sin sitio no entra en el Tablero.
- Firmas activas: Contratistas con trabajo en el sitio en el mes.
- Personas activas: Personas de esos contratistas dadas de alta para el sitio.
- Personas habilitadas: De las personas activas, las que tienen todo lo que se pide para ingresar, al cierre del mes.
- Mensual a tiempo: Firmas que enviaron el F.931 del mes antes de la fecha de entrega.
- Vencidos: Documentos vencidos sin renovación enviada, al cierre del mes.
- Vencen en 30 días: Documentos que vencen en los treinta días siguientes al cierre del mes.
- Revisiones: Decisiones del mes: aprobaciones más rechazos.
- Rechazos repetidos: Documentos rechazados dos o más veces.
- Días de revisión: El promedio de días entre el envío y la decisión, en las revisiones del mes.
- Excepciones al ingreso: Ingresos de personas no habilitadas.
- Sin movimiento: Personas activas que no entraron al sitio en los últimos tres meses.
- No conformidades abiertas: Las que quedaron abiertas en las inspecciones, al cierre del mes.
- Días por revisiones: Se calcula sola: los días de revisión por la cantidad de revisiones. Sirve para promediar el tiempo de revisión entre varios sitios.
- Control: Se calcula solo: Falta el sitio cuando la fila tiene números y no tiene sitio, porque el Tablero no la cuenta; Revisar cuando hay más habilitadas o sin movimiento que personas activas, más firmas a tiempo que firmas activas o más rechazos que revisiones; Correcto en los demás casos.
Hoja «Tablero»
El mes que usted elija, contra el anterior. Escriba el año, el mes y el sitio en las tres primeras filas de la columna Mes elegido: el nombre de un sitio, igual que en la hoja Datos, o Todos.
| Indicador | Mes elegido | Mes anterior | Variación |
|---|---|---|---|
| Año a consultar | 2026 | 2026 | |
| Mes a consultar (1 a 12) | 9 | 8 | |
| Sitio a consultar (Todos, o el nombre de un sitio) | Todos | ||
| Firmas activas | 10 | 10 | 0 |
| Personas activas | 50 | 50 | 0 |
| Personas habilitadas | 46 | 42 | 4 |
| Firmas con la documentación mensual a tiempo | 9 | 7 | 2 |
| Documentos vencidos sin renovación enviada | 5 | 9 | -4 |
| Documentos que vencen en los próximos treinta días | 14 | 10 | 4 |
| Revisiones del mes | 60 | 50 | 10 |
| Rechazos | 9 | 10 | -1 |
| Documentos rechazados dos o más veces | 2 | 4 | -2 |
| Excepciones al ingreso | 4 | 7 | -3 |
| Personas activas sin movimiento en tres meses | 5 | 6 | -1 |
| No conformidades abiertas | 3 | 4 | -1 |
| Personas habilitadas, sobre las activas | 92 % | 84 % | 8 % |
| Documentación mensual a tiempo, sobre las firmas activas | 90 % | 70 % | 20 % |
| Tasa de rechazo, sobre las revisiones | 15 % | 20 % | -5 % |
| Tiempo de revisión, en días | 2 | 3 | -1 |
| Personas sin movimiento, sobre las activas | 10 % | 12 % | -2 % |
Hoja «Evolución»
Los doce meses del año y del sitio elegidos en la hoja Tablero. Un mes sin filas en la hoja Datos queda vacío.
| Mes | Sitios cargados | Personas activas | Personas habilitadas | Mensual a tiempo | Vencidos | Tasa de rechazo | Días de revisión | Excepciones al ingreso | Sin movimiento | No conformidades abiertas |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 0 | |||||||||
| 2 | 0 | |||||||||
| 3 | 0 | |||||||||
| 4 | 0 | |||||||||
| 5 | 0 | |||||||||
| 6 | 0 | |||||||||
| 7 | 2 | 40 | 80 % | 60 % | 11 | 25 % | 4 | 9 | 15 % | 6 |
| 8 | 2 | 50 | 84 % | 70 % | 9 | 20 % | 3 | 7 | 12 % | 4 |
| 9 | 2 | 50 | 92 % | 90 % | 5 | 15 % | 2 | 4 | 10 % | 3 |
| 10 | 0 | |||||||||
| 11 | 0 | |||||||||
| 12 | 0 |
- Sitios cargados: Se calcula sola: las filas de la hoja Datos que entran en el mes.
- Personas habilitadas: Se calcula sola: las personas habilitadas sobre las activas.
- Mensual a tiempo: Se calcula sola: las firmas con la documentación mensual a tiempo sobre las firmas activas.
- Tasa de rechazo: Se calcula sola: los rechazos sobre las revisiones.
- Días de revisión: Se calcula sola: el promedio de días entre el envío y la decisión.
- Sin movimiento: Se calcula sola: las personas activas sin movimiento sobre las activas.
¿Qué indicadores de control de contratistas conviene medir?
Pocos y estables: personas habilitadas sobre las activas, firmas con la documentación mensual a tiempo, documentos vencidos, tiempo de revisión, tasa de rechazo, rechazos repetidos, excepciones al ingreso y personas activas sin movimiento. A la dirección se le suman lo que vence en los próximos treinta días y las no conformidades abiertas.
Los dos que miden el resultado son las personas habilitadas y las excepciones al ingreso: quién entra y en qué condiciones. Los demás miden el proceso y explican por qué esos dos están como están. Ver: indicadores para medir el control de contratistas.
¿Cómo se usa este tablero?
Al cierre de cada mes se agrega una fila por sitio en la hoja Datos, con los números del mes. En la hoja Tablero se elige el año, el mes y el sitio, o todos, y la planilla calcula los porcentajes y la variación contra el mes anterior. La hoja Evolución muestra los doce meses del año, para ver la tendencia.
- Use los mismos indicadores en cada reunión, para que se vea si el control mejora o empeora.
- Mírelos por sitio: el promedio de toda la empresa no muestra qué sitio tiene el problema.
- No fije metas los primeros tres meses: primero conozca su punto de partida; después fije metas propias, por sitio.
Ver: cómo presentar el control de contratistas a la dirección y lo que cuesta no controlar a los contratistas.
¿Qué no dice un tablero armado a mano?
No dice de dónde salió cada número. Los datos los cuenta alguien, a fin de mes, mirando planillas y correos: lleva tiempo, y cualquier error de esas planillas pasa al indicador. Y un porcentaje alto de habilitados dice poco si hay muchas excepciones en la portería.
Para leer más
- Indicadores para medir el control de contratistas
- Cómo presentar el control de contratistas a la dirección
- Lo que cuesta no controlar a los contratistas
- Planilla de control de contratistas en Excel
- Calendario de vencimientos de contratistas 2027
- Matriz documental de contratistas en Excel
- Todas las plantillas de control de contratistas
Cómo se hace en Auditans
En Auditans los datos de este tablero no se juntan a fin de mes: su equipo ve los envíos pendientes de revisión, lo vencido y lo que está por vencer, y el estado de cada contratista y de cada persona en cada sitio. Cada envío y cada decisión quedan con su fecha y su autor, y cada ingreso de alguien no habilitado, con quién lo confirmó y por qué.
El registro se arma al trabajar, y nada se edita ni se borra. Cada firma ve lo que le falta a ella y a su gente, sin esperar a que alguien se lo avise.