Control de acceso de contratistas: cómo reemplazar la planilla de la portería

¿Por qué falla el control de acceso con planillas?

Porque la planilla muestra el día en que se imprimió. El Control en Salud que venció ayer, el seguro del vehículo que se aprobó esta mañana o la persona nueva que la empresa tercerizada sumó el lunes no están en ella. La vigilancia termina decidiendo con información vieja, o llamando a alguien que no atiende.

El circuito típico es conocido. Alguien en la oficina revisa los papeles, arma un listado de personas autorizadas por contratista y lo manda a la portería, impreso o por correo. La vigilancia lo pega en la pared y controla contra él.

Los problemas son conocidos:

• El listado se actualiza cuando alguien se acuerda, no cuando cambia un documento.
• Hay un listado en una portería, otro en la otra y otro en el correo del supervisor, y no coinciden.
• Cuando alguien no está en la lista, la vigilancia no sabe qué le falta: un papel que no mandó, uno que se venció o uno que nunca se le pidió.
• Las excepciones se dan de palabra: “Dejalo pasar, que ya lo mandan” se dice por teléfono y no queda en ningún lado.

¿Qué tiene que saber la vigilancia, y qué no?

La vigilancia tiene que saber una sola cosa: si esa persona, de esa empresa, puede entrar a ese sitio hoy. Si no puede, le sirve saber qué le falta, para decírselo. No necesita ver la constancia del BSE, el recibo de sueldo ni el Control en Salud: esos documentos los revisa otra persona, y exponerlos en la portería no suma control.

En la portería no se revisan documentos: se aplica una decisión que ya tomó otra persona. Lo que la vigilancia necesita es:

1. Buscar rápido, por apellido o, para un vehículo, por matrícula.
2. Una respuesta clara: habilitado o no habilitado.
3. Lo que falta, cuando falta algo, para que la persona sepa qué pedirle a su empresa.
4. Registrar la entrada y la salida, con la hora.

Dejar los documentos fuera de la portería también cuida los datos personales de los trabajadores. La Ley 18.331 de protección de datos personales trata los datos de salud como datos sensibles: no hace falta que cada guardia vea el Control en Salud de cada contratista. El artículo 4 de la Ley 18.251 le permite a la empresa principal pedir los datos personales de los trabajadores para hacer sus controles, y eso no los vuelve públicos dentro de la planta.

¿Qué debería decidir si una persona está habilitada?

Deberían decidirlo los requisitos que usted marcó como obligatorios para entrar a ese sitio: el seguro de accidentes de trabajo del BSE vigente, la persona declarada en la nómina del BPS, el Control en Salud, la inducción del sitio y el SOA del vehículo si entra con uno. Y tanto la persona como su empresa tienen que estar en regla, con un contrato vigente que cubra ese sitio.

No todo lo que se le pide a un contratista tiene que frenar la entrada. Un requisito administrativo, como los datos bancarios, puede faltar sin que eso sea un riesgo en el ingreso. Separe con claridad:

• Frena la entrada: cobertura, aptitud, capacitación para el riesgo del sitio, habilitaciones de la tarea.
• Se sigue desde la oficina: lo administrativo y lo que no hace a la seguridad de ese día.

Y piense por sitio. Una planta industrial y una oficina comercial de la misma empresa no piden lo mismo. Si su control de acceso tiene una sola lista para todos los sitios, o pide de más en unos o de menos en otros. Ver: qué pedir a un contratista para ingresar a planta.

¿Cómo se manejan las excepciones?

Con reglas escritas y registro. Si usted decide que alguien no habilitado puede entrar igual, por ejemplo por una urgencia, quien lo autoriza escribe el motivo, y la excepción queda a su nombre, con la fecha y lo que le faltaba a la persona ese día.

Las excepciones van a existir. Una bomba que se rompe un domingo, un técnico que viene de otro departamento y cuya documentación se aprobará el lunes. Lo que hay que evitar es que queden sin escribir.

Reglas simples:

• Definir de antemano quién puede autorizarlas.
• Siempre con motivo escrito, no de palabra ni por teléfono.
• Revisarlas: si las excepciones de un contratista se repiten todas las semanas, revise por qué no llega con los papeles al día.

¿Por qué importa registrar la salida?

Porque sin salida no se sabe quién está adentro. Y saber quién está adentro, en este momento, es lo primero que se necesita en una emergencia: para una evacuación, para un recuento, para saber a quién buscar. También sirve para coordinar a varias empresas que trabajan en el mismo lugar, que es lo que el Decreto 246/024 les pide a los empleadores.

Muchos controles registran solo la entrada. Al final del día, el cuaderno dice que entraron ciento veinte personas, pero no cuántas siguen adentro. En una evacuación, ese es el dato que se necesita.

Una portería que registra entrada y salida puede contestar en cualquier momento quién está en el sitio y de qué empresa.

Un documento que vence mientras la persona está trabajando no la saca del sitio: la regla razonable es que termine su jornada y que en el próximo ingreso no la habilite hasta que el documento se renueve.

¿Y los vehículos y la maquinaria?

Se controlan igual que las personas: cada vehículo y cada máquina tiene sus propios requisitos, como el SOA, la inspección técnica o el certificado de inspección del equipo, y la vigilancia los busca por matrícula o por número de serie. Entra si está habilitado, y su entrada y su salida quedan registradas.

El error frecuente es controlar la camioneta en la oficina, al alta del contratista, y nunca más. Un seguro que se paga en cuotas puede quedar impago, y la vigilancia es la única que ve el vehículo todos los días. Ver: documentación de vehículos y maquinaria de contratistas.

¿Cómo se pasa de la planilla a un control digital?

Empezando por un sitio. Se definen los requisitos obligatorios para entrar a ese sitio, se cargan los contratistas que trabajan en él con su gente, y se le da a la vigilancia un teléfono o una computadora para buscar. Cuando ese sitio funciona, se suman los demás.

1. Defina qué frena la entrada en ese sitio, y nada más.
2. Avíseles a sus contratistas con tiempo: qué se les va a pedir y desde cuándo se controla en la portería.
3. Deje que el contratista vea lo que le falta antes de mandar a su gente. La mayoría de los rechazos en la portería se evitan así.
4. Capacite a la vigilancia en buscar, leer la respuesta y registrar la salida. Si hace falta más, el sistema es demasiado complicado.
5. Defina las excepciones antes del primer día, no durante.

¿Cómo funciona la portería en Auditans?

En Auditans la vigilancia busca a la persona por su apellido, o al vehículo por su matrícula, y la pantalla responde habilitado o no habilitado, para la persona y para su empresa, en ese sitio. Cuando no está habilitada, muestra lo que falta y su estado. Cada entrada y cada salida quedan registradas con su hora y con quien las registró, y en cada sitio se ve quién está adentro en este momento.

• La habilitación se controla cada noche, y la portería puede volver a controlarla en el momento, cuando alguien acaba de enviar lo que le faltaba.
• La vigilancia no ve los documentos: ve si la persona y la empresa están habilitadas, y lo que falta.
• Excepciones: si usted decide dejar entrar a alguien no habilitado, quien confirma el ingreso escribe el motivo, y la excepción queda en el historial a su nombre, con lo que faltaba ese día.