Calendario de vencimientos para controlar a sus contratistas en Uruguay
En el control de contratistas hay cosas que se repiten todos los meses (los sueldos y la nómina del BPS con su pago) y renovaciones que llegan una o dos veces por año, como el certificado común del BPS, el SOA, el Control en Salud y las capacitaciones. Tenerlo en un calendario evita que todo venza la misma semana.
¿Qué se renueva todos los meses?
Todos los meses se renuevan los recibos de sueldo y la nómina del BPS, es decir, la declaración nominada de historia laboral con su recibo de pago. Son los documentos del artículo 4 de la Ley 18.251 que cambian mes a mes. La ley no fija la frecuencia del control: hacerlo todos los meses es práctica, porque los salarios y los aportes se devengan por mes.
Un mes tipo, para un contratista con empleados:
| Cuándo | Qué pasa | Qué hace usted |
|---|---|---|
| En su fecha de pago | El contratista paga los sueldos del mes anterior | Nada todavía |
| En la fecha que fija el calendario del BPS | El contratista presenta la nómina del mes anterior y paga los aportes | Nada todavía |
| El día que usted fije | El contratista entrega la nómina con su recibo de pago, los recibos de sueldo y la lista de quienes trabajaron para usted | Recibe |
| Última semana | Revisa, cruza con quienes entraron y aprueba o rechaza |
Dos fechas del año suman un control: el aguinaldo se paga en dos etapas, lo generado hasta el 31 de mayo dentro del mes de junio y el resto antes del 20 de diciembre. En el mes siguiente a cada una conviene pedir los recibos que lo muestran pagado.
¿Qué se renueva con menos frecuencia?
El certificado común del BPS vale 180 días corridos, así que se renueva unas dos veces por año. Con menos frecuencia se renuevan la constancia del seguro del BSE, el certificado único de DGI, el SOA, la inspección técnica vehicular, el Control en Salud, las capacitaciones y la inducción del sitio. Las licencias de conducir tienen el plazo que fija quien las emite.
| Documento | Frecuencia |
|---|---|
| Certificado común del BPS | 180 días corridos desde el día siguiente al de su emisión |
| Constancia del BSE | Al alta y después cada cierto tiempo; fije usted el plazo |
| Certificado único de DGI | Según la vigencia que figura en el certificado |
| SOA y otros seguros | Según la póliza |
| Inspección técnica vehicular | Según el tipo de vehículo |
| Control en Salud | Hasta dos años, según el documento |
| Inducción y capacitaciones | La que fije su programa, por lo general anual |
| Licencia de conducir | Según quien la emite |
| Laudo o convenio del Consejo de Salarios | En cada ajuste, para revisar los recibos contra el salario vigente |
¿Cómo se reparte la carga en el año?
Escalonando lo que usted puede decidir. Lo que vence en una fecha impresa no se mueve, pero lo que se pide una vez por año, como la inducción o la constancia del BSE, puede tener su mes fijo. Así el revisor no recibe todas las renovaciones en marzo y ninguna en agosto.
- Un mes para cada cosa: por ejemplo, la constancia del BSE en febrero y la inducción en marzo.
- Controles en Salud por su propia fecha, no todos juntos.
- Seguros con su fecha real: no los fuerce a un mes, tome la vigencia de la póliza.
- Evite diciembre y enero para lo que depende de usted: licencias de un lado y del otro.
¿Con cuánta anticipación hay que avisar?
Con unas cuatro semanas para lo anual y con una fecha fija de entrega para lo mensual. El aviso le tiene que llegar al contratista, que es quien renueva, y su equipo necesita una vista de lo que vence en el mes para planificar la revisión.
¿Cuáles son los errores más comunes?
Tratar todo como anual y olvidar la rutina mensual, concentrar las renovaciones que dependen de usted en el mismo mes, forzar fechas que no son las del documento, y avisar solo a su equipo y no al contratista.
¿Cómo arma este calendario Auditans?
En Auditans cada requisito tiene su frecuencia: mensual, anual en el mes que usted elija, por un plazo desde que se envía, o con las fechas del propio documento. Cada período mensual o anual abre un requisito nuevo con su fecha de entrega, y el anterior queda en el registro.
- Mensual: cada mes se abre uno nuevo, que vence a fin del mes siguiente.
- Anual: uno por año, con su entrega a fin del mes que usted elige.
- Por plazo: de treinta días a dos años, contado desde el día en que se envía, o desde el día en que se rindió una capacitación.
Los usuarios del contratista que tienen los avisos activados reciben cada lunes un correo con lo que vence en los próximos treinta días, y su equipo ve en una pantalla lo vencido, lo que falta y lo que está por vencer.