Cláusula de información y retención para el contrato con contratistas
Un anexo modelo para el contrato con un contratista, que deja escrito qué documentación presenta, en qué plazo y por qué canal, y cómo procede su empresa si tiene que retener un pago. Sigue los artículos 4 y 5 de la Ley 18.251. Descárguelo, complete los datos y los plazos entre corchetes, y revíselo con su asesor antes de firmarlo.
Cláusula de información y retención
Forma parte del [contrato / orden de compra] N° [número], de fecha [fecha], como anexo. Versión [número].
Modelo para adaptar. Los textos entre corchetes se reemplazan por los datos, los plazos y las referencias del contrato. No es asesoramiento legal.
1. Objeto y alcance
1.1 Este anexo forma parte del contrato indicado arriba entre [Razón social de la empresa], RUT [número] (en adelante, «la Principal») y [Razón social del contratista], RUT [número] (en adelante, «el Contratista»). Establece cómo la Principal ejerce el derecho a ser informada del artículo 4 de la Ley 18.251 y la facultad de retención del artículo 5, respecto de los trabajadores que el Contratista emplea en [servicio u obra contratada].
1.2 Alcanza a todos los trabajadores que el Contratista emplea en el servicio, dentro o fuera de [nombre de la planta], y a los de sus subcontratistas.
1.3 Rige desde su firma y hasta que el Contratista acredite el cumplimiento de las obligaciones del último período trabajado.
2. Información que presenta el Contratista
2.1 El Contratista informa a la Principal el monto y el estado de cumplimiento de sus obligaciones laborales, previsionales y del seguro de accidentes del trabajo y enfermedades profesionales, y presenta la documentación de esta tabla:
| Documento | Cuándo se presenta |
|---|---|
| Declaración nominada de historia laboral ante el Banco de Previsión Social, con el recibo de pago de las cotizaciones | [Cada mes] |
| Certificado que acredita la situación regular de pago de las contribuciones a la seguridad social | Al inicio y en cada renovación |
| Constancia del Banco de Seguros del Estado que acredita la existencia del seguro de accidentes del trabajo y enfermedades profesionales | Al inicio y [cada mes / en cada renovación] |
| Planilla de control de trabajo | Al inicio y ante cada cambio |
| Recibos de sueldo de cada trabajador comprendido en el servicio | [Cada mes] |
| Convenio colectivo aplicable, si corresponde | Al inicio y ante cada ajuste |
| Nómina de los trabajadores comprendidos en el servicio, con nombre, apellido y cédula de identidad | [Cada mes] y ante cada alta o baja |
2.2 La Principal puede pedir, además, [otros documentos que la empresa exija, por ejemplo el certificado único de la DGI].
3. Plazos y forma de presentación
3.1 La documentación de cada mes se presenta hasta el día [número] del mes siguiente, por [canal].
3.2 La Principal revisa lo presentado dentro de [número] días hábiles y comunica cada rechazo con su motivo y con lo que hace falta para corregirlo.
3.3 Una corrección se presenta como un documento nuevo, y el anterior se conserva.
4. Altas y bajas de personal
4.1 El Contratista informa cada alta con [número] días hábiles de anticipación al primer día de trabajo de la persona, con la constancia de su alta ante el Banco de Previsión Social, y cada baja el día en que ocurre.
4.2 El Contratista deja constancia de haber informado a cada trabajador, antes de que empiece a trabajar, sus condiciones de empleo, su salario y la empresa para la cual presta servicios, y presenta esa constancia cuando la Principal la pide.
5. Datos personales de los trabajadores
5.1 La Principal puede requerir los datos personales de los trabajadores comprendidos en el servicio, para hacer los controles que estime pertinentes.
5.2 La Principal usa esos datos solo para esos controles y para el control de ingreso a sus plantas, y los trata de acuerdo con la Ley 18.331 de protección de datos personales.
6. Retención y pago
6.1 Si el Contratista no acredita oportunamente el cumplimiento de las obligaciones de la cláusula 2, la Principal puede retener de lo que le adeude el monto correspondiente.
6.2 La Principal paga con lo retenido al trabajador, a la entidad previsional acreedora y al Banco de Seguros del Estado, según a quién se le deba.
6.3 La Principal comunica cada retención al Contratista por escrito, con su importe, el período y la obligación que la origina, y le informa cada pago que hace con lo retenido.
6.4 La Principal puede también pagar por subrogación.
6.5 [Si el Contratista acredita después el cumplimiento, la Principal le entrega dentro de [número] días hábiles lo retenido que no haya pagado.]
7. Subcontratistas
7.1 El Contratista solo subcontrata con la autorización previa y por escrito de la Principal.
7.2 El Contratista presenta, respecto de cada subcontratista y de sus trabajadores, la misma documentación y en los mismos plazos.
7.3 El Contratista tiene frente a sus subcontratistas el mismo derecho de retención.
8. Seguridad y salud en el trabajo
8.1 El Contratista mantiene vigente el seguro de accidentes del trabajo y enfermedades profesionales de todo su personal durante todo el contrato, y cumple las normas de seguridad y salud en el trabajo que alcanzan a su tarea.
8.2 Las partes coordinan sus trabajos cuando se hacen al mismo tiempo en el mismo lugar. La Principal colabora en la aplicación de las medidas de resguardo y seguridad, y el Contratista sigue siendo responsable de las que le corresponden como empleador.
9. Incumplimientos
9.1 Ante la falta de un documento, la Principal avanza de a un paso por vez y por escrito: [un reclamo con su plazo; el contacto con el responsable del Contratista; la retención de la cláusula 6; lo que la cláusula [número] del contrato prevé sobre la suspensión o la rescisión].
9.2 Lo que impide el ingreso a una planta es lo que la Principal marca como obligatorio para ingresar, igual para todos sus contratistas.
10. Aceptación
10.1 Las partes firman este anexo en dos ejemplares de un mismo tenor, en [ciudad], el [fecha].
- Por la Principal (firma, aclaración y cargo)
- Por el Contratista (firma, aclaración y cargo)
¿Para qué sirve una cláusula de información y retención?
Para que el derecho a ser informado no dependa de un pedido suelto: el contrato dice qué documentos presenta el contratista, cuándo, y qué pasa si no los presenta. La ley le da ese derecho a la empresa principal aunque el contrato no lo diga; la cláusula fija los plazos y la forma.
Si usted hace efectivo el derecho a ser informado, responde en forma subsidiaria por las obligaciones del contratista con sus trabajadores, con el BPS y con el Banco de Seguros del Estado; si no lo ejerce, responde en forma solidaria. Tener la cláusula firmada no alcanza: hay que pedir y revisar la documentación. Ver: la ley de tercerizaciones.
¿Qué tiene que decir la cláusula?
Los documentos del artículo 4 de la Ley 18.251, con la frecuencia que su empresa elija para cada uno; el plazo y el canal de presentación; el aviso de cada alta y cada baja de personal; qué pasa con los subcontratistas; y el procedimiento de retención.
La ley enumera los documentos y no fija cada cuánto se piden. El modelo propone una frecuencia mensual para lo que se genera todos los meses, entre corchetes, para que usted la ajuste. Ver: qué documentación pedir a una empresa tercerizada.
¿Qué pasa cuando se retiene un pago?
Quien retiene queda obligado a pagar con ese importe al trabajador, al BPS y al Banco de Seguros del Estado. La retención no es una multa ni una garantía que la empresa principal guarda.
Por eso el modelo pide que cada retención se comunique por escrito, con su importe y su motivo, y que quede registrado a quién se le pagó. La ley también permite pagar por subrogación.
Para leer más
- Ley de tercerizaciones (Leyes 18.099 y 18.251): cuándo la empresa principal responde en forma solidaria y cuándo subsidiaria
- Qué documentación pedir a una empresa tercerizada en Uruguay: la lista mensual
- Certificado común del BPS y certificado único de DGI: qué acredita cada uno, cuánto dura y cómo verificarlo
- Carta de solicitud de información al contratista
- Planilla de control mensual de tercerizados en Excel
- Requisitos de ingreso a planta para contratistas
- Todas las plantillas de control de contratistas
Cómo se hace en Auditans
En Auditans los documentos del anexo se cargan como requisitos que su empresa define, cada uno con su vigencia, y se piden por contrato, por planta o por tipo de persona. El contratista ve qué le falta, y lo que usted marca para revisión lo aprueba o lo rechaza una persona de su equipo.
Cada envío y cada revisión quedan en el registro con su fecha y con quién los hizo, y nada de lo enviado se edita ni se borra.