ISO 45001:2018 y el control de contratistas

Usted lleva el control de contratistas de una organización con ISO 45001:2018. Con Auditans define qué se le pide a cada firma y a cada persona, controla el ingreso a cada sitio y llega a la auditoría con el registro de quién aprobó qué y cuándo.

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Lo que pide la norma

Para ISO 45001:2018, la gente de sus contratistas es parte de su sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo, en la medida en que su organización controla o comparte el control de su trabajo. Contratar la tarea no le quita esa responsabilidad.

El centro es la cláusula 8.1.4.2. Le pide tres cosas: fijar criterios de seguridad y salud para elegir contratistas y aplicarlos siempre, coordinar con ellos los peligros y riesgos de cada trabajo, en las tres direcciones (lo que la tarea del contratista trae al sitio, lo que el sitio le trae a la gente del contratista y lo que afecta a terceros), y asegurarse de que cumplan los requisitos de su sistema, la firma y cada una de sus personas.

El auditor lee junto con esa otras cláusulas: la competencia de cada persona (7.2), la toma de conciencia (7.3), la coordinación en sitios donde trabajan varias empresas (8.1.1) y la información sobre emergencias (8.2). El Anexo A, informativo, agrega lo que los auditores más usan: comprobar que el contratista puede hacer el trabajo antes de que empiece, y sumarlo al control de ingreso propio.

Lo que pide ver el auditor

Criterios escritos y aplicados a todos por igual, con un registro por cada contratista aceptado. La documentación vigente hoy. La capacitación y la inducción de cada persona. Y la prueba de que alguien sin lo que se le pide no empieza a trabajar.

La falla que más se repite: un contratista aprobado en enero, con un seguro que venció en agosto y ningún registro de la renovación.

Qué puede mostrarle al auditor

Qué se le pide a cada contratista y en qué sitio
Quién aprobó cada documento revisado y cuándo
Que un documento vencido deja de habilitar el ingreso
La capacitación de cada persona, con su intento firmado
Quién entró a cada sitio, cuándo salió y cada excepción con su motivo
Las inspecciones de cada sitio, con sus no conformidades
Cada permiso de trabajo con sus firmas
El legajo completo de una firma, que se descarga

Cláusula por cláusula

Qué pide cada cláusula, en nuestras palabras, y qué hace Auditans hoy para cumplirla.

8.1.4.2 · Criterios para elegir contratistas

Lo que pide la norma: Definir criterios de seguridad y salud para seleccionar a los contratistas, aplicarlos a todos y conservar el registro de cada firma aceptada.
Cómo lo respalda Auditans: Sus criterios son sus requisitos: qué se le pide a la firma, a cada persona, vehículo y máquina, en qué sitios o por contrato, y con qué vigencia. Una declaración de la firma, como si hace trabajo en altura, decide qué más se le pide. Cada respuesta queda con quién la envió y, si su empresa la revisa, con quién la aprobó y cuándo.

8.1.4.2 y Anexo A · Controlar antes de que empiecen

Lo que pide la norma: Comprobar, antes de que el trabajo empiece, que el contratista y su gente tienen lo necesario para hacerlo con seguridad, y sumarlos al control de ingreso propio.
Cómo lo respalda Auditans: Los requisitos que su empresa marca como obligatorios para ingresar deciden quién está habilitado en cada sitio, la firma y cada persona. La habilitación se actualiza cada noche, y la portería puede volver a controlarla en el momento. En la portería, la pantalla responde habilitado o no habilitado y muestra lo que falta.

8.1.4.2 · Coordinar los peligros de cada trabajo

Lo que pide la norma: Coordinar con el contratista los peligros y riesgos de la tarea, los que trae a su sitio, los que su sitio le trae a su gente y los que alcanzan a terceros.
Cómo lo respalda Auditans: Un permiso de trabajo reúne la tarea, el sitio, el horario y las personas, con los formularios que su empresa define para pedirlo, liberarlo y cerrarlo. No autoriza nada hasta la última firma: quien lo confecciona, el responsable del área, Seguridad e Higiene y cada empleado. El análisis de riesgos o el procedimiento de trabajo seguro de la firma también puede ser un requisito que su equipo revisa.

8.1.4.2 · Los criterios en el contrato

Lo que pide la norma: La norma sugiere dejar escritos en el contrato los criterios de seguridad y salud que se le aplican al contratista.
Cómo lo respalda Auditans: Cada contrato guarda su documento, los sitios que cubre y sus subcontratistas, y un requisito puede pedirse una vez por contrato. Una firma está en un sitio solo mientras tiene un contrato abierto que lo cubre.

7.2 · Competencia de cada persona

Lo que pide la norma: Decidir qué competencia necesita cada trabajador, asegurarse de que la tenga y guardar la evidencia.
Cómo lo respalda Auditans: Los requisitos se piden a cada persona: una matrícula, un apto médico, una capacitación. Una declaración por persona decide qué más se le pide. Cada respuesta tiene su vigencia: la firma recibe cada lunes por correo lo que vence en los próximos treinta días, y lo vencido deja de habilitar.

7.3 · Toma de conciencia

Lo que pide la norma: Que cada trabajador conozca la política, los peligros de su tarea, lo que pasa si no cumple y su derecho a apartarse de un peligro grave.
Cómo lo respalda Auditans: Una capacitación lleva el material que su empresa escribe y un examen con nota de aprobación. La persona la rinde desde un enlace con su DNI, y cada intento queda firmado por quien lo rindió, con las preguntas y las respuestas de ese día. Si tiene vigencia, al vencer hay que volver a rendirla.

8.2 · Emergencias

Lo que pide la norma: Darles a los contratistas la información sobre cómo se actúa ante una emergencia en su sitio.
Cómo lo respalda Auditans: Los procedimientos de emergencia de un sitio pueden ser una capacitación con sus preguntas, pedida a cada persona que trabaja en ese sitio y obligatoria para ingresar.

8.1.1 y 7.4 · Varias empresas en un mismo sitio

Lo que pide la norma: Coordinar las partes del sistema que corresponden con las otras organizaciones que trabajan en el mismo lugar, y comunicarse con contratistas y visitas.
Cómo lo respalda Auditans: Cada sitio pide lo suyo, y cada contrato registra a sus subcontratistas, a quienes se les pide lo mismo que a cualquier firma en ese sitio. La portería ve quién está adentro en este momento, y de qué firma. Con cada firma hay una conversación en Auditans, y cada rechazo le llega con la observación de quien revisó, si la dejó.

8.1.3 · Cambios

Lo que pide la norma: Tener en cuenta los cambios, como un contratista nuevo, un alcance nuevo o gente y lugares nuevos.
Cómo lo respalda Auditans: Una persona nueva, un contrato nuevo o un sitio nuevo hacen que Auditans le pida a la firma lo que corresponde, sin cargarlo a mano. Un requisito nuevo se pide en todos los lugares donde corresponde.

9.1 · Seguimiento

Lo que pide la norma: Hacer el seguimiento de los controles operacionales, los de contratistas incluidos.
Cómo lo respalda Auditans: Su equipo hace inspecciones con las listas de control que define, en cada sitio, ítem por ítem, y cada no conformidad queda registrada con la fecha y quien la vio. Una aprobación también puede revocarse, con una nota que la firma lee, y desde el próximo control deja de habilitar.

7.5 · Información documentada

Lo que pide la norma: Conservar la información que demuestra que los controles se hicieron, protegida y disponible.
Cómo lo respalda Auditans: Ninguna respuesta se edita ni se borra: una corrección es una respuesta nueva. Cada envío queda firmado por quien lo hizo, y el historial de cada firma, persona, contrato y sitio se abre en orden. El legajo completo de una firma se descarga.

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Control de ingreso

El Anexo A pide sumar a los contratistas al control de ingreso propio. En Auditans, la vigilancia busca a la persona y la pantalla responde por ella y por su firma, sitio por sitio. Cuando no está habilitada, muestra lo que falta y su estado.

Si quien tiene permiso deja entrar igual a alguien no habilitado, escribe el motivo, y la excepción queda registrada a su nombre, con lo que faltaba ese día. Cada entrada y cada salida quedan con su hora y con quien las registró.

Portería

No habilitado

Electro Norte tiene habilitación, pero Nicolás Vera no.

Nicolás Vera 20365432105 No habilitado

¿Qué le falta a Nicolás Vera?

Matrícula de electricista Vencido

Electro Norte Como subcontratista · En Planta Munro con el Contrato 1 Habilitado Montajes Industriales con el Contrato 1 Habilitado

Inducción y capacitación

El auditor pide la capacitación y la inducción de cada trabajador, emergencias incluidas. En Auditans cada persona rinde la suya, y el intento queda con su nota, su fecha y su firma.

Si no aprueba, vuelve a rendirla, y el intento anterior queda en el historial.

Capacitaciones · Rendir la capacitación

Emergencias · 2 preguntas

¿Qué hace cuando suena la alarma de evacuación?
Caminar hacia el punto de encuentro (Su respuesta, correcta) Terminar la tarea antes de salir Llamar a la oficina Esperar instrucciones por radio
¿Qué hace si encuentra un derrame de líquido?
Señalizar la zona y avisar al supervisor (Su respuesta, correcta) Limpiarlo con lo que tenga a mano Seguir caminando, no es su tarea

Firmado por Pablo Medina el 22 sep

Preguntas sobre ISO 45001:2018

¿Podemos cargar nuestros propios criterios?

Sí. Los requisitos los define su empresa: qué se pide, a quién, en qué sitios y con qué vigencia, y cuáles son obligatorios para ingresar.

¿El registro muestra quién aprobó cada documento?

Sí. Lo que su empresa pide revisar queda aprobado o rechazado con el nombre de quien lo decidió y su fecha.

¿Cambia algo con la nueva edición de la norma?

La norma está en revisión, y la edición 2018 es la que se aplica hoy en las auditorías. Cuando se publique la nueva edición, revisaremos esta página.

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