Matriz documental de contratistas en Excel

Matriz documental de contratistas

Esta matriz es la regla de [razón social de la empresa]: qué documento se le pide a cada contratista, a quién, en qué casos, en qué sitios, cada cuánto y con qué consecuencia si falta. Los requisitos de ejemplo son un punto de partida: cámbielos, bórrelos o agregue los suyos.

1. En la hoja Matriz, cambie los tres encabezados de sitio por los nombres de sus sitios. Haga lo mismo, en el mismo orden, en la hoja Contratistas. Si tiene menos de tres sitios, deje No en la columna que sobra.
2. Revise cada requisito: a quién se le pide, si se pide una vez por contratista o una vez por contrato, la condición, la vigencia, en qué sitios, si frena el ingreso, quién lo revisa y qué se verifica.
3. En la columna Se pide si, escriba Siempre, o el encabezado exacto de una de las preguntas de la hoja Contratistas. Para una condición nueva, agregue una columna con esa pregunta en la hoja Contratistas, antes de la columna Z.
4. En la hoja Contratistas, cargue una fila por firma con sus respuestas, Sí o No, y los sitios donde trabaja.
5. Marque Sí en Aplicar la matriz en un solo contratista. La hoja Lista del contratista muestra, requisito por requisito, si se le pide. Filtre por Sí en la columna Se le pide para ver o imprimir su lista. Donde diga Revisar, falta una respuesta de la firma o la condición no coincide con ninguna pregunta.

La hoja Lista del contratista no se escribe: todas sus celdas son fórmulas que siguen, fila por fila, las primeras cien filas de la matriz. Para otra firma, cambie la marca de la hoja Contratistas.

Las condiciones de esta planilla son de la firma. Lo que depende de cada persona, como manejar un vehículo u operar un equipo, se pide solo a quien lo hace. Revise la matriz al menos una vez por año y cada vez que cambie la ley o la operación, y anote la fecha y el responsable de cada cambio.

Hoja «Matriz»

Una fila por requisito.

• Se le pide a: Un documento que es de la persona se pide por persona, y el de un vehículo o una máquina, por cada uno.
• Una vez por: Contratista si el documento sirve para todos sus trabajos. Contrato si se presenta de nuevo con cada trabajo.
• Se pide si: Siempre, o el encabezado exacto de una pregunta de la hoja Contratistas: el requisito se pide solo a quien respondió Sí.
• Plazo o entrega: El plazo, el mes fijo o la fecha de entrega de lo mensual.
• Planta principal: Sí cuando el requisito se pide en ese sitio. Cambie el encabezado por el nombre de su sitio. Lo mismo vale para las dos columnas siguientes.
• Frena el ingreso: Sí cuando, sin el documento vigente, la firma, la persona, el vehículo o la máquina no entra.
• Qué verificar: Dos o tres controles concretos por documento. Es lo que hace que dos revisores decidan igual.
• Control: Se calcula solo: Falta definir si queda vacía alguna columna entre Se le pide a y Quién revisa, salvo el plazo; Sin sitio si no se pide en ninguno; Completa en los demás casos.

Hoja «Contratistas»

Una fila por contratista, con lo que respondió al alta y los sitios donde trabaja. La marca de la primera columna elige a qué firma se aplica la matriz.

• Aplicar la matriz: Marque Sí en un solo contratista. Si hay más de uno marcado, la lista toma el primero.
• Ingresan independientes: Socios, titulares, monotributistas o autónomos que entran al sitio ellos mismos.
• Planta principal: Sí cuando el contratista trabaja en ese sitio. Los tres sitios van en el mismo orden que en la hoja Matriz.
• Perfil: Se calcula solo: Faltan respuestas mientras quede una pregunta o un sitio sin responder.

Hoja «Lista del contratista»

La matriz aplicada al contratista marcado en la hoja Contratistas: una fila por requisito, con la respuesta de la firma a su condición, los sitios donde se le pide y si se le pide. Filtre por Sí en Se le pide para quedarse con su lista.

• Contratista: Se calcula solo: el contratista marcado con Sí en la hoja Contratistas, o Sin elegir.
• Requisito: Se calcula solo: el requisito de la misma fila de la hoja Matriz. Lo mismo hacen las columnas Se le pide a, Vigencia, Plazo o entrega, Se pide si y Qué verificar.
• Respuesta: Se calcula sola: Sí cuando el requisito se pide siempre; si no, lo que el contratista respondió a esa pregunta, vacía si no la respondió. Revisar cuando la condición no coincide con ningún encabezado de la hoja Contratistas o no hay un contratista marcado.
• Sitios: Se calcula sola: los sitios donde el requisito se pide y el contratista trabaja.
• Se le pide: Se calcula sola: Sí cuando la respuesta es Sí y hay al menos un sitio en común; No cuando la respuesta es No o no hay sitio en común; Revisar cuando no hay un contratista marcado, la condición no coincide con ninguna pregunta o la firma no la respondió con Sí o No.
• Frena el ingreso: Se calcula sola: lo que dice la matriz, solo en los requisitos que se le piden.

Hoja «Resumen»

La matriz en números, y el resultado de aplicarla al contratista marcado.