Retención de pagos y pago por subrogación (artículo 5): cuándo se puede retener y a quién hay que pagarle

¿Cuándo se puede retener?

Cuando el subcontratista, el intermediario o la suministradora no acredita oportunamente el cumplimiento de las obligaciones sobre las que la principal tiene derecho a ser informada. La retención sale de las obligaciones que la principal tenga a favor de ese contratista.

El artículo dice que la principal “podrá retener”: es una facultad. La ley no fija un plazo para considerar que la acreditación no fue oportuna, así que conviene fijarlo en el contrato, junto con la fecha de entrega de la documentación.

¿Cuánto se puede retener?

El monto correspondiente a lo que no se acreditó. La ley no da una fórmula, y por eso hace falta saber qué personas trabajaron para usted en el período y qué se les debe.

Una lectura prudente: si falta el recibo de pago de los aportes de un mes, lo que corresponde es lo adeudado por ese mes y por los trabajadores afectados a su servicio, y no la factura completa del contratista.

¿A quién hay que pagarle lo retenido?

Al trabajador, a la entidad previsional acreedora y al Banco de Seguros del Estado. Quien ejerce la retención queda obligado a pagar con ella.

• Los sueldos y demás rubros laborales, al trabajador.
• Los aportes, al organismo previsional.
• La prima del seguro de accidentes, al BSE.

Retener y conservar el dinero no cumple con la ley: deja la deuda sin pagar y a la principal con un monto que no es suyo.

¿Qué es el pago por subrogación?

Es el pago que la principal hace directamente al trabajador, al organismo previsional o al BSE por cuenta del contratista. El artículo 5 lo prevé como una posibilidad, además de la retención.

Quien paga por otro ocupa el lugar del acreedor frente al contratista por lo que pagó. Guarde el comprobante de cada pago, con el período y el trabajador al que corresponde.

¿El contratista puede retenerle a su subcontratista?

Sí. El artículo 5 le da el mismo derecho al contratista respecto de sus subcontratistas, de modo que el control baja por toda la cadena.

Si su contratista subcontrata parte del trabajo, pídale también la documentación de esa empresa y de las personas que ingresan a su planta por ella.

¿Qué conviene poner en el contrato?

Qué documentación se entrega y en qué fecha, cuántos días tiene el contratista para subsanar una falta, y que pasado ese plazo la principal puede retener y pagar directamente.

1. La lista de documentos del artículo 4 y los que usted agregue.
2. La fecha de entrega de cada mes.
3. El plazo para subsanar y la forma en que se avisa la falta.
4. La retención y el pago directo, con la obligación de informar al contratista lo que se pagó.

Ver: cómo ejercer el derecho a ser informado.

¿Cuáles son los errores más comunes?

Retener sin pagar, retener sin haber pedido antes la documentación por escrito, y retener un monto que no guarda relación con lo adeudado.

• Retener el pago y no destinarlo a lo que se debe.
• Retener sin poder mostrar qué se pidió, cuándo y qué faltó.
• No dejar registro de a quién se le pagó y por qué período.

¿Cómo ayuda Auditans a saber cuándo retener?

Auditans no hace pagos ni retenciones. Lo que muestra es qué documento falta, de qué mes y de qué contratista, con la fecha en que se pidió y lo que el contratista respondió, que es lo que se necesita para decidir una retención y para justificarla después.

• Cada requisito mensual que no se entregó queda a la vista como faltante, con su mes.
• El registro de ingresos y salidas muestra qué personas del contratista trabajaron en su planta en ese período.