Planilla de control mensual de tercerizados en Excel

Planilla de control mensual de tercerizados

Esta planilla registra, mes a mes, el control que [razón social de la empresa] hace sobre cada contratista, subcontratista o suministradora de mano de obra que trabaja para ella en [nombre de la planta]: qué se le pidió, qué entregó, quién lo revisó y qué faltaba. Los documentos son los del artículo 4 de la Ley 18.251. Las filas de ejemplo se borran antes de empezar.

1. En la hoja Personas, agregue una fila por cada persona de cada contratista y por cada mes, con su cédula de identidad. Marque si trabajó en el servicio en el mes y si figura en la nómina del BPS, en la planilla de control de trabajo y en los recibos de sueldo del período.
2. En la hoja Control mensual, agregue una fila por contratista y por mes. Escriba el nombre del contratista igual que en la hoja Personas: las fórmulas cruzan las dos hojas por ese nombre, el año y el mes.
3. Marque cada control con Sí o No. Si el contratista no trabajó para la empresa ese mes, marque No en la columna de actividad y deje el resto vacío: el mes queda registrado como sin actividad.
4. Anote la fecha en que el contratista entregó, la fecha real de la revisión y quién revisó. Sin fecha de revisión, el estado del mes es Sin revisar.
5. En la hoja Resumen, escriba el año y el mes que quiere consultar.

Las columnas calculadas (personas que trabajaron, personas que no figuran, faltantes y estado) tienen fórmulas: no escriba sobre ellas. Guarde una copia de la planilla al cierre de cada mes.

Las hojas traen fórmulas y listas desplegables en unas 200 filas de Control mensual y unas 1.500 de Personas. Si al cargar una fila el estado no aparece, llegó al final: copie una fila anterior hacia abajo y escriba sobre la copia.

Hoja «Control mensual»

Una fila por contratista y por mes.

• Mes: El número del mes controlado, de 1 a 12.
• Contratista: La razón social, escrita igual que en la hoja Personas.
• Nómina del BPS del mes: La declaración nominada de historia laboral del período, con las personas declaradas y sus remuneraciones (artículo 4, literal A).
• Recibo de pago de las cotizaciones al BPS: Del período correcto y por el importe declarado (artículo 4, literal A). Una nómina presentada y no pagada no cumple.
• Certificado común del BPS vigente: El certificado que acredita la situación regular de pago de las contribuciones a la seguridad social (artículo 4, literal B). No se pide cada mes: se marca si el presentado sigue vigente.
• Constancia del seguro del BSE: La constancia del Banco de Seguros del Estado que acredita la existencia del seguro de accidentes del trabajo y enfermedades profesionales (artículo 4, literal C).
• Planilla de control de trabajo: Hoy, la Planilla de Trabajo Unificada, con las personas que trabajan en el servicio (artículo 4, literal D).
• Recibos de sueldo: Los recibos de haberes de las personas que trabajaron en el servicio (artículo 4, literal D).
• Convenio colectivo o laudo aplicable: El convenio colectivo o el laudo del Consejo de Salarios contra el que se comparan los recibos (artículo 4, literal D). No aplica si ya se presentó y no cambió.
• Personas que trabajaron: Se calcula sola: las personas de ese contratista que la hoja Personas marca como afectadas al servicio en el mes.
• Trabajaron y no figuran en la nómina del BPS: Se calcula sola: las personas que trabajaron y que la hoja Personas no marca como declaradas en la nómina del BPS del período.
• Faltantes: Se calcula sola: los controles en No o sin marcar, más uno si alguien trabajó sin figurar en la nómina del BPS.
• Estado: Se calcula solo: Sin actividad, Sin datos, Sin revisar, Completo o Con faltantes.
• Observaciones y acción tomada: Qué faltaba, qué se le pidió al contratista y qué se hizo: el rechazo con su motivo, el reclamo por escrito, el importe retenido y a quién se le pagó.

Hoja «Personas»

Una fila por persona, por contratista y por mes: el cruce de quienes trabajaron en el servicio con la nómina del BPS, la planilla de control de trabajo y los recibos de sueldo.

• Trabajó en el servicio en el mes: Según el registro de ingresos de la portería o el parte del servicio.
• Figura en la nómina del BPS: Busque a la persona por su cédula en la declaración nominada del período.
• Estado: Se calcula solo: No trabajó, Completo o Con faltantes.

Hoja «Resumen»

El mes que usted elija, en números. Escriba el año y el mes en las dos primeras filas.