Derecho a ser informado (artículo 4 de la Ley 18.251): cómo ejercerlo y cómo dejar prueba
El derecho a ser informado es lo que separa la responsabilidad solidaria de la subsidiaria. El artículo 6 de la Ley 18.251 dice que la empresa principal que lo hace efectivo responde en forma subsidiaria, y que la que no lo ejerce responde en forma solidaria. La ley enumera qué se puede exigir, pero no dice cómo ni cada cuánto, así que la prueba de haberlo ejercido la arma usted.
¿Qué es el derecho a ser informado?
Es el derecho de todo patrono o empresario que utiliza subcontratistas, intermediarios o suministradores de mano de obra a que estos le informen el monto y el estado de cumplimiento de sus obligaciones laborales, previsionales y del seguro de accidentes respecto de sus trabajadores.
El artículo 4 le permite exigir la nómina declarada al BPS con el recibo de pago de las cotizaciones, el certificado de situación regular de pago, la constancia del BSE, y la planilla de trabajo con los recibos de sueldo y el convenio colectivo aplicable. Ver: qué documentación pedir a una empresa tercerizada.
¿Qué quiere decir hacerlo efectivo?
La ley usa esa expresión y no la define. Una lectura prudente es que no alcanza con tener el derecho ni con haber pedido los documentos una vez: hay que pedirlos, recibirlos, revisarlos y actuar cuando falta algo.
Un correo que pide la nómina y que nadie abre cuando llega la respuesta deja poco para mostrar. Lo que después se puede probar es lo que quedó escrito: qué se pidió, qué se recibió, quién lo revisó y qué se hizo.
¿Cómo se ejerce en la práctica?
Con una cláusula en el contrato, un pedido por escrito, una fecha fija de entrega y una revisión documentada. La ley no fija la frecuencia; como los sueldos y los aportes se devengan cada mes, lo habitual es hacerlo todos los meses.
- En el contrato: una cláusula que diga qué documentación se va a pedir, en qué fecha y qué pasa si no llega.
- Al comenzar: el certificado común, la constancia del BSE, la planilla de trabajo, el laudo que corresponde y la lista de personas afectadas al servicio.
- Cada mes: la nómina del BPS con su recibo de pago y los recibos de sueldo del mes anterior.
- Al revisar: que cada persona que trabajó para usted figure en la nómina y que el pago corresponda a esa nómina.
- Si falta algo: un reclamo por escrito con plazo y, si no se cumple, la retención que prevé el artículo 5.
¿Qué hay que guardar como prueba?
El pedido, lo que el contratista entregó, la fecha en que lo entregó, quién lo revisó y cuándo, y lo que se hizo cuando faltaba algo. Con eso se puede mostrar el control mes por mes y trabajador por trabajador.
- Cada documento recibido, sin reemplazarlo por el del mes siguiente.
- La fecha de cada entrega y de cada revisión, con el nombre de quien revisó.
- Los rechazos y las observaciones, con la respuesta del contratista.
- La lista de las personas del contratista que ingresaron a su planta en cada mes.
¿Se pueden pedir datos personales de los trabajadores?
Sí. El artículo 4 dice que la principal puede requerir los datos personales de los trabajadores comprendidos en la prestación del servicio, a efectos de realizar los controles que estime pertinentes.
Esos datos se piden para el control y se usan para eso. La Ley 18.331 de protección de datos personales trata los datos de salud como datos sensibles, así que conviene limitar quién ve un Control en Salud o un recibo de sueldo.
¿Qué responsabilidad queda si se ejerce el derecho?
Queda la responsabilidad subsidiaria: si el contratista no cumple, la principal paga. Ejercer el derecho reduce la responsabilidad, pero no la elimina, y por eso el control sirve sobre todo para detectar a tiempo al contratista que dejó de pagar.
Ver: ley de tercerizaciones.
¿Cuáles son los errores más comunes?
Pedir sin revisar, revisar sin dejar registro, controlar un mes sí y otro no, y no hacer nada cuando el documento no llega.
- Recibir la documentación y archivarla sin abrirla.
- Revisarla sin anotar quién lo hizo ni cuándo.
- Saltearse meses: lo que se devengó en ese mes queda sin control.
- Seguir pagando y dejando entrar a un contratista que no entregó nada.
¿Cómo queda la prueba del control en Auditans?
En Auditans cada documento que usted pide es un requisito, y cada respuesta del contratista queda guardada con quién la envió, quién la revisó y cuándo. Una corrección es un envío nuevo, así que lo que se aprobó o se rechazó en su momento no cambia.
- Los requisitos mensuales abren uno nuevo cada mes, y cada mes queda con su respuesta.
- Un rechazo puede llevar una observación, y el contratista la ve junto a lo que le falta.
- Los ingresos y las salidas de cada persona quedan registrados, lo que permite comparar la nómina con quienes entraron.
Auditans no decide si el derecho se ejerció en forma efectiva: le ayuda a hacer el control y a conservar la prueba.