Registro de entradas y salidas de contratistas
La hoja diaria de la portería: una fila por persona o vehículo con la hora de entrada, la firma, si estaba habilitado y la hora de salida, y una segunda tabla para las excepciones, con quién las autorizó y el motivo por escrito. Imprima una hoja por turno, complétela en el momento y archívela.
Registro de entradas y salidas de contratistas
[Razón social de la empresa]. Una hoja por turno y por portería. Cada entrada y cada salida se anotan en el momento, con la hora real. La persona que ingresa firma en su fila, y quien registra pone sus iniciales al anotar la entrada y al anotar la salida.
- Sitio:
- Portería:
- Fecha:
- Turno (desde y hasta):
- Registró (nombre y apellido):
Entradas y salidas
1. Personas y vehículos
Una fila por persona y una por vehículo o máquina, que se anota con su patente o su número de serie. Entrada y Salida: la hora real. Habilitado: Sí o No, según lo que muestra el control en ese momento. Registró: las iniciales de quien anotó la entrada y de quien anotó la salida.
| Entrada | Apellido y nombre, o patente | DNI | Contratista | Habilitado | Firma | Salida | Registró |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
Ingresos de personas o vehículos no habilitados
2. Excepciones (opcional)
Se completa antes del ingreso. Solo autoriza quien la empresa designó, por escrito. Una excepción vale para ese ingreso.
| Fecha y hora | Persona o vehículo | Contratista | Qué le faltaba | Motivo por escrito | Autorizó (nombre y firma) |
|---|---|---|---|---|---|
Cierre del turno
| 3 | Personas y vehículos que siguen adentro al cerrar la hoja | |
| 4 | Todas las salidas del turno están anotadas | Sí No Observaciones: |
La portería identifica a la persona y verifica si está habilitada para el sitio ese día; si no lo está, le informa qué le falta. No revisa documentos. Una excepción solo la autoriza quien la empresa designó, por escrito y con su motivo. Esta hoja contiene datos personales: se conserva por el plazo que defina la empresa y se usa solo para aquello para lo que se registró.
- Quien registró (firma y aclaración)
- Responsable del sitio (firma y aclaración)
¿Qué datos debe tener el registro de entradas y salidas?
Como mínimo: la persona, su documento, su firma, el sitio, la hora de entrada y la de salida, quién registró cada una y si estaba habilitada en ese momento. Si entró con una excepción, el motivo y quién la confirmó. Sin la salida no se sabe quién está adentro.
Lo que importa es la habilitación del momento, no la de hoy, y la hora real, no la que se anotó al final del turno. Un registro completado después ya no prueba la hora ni la habilitación.
¿Cómo se completa la hoja?
En el momento de cada entrada y de cada salida, con la persona delante: se anota la hora, se identifica a la persona por su documento y al vehículo por su patente, se marca si está habilitada y quien registra pone sus iniciales.
- Antes de anotar, confirme si la persona y su firma están habilitadas para este sitio hoy.
- Si no está habilitada, no ingresa. Se le informa qué le falta, para que lo resuelva con su empresa.
- Si entra por una excepción, la autoriza por escrito quien la empresa designó, y se anota en la segunda tabla antes del ingreso.
- Anote la salida de cada persona y de cada vehículo. Al cierre del turno, cuente quién sigue adentro.
¿Quién puede autorizar una excepción?
Una persona con nombre, rol y autoridad definida por la empresa, no “la guardia” en general. Lo hace por escrito, con el motivo, y queda registrado quién entró, cuándo, qué le faltaba, quién lo autorizó y por qué.
Las excepciones se revisan una vez por semana o por mes: si la misma persona o el mismo contratista aparecen varias veces, el problema está en el proceso previo y se resuelve con el contratista.
Para leer más
- Registro de entradas y salidas: para qué sirve después
- Control de acceso de contratistas: cómo reemplazar la planilla de la portería
- Por qué el guardia no debería decidir solo quién entra
- Excepciones al ingreso: cuándo aceptarlas y cómo dejarlas registradas
- Requisitos de ingreso de contratistas
- Instructivo de control de contratistas
- Procedimiento de control de contratistas
- Todas las plantillas de control de contratistas
Cómo se hace en Auditans
En Auditans la portería registra cada entrada y cada salida desde la misma pantalla en que ve si la persona está habilitada y lo que le falta. Cada una queda con su hora y con quien la registró, y en cada sitio se ve quién está adentro en este momento, y de qué firma.
La portería busca a la persona o a la patente y la pantalla responde habilitado o no. Cada firma ve lo que le falta a ella y a su gente, antes de mandarla.