Cómo controlar la nómina y los aportes al BPS de un contratista, paso a paso

¿Qué es la nómina del BPS y por qué importa?

Es la declaración nominada de historia laboral que toda empresa contribuyente presenta ante el BPS. El literal A del artículo 4 de la Ley 18.251 la nombra, junto con el recibo de pago de las cotizaciones, entre los documentos que la empresa principal puede exigirle a su contratista.

El BPS calcula lo que la empresa debe pagar a partir de las nóminas que ella presenta, y emite la factura con ese importe. Por eso la nómina y el pago se revisan juntos: una sin el otro no muestra que los aportes de ese mes estén cubiertos.

Contexto legal: ley de tercerizaciones y derecho a ser informado.

¿Qué hay que pedirle al contratista?

La nómina presentada ante el BPS por el mes, el recibo de pago de los aportes de ese mes y la lista de las personas que trabajaron para usted. Sin esa lista, la nómina no le dice si quien se presenta en la portería fue declarado.

• La nómina del mes, con el nombre y la cédula de identidad de cada trabajador declarado.
• El recibo de pago de los aportes, por el importe de la factura de ese mes.
• La lista de personas afectadas a su servicio, con las altas y las bajas del mes.

La ley no fija cada cuánto pedirla. Lo habitual es hacerlo todos los meses, porque los salarios y los aportes se devengan por mes. Fije una fecha de entrega posterior al vencimiento que el BPS le da al contratista, para que el pago ya esté hecho cuando usted lo pide.

¿Cómo se revisa, paso a paso?

Primero, que la nómina sea del contratista y del mes correcto. Segundo, que cada persona que trabajó en su planta ese mes figure en ella. Tercero, que el pago corresponda a esa nómina. Y por último, que quede registro de quién la revisó y cuándo.

1. Empresa y mes. Que la razón social y el RUT sean los del contratista, no los de una empresa vinculada, y que el mes sea el que pidió.
2. Rectificativas. Si el contratista presentó una rectificativa, pida también la nómina que corrige y mire qué cambió.
3. Comparación con los ingresos. Tome la lista de personas de ese contratista que entraron a su planta en el mes y búsquelas en la nómina, una por una, por cédula.
4. Personas nuevas. Quien entró por primera vez en el mes debería figurar en esa nómina y tener su alta en el BPS de antes de empezar.
5. Pago. Que el recibo sea por el importe y el mes de esa nómina. Una nómina presentada y no pagada no alcanza.
6. Registro. Anote quién la revisó, cuándo, y qué se hizo si faltaba algo.

¿Qué hacer si alguien no figura en la nómina?

Pedirle una explicación al contratista por escrito y, mientras tanto, aplicar la regla que usted haya fijado: lo más claro es que esa persona no entre hasta que aparezca declarada. Hay explicaciones legítimas, como un alta reciente, pero tienen que quedar documentadas.

Las causas habituales son tres: la persona empezó después del mes de esa nómina, el contratista la declaró en otra empresa, o no está registrada. Las dos primeras se resuelven con papeles; si es la tercera, la persona no debe entrar.

Para una persona nueva, pida el alta en el BPS antes del primer ingreso, porque la nómina del mes llega después. El BPS fija el plazo para comunicar el alta según el sector: en Industria y Comercio, hasta el día de ingreso del trabajador inclusive.

¿Alcanza con el certificado común del BPS?

No. El certificado común acredita que la empresa está en situación regular de pago, pero no dice qué trabajadores declaró. La nómina es el único de los documentos del artículo 4 que muestra a cada persona.

Ver: certificado común del BPS.

¿Cuáles son los errores más comunes?

Aceptar el recibo de pago sin la nómina, no compararla con quienes entraron, aceptar la nómina sin el pago y no dejar registro de la revisión.

• Archivar la nómina cuando llega, sin compararla con las personas que entraron.
• Aceptar una nómina a nombre de otra empresa del mismo grupo.
• Pedirla algunos meses y otros no, de modo que el control no se puede mostrar como periódico.

Controlar la nómina no elimina la responsabilidad de la empresa principal. Hacer efectivo el derecho a ser informado la lleva de solidaria a subsidiaria, y lo que después se puede mostrar es lo que quedó registrado.

¿Cómo se controla la nómina en Auditans?

En Auditans la nómina con su recibo de pago se carga como un requisito mensual de la empresa contratista: cada mes se abre uno nuevo, que vence a fin del mes siguiente. El contratista lo envía, su revisor lo aprueba o lo rechaza con una observación, y cada mes queda en el registro con quién lo envió y quién lo revisó.

• El del mes anterior no se pisa: queda con su respuesta y su revisión.
• Se le puede pedir solo a las empresas que declaran tener empleados.
• Si usted lo marca como obligatorio para ingresar, pasado su vencimiento una nómina que falta deja de habilitar a la empresa en la portería.

Auditans no consulta al BPS: la comparación de la nómina con las personas la hace su revisor antes de aprobar.