Legajo del contratista
El índice de un legajo de contratista: qué contiene, en qué orden y con un casillero y una fecha por cada documento. Se arma al alta y se completa a medida que el legajo crece, hasta el cierre del contrato. Además de los papeles, el legajo guarda las decisiones sobre cada uno, con su período. Descárguelo, escriba el nombre del contratista y úselo de tapa.
Legajo del contratista
Índice del legajo de [Razón social del contratista], en poder de [Razón social de la empresa]. Una línea por documento y por período. En cada línea, marque el casillero cuando el documento esté en el legajo y escriba la fecha de su vigencia o del período que cubre. Los documentos vencidos y los rechazados no se retiran: se agregan líneas, y el legajo conserva todo.
- Contratista:
- CUIT:
- Contrato o tarea:
- Sitios:
- Fecha de apertura del legajo:
- Responsable del legajo:
Contrato
| 1 | Contrato firmado, con su alcance, sitios, fechas y subcontratistas Fecha de inicio: ____ / ____ / ______ | Está en el legajo |
2. Cada modificación o ampliación del contrato
| Documento | Fecha | Está |
|---|---|---|
| 3 | Constancia de recepción de las reglas de control de la empresa, firmada Fecha: ____ / ____ / ______ | Está en el legajo |
Documentación de la firma
| 4 | Constancia de inscripción en ARCA (ex AFIP), o de monotributo Fecha de emisión: ____ / ____ / ______ | Está en el legajo |
5. Certificado de cobertura de la ART con nómina y cláusula de no repetición o endoso, de cada mes
| Mes y año | Está | Aprobó (nombre) | Fecha |
|---|---|---|---|
| 6 | Seguro de vida obligatorio, con póliza y constancia de pago Vence: ____ / ____ / ______ | Está en el legajo |
| 7 | Seguro de responsabilidad civil, con póliza y constancia de pago Vence: ____ / ____ / ______ | Está en el legajo |
| 8 | Seguro de accidentes personales, si trabaja solo y no tiene ART (opcional) Vence: ____ / ____ / ______ | Está en el legajo |
| 9 | Política o programa de seguridad e higiene firmado Presentada: ____ / ____ / ______ | Está en el legajo |
| 10 | Datos bancarios Presentados: ____ / ____ / ______ | Está en el legajo |
Control de cada mes
11. F.931 con nómina, acuse de presentación y comprobante de pago, de cada período
| Período | F.931 | Pago | Revisó (nombre) | Fecha |
|---|---|---|---|---|
12. Recibos de sueldo firmados y constancias de acreditación en cuenta, por persona y por período
| Período | Persona | Recibo | Cuenta | Fecha |
|---|---|---|---|---|
Personas
13. Una ficha por persona, con su carácter (empleado, socio o monotributista), su alta y, si corresponde, su fecha de baja
| Apellido y nombre | DNI | CUIL | Alta | Baja |
|---|---|---|---|---|
| 14 | Constancia de alta temprana de cada persona | Está, en cada ficha |
| 15 | Apto médico de cada persona, con su fecha de vencimiento | Está, en cada ficha |
| 16 | Constancia de entrega de elementos de protección personal, firmada, con cada entrega | Está, en cada ficha |
| 17 | Inducción del sitio aprobada, con su fecha | Está, en cada ficha |
| 18 | Capacitaciones y habilitaciones de la tarea (altura, riesgo eléctrico, autoelevadores, matrículas, licencias), con sus fechas | Están, en cada ficha |
Vehículos y máquinas
19. Una ficha por vehículo, con su patente, y por máquina, con su número de serie
| Tipo | Patente o serie | Cédula | Seguro | VTV o RTO | Inspección |
|---|---|---|---|---|---|
| 20 | Habilitación de quien opera cada máquina y licencia de quien maneja cada vehículo, en la ficha de esa persona | Está |
Operación
21. Permisos de trabajo emitidos al contratista
| Permiso | Fecha | Está |
|---|---|---|
22. Inspecciones y listas de verificación del contratista, con sus no conformidades
| Inspección | Fecha | Está |
|---|---|---|
23. Excepciones al ingreso, con su motivo, lo que faltaba ese día y quién las autorizó
| Fecha | Persona | Motivo | Autorizó |
|---|---|---|---|
24. Observaciones, rechazos, avisos y escalamientos por escrito
| Fecha | Qué | Está |
|---|---|---|
La decisión sobre cada documento
| 25 | Cada aprobación y cada rechazo del legajo consta con el nombre de quien decidió, la fecha y, si fue rechazo, el motivo | Sí No |
| 26 | Los documentos vencidos y los rechazados siguen en el legajo, junto al vigente, con su período | Sí No |
Cierre
| 27 | Fecha de cierre del contrato | ____ / ____ / ________ |
| 28 | Bajas de todas las personas registradas, con su fecha | Sí No |
| 29 | Plazo de conservación del legajo fijado por la empresa con su asesor legal | |
| 30 | Fecha hasta la cual se conserva | ____ / ____ / ________ |
El legajo se guarda dentro de la empresa y no en bandejas de correo personales. El legajo de un contrato cerrado no se destruye mientras haya un hecho abierto vinculado a él.
- Responsable del legajo (firma y aclaración)
¿Qué es el legajo de un contratista?
Es el conjunto de todo lo que el contratista presentó y de lo que su empresa hizo con eso: cada documento, su vigencia, quién lo aprobó o lo rechazó, cuándo y por qué. Incluye a la firma, a cada persona que trabajó, a sus vehículos y máquinas, y cada contrato.
El legajo incluye el registro de la revisión de cada documento: sin él no se puede probar que el control se hizo.
¿Hay que guardar los documentos vencidos y los rechazados?
Sí. El vencido prueba que durante su período la persona estuvo cubierta, y el rechazado prueba que su empresa revisó y no aceptó cualquier cosa. Reemplazar el documento viejo por el nuevo borra justamente la evidencia que se va a necesitar.
Por eso este índice tiene una línea por documento y por período, no una línea por tipo de documento. El plazo de conservación lo fija su empresa con su área legal: el artículo sobre el legajo propone, como práctica prudente, no menos de cinco años desde el cierre del contrato, y más si hay un hecho abierto. Ver: legajo del contratista: qué guardar y durante cuánto tiempo.
¿Cómo se ordena?
Por firma, y dentro de ella por persona, equipo y período. Cada documento con su fecha de vigencia y su estado, y la decisión junto al documento, con nombre y fecha.
La prueba de un buen orden es poder contestar en minutos qué tenía vigente una persona un día determinado.
Para leer más
Cómo se hace en Auditans
En Auditans cada envío es una respuesta que nunca se edita ni se borra. Una corrección o una renovación es un envío nuevo, y los anteriores quedan junto al vigente, con quién los envió, quién los revisó y cuándo.
El legajo se arma solo a medida que la firma envía, sin carpetas que ordenar. Cada firma ve lo que le falta a ella y a su gente, sin esperar un llamado. El legajo completo de una firma se descarga cuando hace falta.