Carta de solicitud de información al contratista
Una carta para pedirle a un contratista, por escrito y con fecha, los documentos que el artículo 4 de la Ley 18.251 le permite exigir a la empresa principal. Enumera cada documento, fija el plazo y avisa qué puede hacer su empresa si no se presentan. Descárguela, complete los datos de su empresa y envíela al inicio del contrato y cada vez que falte algo.
[Ciudad], [día] de [mes] de [año]
Señores
[Razón social del contratista]
RUT [número]
At.: [nombre del contacto administrativo]
Ref.: solicitud de información, artículo 4 de la Ley 18.251. Contrato [número o nombre del contrato], período [mes y año]
De nuestra consideración:
En ejercicio del derecho a ser informado que el artículo 4 de la Ley 18.251 reconoce a la empresa principal, [Razón social de la empresa] les solicita la documentación que acredita el estado de cumplimiento de sus obligaciones laborales, de seguridad social y del seguro de accidentes del trabajo y enfermedades profesionales, respecto de los trabajadores que emplean en [servicio u obra contratada], en [nombre de la planta].
Les pedimos presentar, por el período [mes y año]:
- La declaración nominada de historia laboral presentada ante el Banco de Previsión Social, con el recibo de pago de las cotizaciones del período.
- El certificado que acredita la situación regular de pago de las contribuciones a la seguridad social, vigente.
- La constancia del Banco de Seguros del Estado que acredita la existencia del seguro de accidentes del trabajo y enfermedades profesionales.
- La planilla de control de trabajo, los recibos de sueldo de cada trabajador comprendido en el servicio y, si corresponde, el convenio colectivo aplicable.
- La nómina de los trabajadores comprendidos en el servicio en el período, con nombre, apellido y cédula de identidad, y el aviso de cada ingreso o egreso.
La documentación debe presentarse antes del [fecha], por [canal], y luego [cada mes, antes del día [número] del mes siguiente / en la fecha que fije la empresa]. El certificado del punto 2 se presenta al inicio y cada vez que se renueva.
Si subcontratan parte del servicio, les pedimos que nos avisen antes de hacerlo y que presenten la misma documentación respecto de cada subcontratista y de sus trabajadores.
Les recordamos que, de acuerdo con el artículo 5 de la Ley 18.251, si el cumplimiento de esas obligaciones no se acredita oportunamente, [Razón social de la empresa] podrá retener de lo que les adeude el monto correspondiente y pagar con él al trabajador, a la entidad previsional acreedora y al Banco de Seguros del Estado.
[Párrafo para un reclamo: a la fecha no recibimos [documento] del período [mes y año], solicitado el [fecha]. Les pedimos presentarlo antes del [fecha]. Si no corresponde, borrar este párrafo.]
Los datos personales de los trabajadores se usarán solo para los controles que prevé la ley.
Si tienen dudas sobre qué debe presentarse, pueden comunicarse con [nombre y cargo] al [teléfono y correo].
Sin otro particular, saludamos a ustedes atentamente.
- Firma, aclaración y cargo
Por [Razón social de la empresa]
¿Qué es el derecho a ser informado de la Ley 18.251?
Es el derecho de la empresa principal a que el contratista le informe el monto y el estado de cumplimiento de sus obligaciones laborales, de seguridad social y del seguro de accidentes de trabajo respecto de los trabajadores que emplea en el servicio. El artículo 4 enumera los documentos que puede exigir.
Si usted hace efectivo ese derecho, responde en forma subsidiaria por esas obligaciones; si no lo ejerce, responde en forma solidaria. La responsabilidad baja de grado, no desaparece. Ver: la ley de tercerizaciones.
Esta carta pide los documentos, que después se revisan. No garantiza el cumplimiento de la ley.
¿Qué documentos se le pueden pedir al contratista?
La declaración nominada de historia laboral y el recibo de pago de las cotizaciones al BPS, el certificado de situación regular de pago de las contribuciones a la seguridad social, la constancia del Banco de Seguros del Estado sobre el seguro de accidentes del trabajo y enfermedades profesionales, y la planilla de control de trabajo, los recibos de sueldo y, si corresponde, el convenio colectivo aplicable.
La ley también le permite pedir los datos personales de los trabajadores comprendidos en el servicio, para hacer los controles que estime pertinentes. La carta los pide en una nómina, con nombre y cédula de identidad. Ver: qué documentación pedir a una empresa tercerizada y el certificado común del BPS.
¿Cada cuánto conviene enviarla?
La ley no fija una frecuencia. Lo habitual es pedir la documentación todos los meses, porque los sueldos y los aportes se generan mes a mes, y dejar esa frecuencia escrita en el contrato o en la primera carta.
- Guarde la carta con su fecha de envío y la respuesta del contratista: es la prueba de que el pedido se hizo.
- Si el contratista no acredita el cumplimiento en plazo, la ley le permite a usted retener de lo que le debe el monto correspondiente. Quien retiene queda obligado a pagar con ese importe al trabajador, al BPS y al Banco de Seguros del Estado.
- Si el contratista subcontrata, pídale lo mismo respecto de cada subcontratista.
Para leer más
- Ley de tercerizaciones (Leyes 18.099 y 18.251): cuándo la empresa principal responde en forma solidaria y cuándo subsidiaria
- Qué documentación pedir a una empresa tercerizada en Uruguay: la lista mensual
- Certificado común del BPS y certificado único de DGI: qué acredita cada uno, cuánto dura y cómo verificarlo
- Planilla de control mensual de tercerizados en Excel
- Cláusula de información y retención para el contrato con contratistas
- Requisitos de ingreso a planta para contratistas
- Todas las plantillas de control de contratistas
Cómo se hace en Auditans
En Auditans cada documento de esta carta es un requisito que su empresa define, con su vigencia: mensual, anual, con fechas o por plazo. El contratista ve qué le falta y lo envía, y lo que usted marca para revisión lo aprueba o lo rechaza una persona de su equipo, con una observación.
Cada pedido y cada respuesta quedan en el registro, con quién lo envió, quién lo revisó y cuándo. Los usuarios del contratista con los avisos activados reciben cada lunes un correo con lo que vence en los próximos treinta días.