Qué documentación pedir a una empresa tercerizada en Uruguay: la lista mensual

¿Qué documentos enumera la ley?

Seis, agrupados en cuatro literales del artículo 4: la declaración nominada de historia laboral y el recibo de pago de las cotizaciones; el certificado de situación regular de pago; la constancia del Banco de Seguros del Estado; y la planilla de control de trabajo, los recibos de haberes y el convenio colectivo aplicable.

La ley habla de “planilla de control de trabajo”. Desde el Decreto 278/017 esa planilla es la Planilla de Trabajo Unificada, que se lleva en un único registro del MTSS y el BPS.

¿Cada cuánto hay que pedirla?

La ley no fija una frecuencia. Lo habitual es pedir cada mes lo que se devenga cada mes, que son la nómina, el pago de aportes y los recibos de sueldo, y renovar el resto cuando vence o cambia.

Fije una fecha de entrega y avísela en el contrato. Si no llega, la ley le permite retener el pago. Ver: retención de pagos y pago por subrogación.

¿Qué se pide de cada trabajador?

La lista de las personas afectadas al servicio, con nombre y cédula de identidad, y el alta en el BPS de cada persona nueva. Sin esa lista, la nómina no le dice si quien se presenta en la portería fue declarado.

El artículo 4 le permite a la principal requerir los datos personales de los trabajadores comprendidos en la prestación del servicio, para hacer los controles que estime pertinentes.

El alta de un trabajador se declara ante el BPS por el sistema GAFI. Pídala antes del primer ingreso, porque la nómina del mes llega después.

¿Qué más se pide en la práctica?

El certificado único de DGI, el Control en Salud de cada trabajador, la documentación de obra en la construcción y la de cada vehículo. Ninguno de esos documentos está en el artículo 4: los define cada empresa según su riesgo.

• Certificado único de DGI, que acredita que la empresa está al día con los impuestos que administra la DGI. Se puede consultar en el servicio en línea de la DGI.
• Control en Salud de cada trabajador, el antiguo carné de salud, que tiene una vigencia de hasta dos años.
• En obras, la inscripción en el Registro Nacional de Obras de Construcción y su Trazabilidad.
• De cada vehículo, el SOA, la inspección técnica vehicular y la licencia de conducir de quien lo maneja.

Ver: certificado común del BPS y certificado único de DGI y constancia del BSE.

¿Qué hay que mirar en cada documento?

Que sea del contratista y del período correcto, que cada persona que trabajó para usted figure en la nómina, que el pago corresponda a esa nómina y que los recibos de sueldo respeten el laudo. Recibir el documento sin revisarlo no es ejercer el derecho a ser informado.

1. Empresa y período. Que el RUT sea el del contratista y que el mes sea el que pidió.
2. Cruce con los ingresos. Tome la lista de personas de ese contratista que entraron a su planta en el mes y búsquelas en la nómina, una por una, por cédula.
3. Pago. Que el recibo de pago sea por el importe y el mes de esa nómina.
4. Recibos de sueldo. Que estén firmados o tengan su comprobante de transferencia, y que la categoría y el sueldo respeten el laudo del grupo.
5. Vigencias. Que el certificado común y la constancia del BSE no estén vencidos.
6. Registro. Anote quién revisó, cuándo, y qué se hizo si faltaba algo.

Ver: cómo controlar la nómina y los aportes al BPS de un contratista.

¿Cuáles son los errores más comunes?

Pedir todo al firmar el contrato y no volver a pedirlo, aceptar el certificado común en lugar de la nómina, no comparar la nómina con quienes ingresaron y no dejar registro de la revisión.

• Pedir la documentación una sola vez: seis meses después nadie sabe si sigue vigente.
• Aceptar el certificado común como si fuera la nómina: muestra la situación de la empresa, no la de cada trabajador.
• Archivar la nómina sin compararla con las personas que entraron.
• Darle a la portería una lista impresa: la de la semana pasada no muestra lo que venció ayer.

¿Cómo se pide esta documentación en Auditans?

En Auditans usted arma su propia lista de requisitos y decide cuáles se piden a la empresa, cuáles a cada empleado y cuáles a cada vehículo. El contratista ve qué le falta, carga cada documento y su revisor lo aprueba o lo rechaza con una observación.

• La nómina y el pago de aportes se cargan como requisitos mensuales: cada mes se abre uno nuevo y el anterior queda en el registro.
• El certificado común, la constancia del BSE y el Control en Salud se cargan con su fecha de vencimiento, y cada lunes el contratista recibe un correo con lo que vence en los próximos treinta días.
• Si usted marca un requisito como obligatorio para ingresar, en la portería se ve si la persona está habilitada y qué le falta.