Matriz de competencias de contratistas en Excel

Matriz de competencias de contratistas

Esta matriz dice qué competencias pide [razón social de la empresa] para cada tarea que los contratistas hacen en [nombre del sitio], y cuáles tiene vigentes cada persona. Las competencias, las tareas y las filas de ejemplo son un punto de partida: cámbielas por las de la empresa antes de empezar.

1. En la hoja Tareas, cambie los seis encabezados de competencia por los de la empresa y, en el mismo orden, los de la hoja Competencias: cada competencia ocupa allí dos columnas, su vencimiento y su estado.
2. En la hoja Tareas, cargue una fila por tarea o rol y marque Sí o No en cada competencia. Una persona que hace dos tareas lleva un rol que las reúne, como Soldador en altura.
3. En la hoja Competencias, cargue una fila por persona: el contratista, el apellido y el nombre, el documento y la tarea, escrita igual que en la hoja Tareas.
4. En cada competencia que la tarea pide, anote la fecha hasta la que vale: la que trae impresa, o la que resulta de sumar el plazo que fijó la empresa a la fecha del curso. Tome la fecha de una constancia individual, con el nombre y el documento de la persona.
5. En la hoja Por contratista, escriba el nombre de cada contratista igual que en la hoja Competencias. La planilla cuenta sus personas y lo que tienen vencido, por vencer o sin cargar.

Las columnas de estado y las demás celdas grises tienen fórmulas: no escriba sobre ellas. La hoja Competencias trae fórmulas en unas trescientas filas. Si al cargar una fila el estado no aparece, llegó al final: copie una fila anterior hacia abajo y escriba sobre la copia.

Una competencia vencida o que falta es motivo para que la persona no haga esa tarea hasta regularizar. Cuando llega la constancia nueva, reemplace la fecha y guarde la constancia anterior en el legajo de la persona.

Hoja «Competencias»

Una fila por persona de cada contratista.

En la página y en el PDF, las filas de ejemplo muestran los estados al 30 de julio de 2026. En el archivo de Excel se calculan contra la fecha del día en que se abre, así que serán otros.

• Tarea o rol: Escrita igual que en la hoja Tareas. Si no coincide con ninguna, los estados de la fila dicen Revisar.
• Inducción del sitio: vence: El último día en que la competencia vale. Lo mismo vale para las demás columnas de vencimiento.
• Inducción del sitio: estado: Se calcula solo en toda fila que tenga algo escrito. No aplica, si la tarea no pide la competencia. Si la pide: Falta, sin fecha; Vencida, si la fecha ya pasó; Por vencer, si vence dentro de los días de aviso de la hoja Resumen; Vigente en los demás casos. Revisar, si la tarea no está en la hoja Tareas o si algo no se puede leer: el Sí o No de la tarea, la fecha, la fecha de control o los días de aviso. Lo mismo vale para las demás columnas de estado.
• Estado de la persona: Se calcula solo: Con faltantes, si alguna competencia está vencida o falta; Por vencer, si alguna está por vencer; Al día, si todo lo que pide su tarea está vigente. Revisar, si falta el contratista o el nombre, o si algún estado de la fila dice Revisar.

Hoja «Tareas»

Qué competencias pide cada tarea o rol. Las seis competencias van en el mismo orden que en la hoja Competencias.

• Inducción del sitio: Sí cuando la tarea pide esa competencia. Cambie el encabezado por el nombre de la competencia de la empresa. Lo mismo vale para las cinco columnas siguientes.
• Licencia o matrícula: La que habilita para la tarea: la licencia de conducir, la habilitación del operador o la matrícula del electricista.
• Control: Se calcula solo: Falta definir mientras quede una competencia sin Sí o No, y Falta el nombre si hay marcas y la tarea no tiene nombre.

Hoja «Por contratista»

Una fila por contratista, con sus personas contadas por estado. Escriba el nombre igual que en la hoja Competencias.

• Personas: Se calcula sola: las filas de ese contratista en la hoja Competencias. Si da 0, el nombre no coincide con ninguno.
• Con faltantes: Se calcula sola: las personas con alguna competencia vencida o sin cargar.
• A revisar: Se calcula sola: las personas con algún estado en Revisar. Se corrigen en la hoja Competencias.
• Competencias vencidas: Se calcula sola: las competencias vencidas entre todas las personas del contratista. Las dos columnas siguientes cuentan igual las que faltan y las que están por vencer.

Hoja «Resumen»

La matriz en números. La fecha de control viene vacía y así debe quedar: los estados se calculan contra la fecha de hoy cada vez que se abre la planilla, y la fila siguiente muestra la fecha que se está usando. Sirve solo para ver cómo estará la matriz en otra fecha: escríbala, mire y bórrela.