Matriz de requisitos ISO 45001 para contratistas en Excel
Una matriz para seguir, requisito por requisito, lo que ISO 45001:2018 le pide a su organización sobre sus contratistas: la cláusula, lo que pide dicho con palabras propias, el control que su organización aplica, la evidencia que conserva, dónde está, quién responde, la fecha de la última verificación y su resultado. Una hoja cuenta por cláusula, otra resume los resultados y otra arma sola la lista de lo pendiente. Se descarga en Excel, lista para completar, y en PDF para verla antes.
Matriz de requisitos ISO 45001:2018 para contratistas
Esta matriz reúne los requisitos de ISO 45001:2018 que alcanzan a los contratistas de [razón social de la organización]: qué pide cada uno, qué control se aplica, qué evidencia se conserva, dónde está, quién responde y cómo salió la última verificación. Las filas de ejemplo son un punto de partida: cámbielas por lo que la organización hace de verdad.
- En la hoja Requisitos, elija la cláusula de la lista y revise la columna Qué pide. Está escrita con palabras propias y no reemplaza el texto de la norma: léalo en el ejemplar de la organización.
- Escriba el control que la organización aplica, la evidencia que conserva y dónde está. Un requisito con dos controles distintos ocupa dos filas.
- Anote el responsable de cada control.
- Cada vez que se verifica un requisito, anote la fecha y elija el resultado: Conforme, Con observaciones o No conforme. Si no es Conforme, escriba la acción pendiente.
- Revise la hoja Pendientes: muestra, sin escribir nada, todo lo que no está Conforme. Las hojas Por cláusula y Resumen cuentan las filas.
Las columnas Estado y N.º de pendiente de la hoja Requisitos, y todas las celdas grises de las demás hojas, tienen fórmulas: no escriba sobre ellas. La hoja Requisitos trae fórmulas y listas desplegables en cien filas. Si al cargar una fila el estado no aparece, llegó al final: copie una fila anterior hacia abajo y escriba sobre la copia.
El resultado de cada fila es una verificación interna de la organización. Esta matriz no acredita la conformidad del sistema de gestión ni otorga una certificación: eso lo evalúa un organismo de certificación independiente en su auditoría.
Hoja «Requisitos»
Una fila por requisito de la norma que toca a los contratistas.
| Cláusula | Qué pide | Control que se aplica | Evidencia | Dónde está | Responsable | Última verificación | Resultado | Acción pendiente | Estado | N.º de pendiente |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 6.1.2 Peligros y riesgos | Identificar los peligros de forma continua y evaluar los riesgos, teniendo en cuenta a quienes tienen acceso al lugar de trabajo y lo que hacen allí, contratistas incluidos. | Matriz de identificación de peligros y evaluación de riesgos por tarea de contratista, revisada antes de cada trabajo nuevo. | Matriz vigente, con la fecha de su última revisión. | [Carpeta de Seguridad e Higiene] | Seguridad e Higiene | 12/03/2026 | Conforme | Conforme | ||
| 7.2 Competencia | Decidir qué competencia necesita cada trabajador, asegurarse de que la tenga y guardar la evidencia. | Matriz de competencias por tarea. Las capacitaciones, las matrículas y las licencias se piden a cada persona, con su vencimiento. | Certificados individuales, matrículas y licencias vigentes de cada persona. | [Legajo de cada persona] | Seguridad e Higiene | 12/03/2026 | Conforme | Conforme | ||
| 7.3 Toma de conciencia | Que cada trabajador conozca la política, los peligros de su tarea, lo que pasa si no cumple y su derecho a apartarse de un peligro grave. | Inducción del sitio con evaluación, obligatoria antes del primer ingreso y repetida cada año. | Constancia de inducción de cada persona, con su fecha y su resultado. | [Registro de capacitaciones] | Seguridad e Higiene | 12/03/2026 | Con observaciones | Dos personas de una firma ingresaron con la inducción vencida. Repetir la inducción y revisar los vencimientos una vez por mes. | Pendiente | 1 |
| 7.4 Comunicación | Definir qué se comunica a los contratistas y a las visitas, cuándo, a quién y cómo. | Reunión de inicio del día con un responsable de cada firma. Todo rechazo de documentación se comunica por escrito, con su motivo. | Minutas de la reunión de inicio y comunicaciones enviadas a cada firma. | [Carpeta de cada sitio] | Jefe de planta | 26/02/2026 | Conforme | Conforme | ||
| 7.5 Información documentada | Conservar la información que demuestra que los controles se hicieron, protegida y disponible. | Los registros no se corrigen sobre el original: una corrección se agrega con su fecha y su autor. Copia de resguardo [periodicidad]. | Historial de cada firma, persona, contrato y sitio. | [Sistema o carpeta de control de contratistas] | Seguridad e Higiene | Sin verificar | 2 | |||
| 8.1.1 Coordinación | Coordinar las partes del sistema que corresponden con las otras organizaciones que trabajan en el mismo lugar. | Un coordinador con nombre en cada sitio, un plano de los trabajos del día y los permisos de trabajo cruzados por lugar y horario. | Designación del coordinador, plano de trabajos y permisos emitidos. | [Carpeta de cada sitio] | Jefe de planta | 26/02/2026 | Conforme | Conforme | ||
| 8.1.2 Controles | Eliminar los peligros y reducir los riesgos siguiendo un orden de preferencia entre los controles, en el que los elementos de protección personal son el último recurso. | En cada análisis de trabajo seguro de un contratista se revisa que los elementos de protección personal no sean el único control. | Análisis de trabajo seguro revisados, con las observaciones hechas al contratista. | [Archivo de permisos de trabajo] | Seguridad e Higiene | 12/03/2026 | Conforme | Conforme | ||
| 8.1.3 Cambios | Tener en cuenta los cambios que afectan la seguridad y la salud, como un contratista nuevo, un alcance nuevo o gente y lugares nuevos. | Antes de un trabajo, una persona o un sitio nuevos se revisa qué se le pide a la firma y se actualiza la matriz de peligros. | Registro de cada cambio, con su fecha, su evaluación y quién lo aprobó. | [Carpeta de Seguridad e Higiene] | Seguridad e Higiene | Sin verificar | 3 | |||
| 8.1.4.2 Contratistas | Fijar criterios de seguridad y salud para elegir contratistas y aplicarlos. | Lista escrita de lo que se pide a cada firma según su tarea y su sitio, aplicada a todas por igual. Ninguna contratación se cierra sin esos criterios aplicados, y de cada firma aceptada queda un registro. | Criterios vigentes y, por cada firma, lo que se le pidió, lo que presentó y quién lo aprobó, con fecha. | [Sistema o carpeta de control de contratistas] | Seguridad e Higiene y Compras | 10/03/2026 | Conforme | Conforme | ||
| 8.1.4.2 Contratistas | Asegurarse de que el contratista y su gente cumplen los requisitos del sistema de gestión de la organización. El Anexo A, que es informativo, sugiere comprobar que el contratista puede hacer el trabajo antes de que empiece. | La portería controla contra la documentación vigente de la firma y de cada persona. Quien no la tiene no ingresa, y cada excepción se registra con su motivo y con quién la autorizó. | Registro de entradas y salidas, y excepciones de ingreso con su motivo. | [Portería de cada sitio] | Jefe de planta | 10/03/2026 | Con observaciones | Dos excepciones de ingreso de febrero no tienen motivo escrito. Instruir de nuevo a la portería y revisar las excepciones del mes siguiente. | Pendiente | 4 |
| 8.1.4.2 Contratistas | Coordinar con el contratista los peligros y los riesgos de cada trabajo: los que su tarea trae al sitio, los que el sitio le trae a su gente y los que alcanzan a terceros. | Análisis de trabajo seguro y permiso de trabajo para las tareas de riesgo, firmados antes de empezar por quien lo confecciona, el responsable del área, Seguridad e Higiene y cada trabajador. | Permisos de trabajo emitidos y cerrados, con sus firmas y con el análisis de trabajo seguro adjunto. | [Archivo de permisos de trabajo] | Seguridad e Higiene | 12/03/2026 | Conforme | Conforme | ||
| 8.1.4.2 Contratistas | La norma sugiere, sin exigirlo, dejar escritos en el contrato los criterios de seguridad y salud que se le aplican al contratista. | Anexo de seguridad y salud en cada contrato y en cada orden de compra de servicios. | Contratos firmados, con su anexo. | [Archivo de Compras] | Compras | 19/02/2026 | No conforme | Tres contratos anteriores no tienen el anexo. Firmarlo al renovar cada uno. | Pendiente | 5 |
| 8.2 Emergencias | Dar a los contratistas y a las visitas la información sobre cómo se actúa ante una emergencia en el sitio. | Los procedimientos de emergencia son parte de la inducción del sitio, y los contratistas participan de los simulacros. | Constancias de inducción y registro de simulacros, con las firmas que participaron. | [Registro de capacitaciones] | Seguridad e Higiene | 18/12/2025 | Conforme | Conforme | ||
| 9.1 Seguimiento | Hacer el seguimiento de los controles operacionales, los de contratistas incluidos. | Inspecciones mensuales con lista de control en cada sitio, e indicadores de control de contratistas una vez por mes. | Inspecciones con sus no conformidades y tablero de indicadores. | [Carpeta de cada sitio] | Seguridad e Higiene | 12/03/2026 | Conforme | Conforme | ||
| 9.2 Auditoría | Hacer auditorías internas a intervalos planificados para saber si el sistema se cumple y funciona. Los controles sobre contratistas son parte de lo que se audita. | Auditoría interna anual del control de contratistas, con una muestra de firmas activas y de sus personas. | Programa de auditoría, informe y hallazgos. | [Carpeta del sistema de gestión] | [Responsable del sistema de gestión] | 13/11/2025 | Conforme | Conforme | ||
| 10.2 No conformidad | Reaccionar ante los incidentes y las no conformidades, buscar su causa, corregirla y comprobar que la corrección funcionó. | Todo incidente y toda no conformidad de un contratista se registra, se investiga y se sigue hasta su cierre. | Informes de investigación y no conformidades, con su acción correctiva y su cierre. | [Carpeta de Seguridad e Higiene] | Seguridad e Higiene | 12/03/2026 | Con observaciones | Una no conformidad de enero sigue sin acción correctiva. Definir el responsable y el plazo. | Pendiente | 6 |
- Cláusula: Se elige de la lista: el número de la cláusula con un nombre corto para reconocerla. El título exacto de cada cláusula es el del ejemplar de la norma. Para una cláusula que no está en la lista, elija Otra y escriba su número al empezar la columna Qué pide.
- Control que se aplica: Lo que la organización hace para cumplirlo, escrito como se hace.
- Evidencia: El registro que demuestra que el control se hizo.
- Dónde está: El sistema, la carpeta o el archivo donde se encuentra la evidencia.
- Última verificación: La fecha en que alguien revisó por última vez que el control se cumple, con una muestra.
- Resultado: El resultado de esa verificación interna.
- Acción pendiente: Qué hay que hacer para que la próxima verificación dé Conforme.
- Estado: Se calcula solo en toda fila que tenga algo escrito: Conforme; Pendiente, si el resultado es Con observaciones o No conforme; Sin verificar, si no hay fecha ni resultado; Falta la cláusula, Falta el resultado o Falta la fecha; y Revisar, si la fecha no es una fecha o el resultado no es uno de la lista.
- N.º de pendiente: Se calcula solo: numera las filas que no están Conforme, para que la hoja Pendientes las encuentre.
Hoja «Pendientes»
| Fila | Cláusula | Qué pide | Estado | Resultado | Última verificación | Acción pendiente | Responsable |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 4 | 7.3 Toma de conciencia | Que cada trabajador conozca la política, los peligros de su tarea, lo que pasa si no cumple y su derecho a apartarse de un peligro grave. | Pendiente | Con observaciones | 12/03/2026 | Dos personas de una firma ingresaron con la inducción vencida. Repetir la inducción y revisar los vencimientos una vez por mes. | Seguridad e Higiene |
| 6 | 7.5 Información documentada | Conservar la información que demuestra que los controles se hicieron, protegida y disponible. | Sin verificar | Seguridad e Higiene | |||
| 9 | 8.1.3 Cambios | Tener en cuenta los cambios que afectan la seguridad y la salud, como un contratista nuevo, un alcance nuevo o gente y lugares nuevos. | Sin verificar | Seguridad e Higiene | |||
| 11 | 8.1.4.2 Contratistas | Asegurarse de que el contratista y su gente cumplen los requisitos del sistema de gestión de la organización. El Anexo A, que es informativo, sugiere comprobar que el contratista puede hacer el trabajo antes de que empiece. | Pendiente | Con observaciones | 10/03/2026 | Dos excepciones de ingreso de febrero no tienen motivo escrito. Instruir de nuevo a la portería y revisar las excepciones del mes siguiente. | Jefe de planta |
| 13 | 8.1.4.2 Contratistas | La norma sugiere, sin exigirlo, dejar escritos en el contrato los criterios de seguridad y salud que se le aplican al contratista. | Pendiente | No conforme | 19/02/2026 | Tres contratos anteriores no tienen el anexo. Firmarlo al renovar cada uno. | Compras |
| 17 | 10.2 No conformidad | Reaccionar ante los incidentes y las no conformidades, buscar su causa, corregirla y comprobar que la corrección funcionó. | Pendiente | Con observaciones | 12/03/2026 | Una no conformidad de enero sigue sin acción correctiva. Definir el responsable y el plazo. | Seguridad e Higiene |
- Fila: Esta hoja muestra todo lo que no está Conforme, en el orden de la hoja Requisitos, y no se escribe: cada fila busca el pendiente que le toca. Esta columna da el número de su fila en la hoja Requisitos, y las demás copian esa fila. Hay lugar para cien pendientes; la hoja Resumen dice cuántos son.
Hoja «Por cláusula»
Las filas de la hoja Requisitos, contadas por cláusula. Los nombres de la primera columna son los de la lista desplegable y deben quedar escritos igual. La fila Sin cláusula cuenta las que todavía no la tienen elegida.
| Cláusula | Requisitos | Conformes | Pendientes | Sin verificar | Por completar |
|---|---|---|---|---|---|
| 6.1.2 Peligros y riesgos | 1 | 1 | 0 | 0 | 0 |
| 7.2 Competencia | 1 | 1 | 0 | 0 | 0 |
| 7.3 Toma de conciencia | 1 | 0 | 1 | 0 | 0 |
| 7.4 Comunicación | 1 | 1 | 0 | 0 | 0 |
| 7.5 Información documentada | 1 | 0 | 0 | 1 | 0 |
| 8.1.1 Coordinación | 1 | 1 | 0 | 0 | 0 |
| 8.1.2 Controles | 1 | 1 | 0 | 0 | 0 |
| 8.1.3 Cambios | 1 | 0 | 0 | 1 | 0 |
| 8.1.4.2 Contratistas | 4 | 2 | 2 | 0 | 0 |
| 8.2 Emergencias | 1 | 1 | 0 | 0 | 0 |
| 9.1 Seguimiento | 1 | 1 | 0 | 0 | 0 |
| 9.2 Auditoría | 1 | 1 | 0 | 0 | 0 |
| 10.2 No conformidad | 1 | 0 | 1 | 0 | 0 |
| Otra | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Sin cláusula | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 16 | 10 | 4 | 2 | 0 |
- Requisitos: Se calcula sola: las filas de esa cláusula.
- Pendientes: Se calcula sola: las filas con resultado Con observaciones o No conforme.
- Por completar: Se calcula sola: las filas a las que les falta la fecha o el resultado, o que dicen Revisar.
Hoja «Resumen»
| Indicador | Valor |
|---|---|
| Requisitos en la matriz | 16 |
| Conformes | 10 |
| Pendientes: con observaciones o no conformes | 4 |
| Sin verificar | 2 |
| Con datos por completar o revisar | 0 |
| En la hoja Pendientes | 6 |
| Con resultado Con observaciones | 3 |
| Con resultado No conforme | 1 |
| Verificación más antigua | 13/11/2025 |
| Verificación más reciente | 12/03/2026 |
¿Qué es una matriz de requisitos ISO 45001 para contratistas?
Es la tabla que une cada requisito de ISO 45001:2018 que toca a los contratistas con lo que su organización hace para cumplirlo y con el registro que lo demuestra. Sirve para preparar la auditoría interna y para que nadie tenga que reconstruir, el día antes, dónde estaba cada evidencia.
El centro es la cláusula 8.1.4.2, que pide fijar criterios para elegir contratistas, coordinar con ellos los peligros de cada trabajo y asegurarse de que cumplan. Alrededor están las que el auditor lee junto con ella: la competencia (7.2), la toma de conciencia (7.3), la comunicación (7.4), la información documentada (7.5), la coordinación con otras organizaciones en el mismo lugar (8.1.1), los cambios (8.1.3), las emergencias (8.2) y el seguimiento (9.1). Esta matriz suma cuatro que también alcanzan a los contratistas: la identificación de peligros (6.1.2), el orden de los controles (8.1.2), la auditoría interna (9.2) y los incidentes y las no conformidades (10.2).
Ver: nuestra página sobre ISO 45001:2018 y ISO 45001:2018, cláusula 8.1.4, en la práctica.
¿Cómo se usa esta matriz?
Se ajustan las filas de ejemplo a lo que su organización hace de verdad: el control que aplica, la evidencia que guarda y dónde está. Después, cada vez que alguien verifica un requisito, anota la fecha y el resultado. La planilla calcula el estado de cada fila y arma la lista de lo pendiente.
- El control se escribe como se hace, no como debería hacerse. Si dos personas lo leen y entienden cosas distintas, hay que reescribirlo.
- La evidencia es un registro que existe y que alguien puede abrir hoy: lo que se pidió a cada firma, lo que presentó y quién lo aprobó, con fecha.
- La verificación es una muestra, como la que haría el auditor: dos o tres contratistas que estén trabajando, y dos o tres personas de cada uno.
- Lo pendiente lleva una acción escrita y un responsable, y sale de la lista cuando la verificación siguiente da conforme.
Ver: ISO 45001:2018 y contratistas: qué evidencia pide el auditor.
¿Completar esta matriz da la certificación ISO 45001:2018?
No. La matriz ordena lo que su organización hace sobre contratistas y dónde está la evidencia, y su columna de resultado es una verificación interna. La certificación depende de todo su sistema de gestión y de la auditoría de un organismo independiente.
Auditans ayuda a las organizaciones a aplicar y a evidenciar los controles sobre contratistas dentro de su propio sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo. Usar Auditans no otorga por sí mismo la certificación ISO 45001:2018, que otorgan únicamente organismos de certificación independientes. Esta plantilla tampoco.
ISO es una marca registrada de la Organización Internacional de Normalización (International Organization for Standardization). Auditans no está afiliado a ISO ni cuenta con su respaldo. Las cláusulas de esta página y de la plantilla están descritas con nuestras palabras; el texto de la norma es el que publica ISO.
Para leer más
- ISO 45001:2018, cláusula 8.1.4: compras y contratistas en la práctica
- ISO 45001:2018 y contratistas: qué evidencia pide el auditor
- Checklist de auditoría ISO 45001 para contratistas
- Lista de evidencia de contratistas para la auditoría ISO 45001
- Criterios de selección de contratistas según ISO 45001
- Matriz de competencias de contratistas en Excel
- Todas las plantillas de control de contratistas
Cómo se hace en Auditans
Auditans le ayuda a aplicar y a evidenciar los controles sobre contratistas que esta matriz enumera: sus criterios se cargan como requisitos, lo que su empresa marca como obligatorio para ingresar decide quién está habilitado en cada sitio, y cada respuesta queda con quién la envió y, si su empresa la revisa, con quién la aprobó y cuándo.
La evidencia se arma al trabajar: ninguna respuesta se edita ni se borra. Cada firma ve lo que le falta a ella y a su gente, sin esperar a que alguien se lo avise.