Lista de evidencia de contratistas para la auditoría ISO 45001
La lista de lo que conviene tener a mano el día anterior a una auditoría de ISO 45001:2018, en la parte de contratistas: cada registro que el auditor suele pedir, dónde se guarda y quién lo muestra, y una muestra de contratistas y de personas para recorrer antes de que la recorra él. Descárguela, complétela con quien lleva el control de contratistas y anote lo que falta.
Lista de evidencia de contratistas para la auditoría ISO 45001:2018
Preparación de la auditoría del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo de [Razón social de la organización], en su parte de contratistas. Para cada registro se anota dónde se guarda y quién lo muestra, y se marca si está listo: completo, vigente y al alcance en pocos minutos. Después se recorre la muestra de la parte 9, como la recorrería quien audita.
- Fecha de la auditoría:
- Organismo o equipo auditor:
- Sitio o sitios:
- Período que cubre:
- Preparó:
- Fecha de esta preparación:
1. Criterios de selección (8.1.4.2)
| 1 | Los criterios de seguridad y salud en el trabajo para seleccionar contratistas, escritos, con su versión y su fecha Se guarda en: ______________________________ Lo muestra: ________________________________ | Listo Falta |
| 2 | El registro de selección o de aceptación de cada contratista activo, con quién decidió y cuándo Se guarda en: ______________________________ Lo muestra: ________________________________ | Listo Falta |
| 3 | El contrato o la orden de compra de cada contratista, con sus requisitos de seguridad y salud en el trabajo Se guarda en: ______________________________ Lo muestra: ________________________________ | Listo Falta |
2. Documentación vigente (8.1.4.2 y Anexo A)
| 4 | Lo que se le pidió a cada firma, lo que envió y quién lo aprobó, con su fecha Se guarda en: ______________________________ Lo muestra: ________________________________ | Listo Falta |
| 5 | Los seguros, la ART y las habilitaciones de cada firma con su vencimiento, y la renovación de lo que venció en el período Se guarda en: ______________________________ Lo muestra: ________________________________ | Listo Falta |
| 6 | La documentación de cada subcontratista, igual que la de cualquier firma en el sitio Se guarda en: ______________________________ Lo muestra: ________________________________ | Listo Falta |
| 7 | La documentación y la inspección de cada vehículo y de cada máquina Se guarda en: ______________________________ Lo muestra: ________________________________ | Listo Falta |
3. Competencia y toma de conciencia (7.2 y 7.3)
| 8 | La competencia definida para cada tarea: qué capacitación, aptitud, matrícula o licencia se pide Se guarda en: ______________________________ Lo muestra: ________________________________ | Listo Falta |
| 9 | Los registros por persona, con su vigencia: capacitaciones, aptos médicos, matrículas y licencias Se guarda en: ______________________________ Lo muestra: ________________________________ | Listo Falta |
| 10 | La inducción del sitio de cada persona, con su fecha y su resultado Se guarda en: ______________________________ Lo muestra: ________________________________ | Listo Falta |
4. Coordinación de peligros y riesgos (8.1.4.2, 6.1.2 y 8.1.1)
| 11 | El análisis de riesgos o el procedimiento de trabajo seguro de cada tarea contratada Se guarda en: ______________________________ Lo muestra: ________________________________ | Listo Falta |
| 12 | Los permisos de trabajo del período, con sus firmas y su cierre Se guarda en: ______________________________ Lo muestra: ________________________________ | Listo Falta |
| 13 | Las notas de las reuniones de coordinación entre las empresas que trabajan en el mismo sitio Se guarda en: ______________________________ Lo muestra: ________________________________ | Listo Falta No aplica |
5. Control de ingreso (Anexo A)
| 14 | El registro de entradas y salidas de cada sitio, con quién registró cada una Se guarda en: ______________________________ Lo muestra: ________________________________ | Listo Falta |
| 15 | Las excepciones al ingreso del período, con su motivo, lo que faltaba y quién las autorizó Se guarda en: ______________________________ Lo muestra: ________________________________ | Listo Falta |
6. Emergencias y comunicación (8.2 y 7.4)
| 16 | La información sobre emergencias que se da a los contratistas, y la constancia de cada persona que la recibió Se guarda en: ______________________________ Lo muestra: ________________________________ | Listo Falta |
| 17 | Las comunicaciones con cada contratista: requisitos, rechazos con su motivo y avisos Se guarda en: ______________________________ Lo muestra: ________________________________ | Listo Falta |
7. Cambios (8.1.3)
| 18 | Los registros de gestión del cambio que alcanzaron a contratistas en el período Se guarda en: ______________________________ Lo muestra: ________________________________ | Listo Falta No aplica |
8. Seguimiento, incidentes y no conformidades (9.1, 9.2 y 10.2)
| 19 | Las inspecciones del período en cada sitio, con sus no conformidades Se guarda en: ______________________________ Lo muestra: ________________________________ | Listo Falta |
| 20 | Las evaluaciones de desempeño de los contratistas Se guarda en: ______________________________ Lo muestra: ________________________________ | Listo Falta |
| 21 | Los registros de no conformidad y acción correctiva, con la verificación de que cada acción funcionó Se guarda en: ______________________________ Lo muestra: ________________________________ | Listo Falta |
| 22 | Los informes de investigación de los incidentes de contratistas Se guarda en: ______________________________ Lo muestra: ________________________________ | Listo Falta No aplica |
| 23 | El informe de la última auditoría interna de la parte de contratistas, con sus hallazgos y su cierre Se guarda en: ______________________________ Lo muestra: ________________________________ | Listo Falta |
9. La muestra para recorrer
24. Contratistas
Tres que trabajan hoy, uno de ellos con subcontratistas.
| Contratista | Tarea y sitio | Subcontratistas | Recorrido el |
|---|---|---|---|
25. Personas
Dos de cada contratista, con nombre y apellido, y si corresponde un vehículo o una máquina.
| Persona, vehículo o máquina | Contratista | Tarea | Recorrida el |
|---|---|---|---|
| 26 | De cada contratista de la muestra se encontró qué se le pidió, qué envió y quién lo aprobó | Sí No Observaciones: |
| 27 | Cada persona de la muestra tiene su competencia y su inducción al día | Sí No Observaciones: |
| 28 | Lo que venció en los últimos meses tiene su renovación registrada | Sí No Observaciones: |
| 29 | Cada excepción al ingreso de la muestra tiene su motivo y quién la autorizó | Sí No No aplica Observaciones: |
| 30 | Quien está hoy en el sitio según el registro es quien está de verdad | Sí No Observaciones: |
10. El día anterior
| 31 | Hay una persona que conoce los registros y puede buscar en vivo cada punto de la muestra en pocos minutos Nombre: ____________________ | Sí No |
| 32 | Las personas que muestran cada registro saben qué día y a qué hora se las puede llamar | Sí No |
| 33 | Ningún registro se rehízo ni se corrigió para la auditoría Lo que falta se anota abajo y se trata como una no conformidad propia. | Sí No |
34. Lo que falta
| Registro | Qué falta | Responsable | Fecha |
|---|---|---|---|
Modelo para adaptar. Las cláusulas de ISO 45001:2018 se citan por su número y se describen con palabras propias; el texto de la norma es el que publica ISO. Tener esta lista completa no otorga la certificación, que depende de todo el sistema de gestión y de la auditoría de un organismo independiente.
- Preparó (firma y aclaración)
- Responsable del control de contratistas (firma y aclaración)
¿Qué evidencia sobre contratistas pide el auditor de ISO 45001:2018?
Registros, no procedimientos: los criterios escritos para elegir contratistas, la prueba de que se aplicaron a cada firma, la documentación vigente hoy, la competencia y la inducción de cada persona, el control de ingreso con sus excepciones y el seguimiento con sus no conformidades.
La lista los ordena por cláusula, con la 8.1.4.2 en el centro, y agrega los que el auditor lee junto con ella: los permisos de trabajo y la coordinación entre empresas, las emergencias, los cambios, los incidentes y la última auditoría interna. Cada registro tiene dos líneas para completar, dónde se guarda y quién lo muestra, porque el día de la auditoría lo que más se pierde es tiempo buscando.
Ver: ISO 45001:2018 y contratistas: qué evidencia pide el auditor.
¿Cómo se prepara el día anterior?
Si el control se lleva todos los días, la evidencia ya está reunida. Si todavía no es así, recorra la misma muestra que haría el auditor: tres contratistas activos, uno con subcontratistas, y dos personas de cada uno. Lo que no aparezca se anota como hallazgo propio.
No rehaga un registro la víspera: lo que falta se anota, se le pone responsable y se trata como una no conformidad propia, con el registro de no conformidad y acción correctiva.
Para una auditoría interna completa, cláusula por cláusula, use el checklist de auditoría ISO 45001:2018 para contratistas.
¿Tener esta lista completa nos da la certificación?
No. La certificación depende de todo su sistema de gestión y de la auditoría de un organismo independiente. Usar esta plantilla o usar Auditans no otorga por sí mismo la certificación ISO 45001:2018, que otorgan únicamente organismos de certificación independientes.
ISO es una marca registrada de la Organización Internacional de Normalización (International Organization for Standardization). Auditans no está afiliado a ISO ni cuenta con su respaldo. Las cláusulas de esta página y de la plantilla están descritas con nuestras palabras; el texto de la norma es el que publica ISO.
Para leer más
- ISO 45001:2018 y contratistas: qué evidencia pide el auditor
- ISO 45001:2018, cláusula 8.1.4: compras y contratistas en la práctica
- Auditoría interna del proceso de control de contratistas
- Checklist de auditoría ISO 45001 para contratistas
- Matriz de requisitos ISO 45001 para contratistas en Excel
- Matriz de competencias de contratistas en Excel
- Legajo del contratista
- Todas las plantillas de control de contratistas
Cómo se hace en Auditans
Auditans le ayuda a llevar la gestión de contratistas y deja la evidencia a mano: qué se le pide a cada firma y a cada persona, quién envió cada respuesta y, si su empresa la revisa, quién la aprobó y cuándo, y cada entrada y cada salida registrada en su sitio. El historial de cada firma, persona, contrato y sitio se abre en orden, y el legajo completo de una firma se descarga.
La evidencia de una firma o de una persona se abre desde su ficha, no desde carpetas. Cada firma ve lo que le falta a ella y a su gente, así la evidencia está al día antes de la víspera.